Le responsable du secrétariat sera chargé :

- de l’encadrement et la coordination de l’équipe d’assistants. A ce titre, il veillera à une répartition équitable des tâches et à une gestion optimale des priorités.

- de la coordination des activités administratives. En lien avec les deux autres assistants,

• il s’assurera de la gestion quotidienne de l’agenda du chef de service et des conseillers, du filtrage téléphonique et de la transmission des informations, de l’archivage électronique des documents dans le groupe JAI,

• il s’assurera de la transmission de documents, de courriers et de notes entre les administrations françaises, les institutions européennes et la Représentation permanente,

• il s’assurera de l’organisation logistique des déplacements du chef de service et des conseillers à Paris ou dans le pays de la présidence ;

• il s’assurera de la participation de la délégation française aux réunions ministérielles (Conseil JAI) à Bruxelles (mars et décembre) et à Luxembourg (juin et octobre), Conseils auxquels il participera, et de la participation à une réunion ministérielle informelle dans le pays de la présidence du Conseil de l’Union européenne,

- de l’élaboration du programme des déplacements des ministres de la Justice et de l’Intérieur en relation avec le conseiller diplomatique de chaque ministère, de la coordination du déplacement avec les cabinets ministériels compétents et le secrétariat général de la Représentation permanente ;

- de l’organisation, en lien avec les conseillers, de déplacements d’autorités accompagnées par le chef de service ou son adjoint ;

- de la préparation des dossiers papiers pour le chef de service et l’Ambassadeur ;

- de la gestion du portail des délégués pour l’ensemble du service ;

Au titre du suivi des ressources humaines du service, le responsable du secrétariat veillera à la préparation et installation des nouveaux arrivants dans le service et des stagiaires. 

Le responsable du secrétariat sera enfin chargé de la gestion administrative et budgétaire du pôle Justice et affaires intérieures. A ce titre, il aura pour missions la préparation du budget, la planification et le suivi budgétaire annuel, la préparation des dossiers de demande de remboursement de frais de mission et de représentation, la transmission des factures à la régie.

Votre environnement professionnel :

· Activités du service

Au sein de la Représentation permanente de la France auprès de l’Union européenne (environ 200 agents), le service de la justice et des affaires intérieures (JAI) est chargé de défendre les positions françaises dans les organes du Conseil pour tout ce qui concerne le domaine « JAI », à savoir :
- la sécurité, la lutte contre le terrorisme, la coopération policière ;
- la politique migratoire, l’asile, les frontières extérieures et intérieures, les visas, l’éloignement

- la justice civile et pénale.

· Composition et effectifs du service

 Dirigé actuellement par un Préfet, Monsieur Nicolas de MAISTRE, le service JAI comprend un adjoint, magistrat, une équipe de 13 conseillers issus de diverses administrations (administrateurs de l’Etat, officiers de police et de gendarmerie, magistrats) et de 3 assistants, en ce compris le responsable du secrétariat.

 Afin de mener à bien leurs missions, les conseillers et le chef de service peuvent compter sur l’appui du secrétariat.

 Ce poste nécessite une maitrise de l’anglais. Une connaissance de base des institutions européennes et de l’administration française est souhaitée.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau expert

requis

Avoir des compétences juridiques

niveau maîtrise

requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables

niveau initié
requis
 Savoir-faire

Savoir s'organiser
niveau expert
requis
Savoir travailler en équipe
niveau expert
requis
  Savoir rédiger

niveau initié
requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines
niveau expert
requis
  savoir s'adapter

niveau expert
requis
  savoir communiquer

niveau expert
requis
 

Durée attendue sur le poste : 3 ans et +

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Ce poste nécessite une présence à Bruxelles et une grande discrétion.

Qui contacter  :

- nicolas.de-maistre@diplomatie.gouv.fr, chef de service

marie.dugre@diplomatie.gouv.fr; adjointe au chef de service

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

lettre de motivation et CV

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Personnels externes : 

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

1° de l'article L332-2 du CGFP