GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Sous l’autorité directe du directeur de cabinet, l’agent est chargé :

- de la gestion de l’agenda et des déplacements (complexes et mouvants) en cohérence avec le planning du préfet (participation aux réunions agenda),

- du suivi du courrier et des parapheurs,

- de l’accueil physique pour les rendez-vous du directeur et pour les réunions organisées,

- de l’accueil téléphonique,

- de la gestion des budgets du cabinet et du directeur de cabinet et du suivi de l’exécution des dépenses,

- du suivi des commandes de fournitures de bureau pour la direction en lien avec le SGCD,

- de l’inventaire de la résidence du directeur de cabinet,

- du montage des réunions pour le directeur de cabinet et en appui, au besoin, des services du cabinet en assurant l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossier,

- de la réception et du contrôle de la complétude des dossiers du directeur de cabinet et du préfet en coordination avec le secrétariat particulier du Préfet,

- de la mise à jour des fichiers contacts du directeur de cabinet

- de l’organisation des permanences préfectorales, de l’élaboration et de la diffusion du planning hebdomadaire des permanences de l’État dans le département.

Les missions seront exercées au sein d’un pôle secrétariat avec l’assistante de Monsieur le Préfet. Une suppléance et une continuité des missions sont assurées entre les deux assistantes.

Les missions peuvent évoluer selon les besoins du service.

Votre environnement professionnel :

 
• Activités du service

Affaires réservées du cabinet, ordre public, protection civile, communication et relations avec la presse, sécurité routière.

Le secrétariat particulier assure un appui quotidien au corps préfectoral pour toutes les missions qu’il exerce. Il contribue à optimiser l’organisation du travail, la gestion du temps, la constitution des dossiers et leur communication avec les parties prenantes et l’ensemble des processus administratifs et techniques dans lesquels le corps préfectoral s’inscrit.

Les activités y sont souvent marquées par la sensibilité et l’urgence des dossiers. Le secrétariat travaille en liaison avec l’ensemble des agents de la Direction du cabinet et de nombreux services de l’État. Son lien étroit avec le corps préfectoral en fait un poste clé concourant au bon fonctionnement de l’ensemble de la Direction du cabinet.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Les congés ou absences sont à fixer en concertation avec le corps préfectoral et de manière à assurer une continuité de présence avec l’agent binôme en charge du secrétariat particulier du préfet.

Habilitation a minima au niveau « secret »

• Composition et effectifs du service

La direction du cabinet comprend le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle, le service des sécurités, la mission sécurité routière et le garage soit 18 agents.

• Liaisons hiérarchiques

Directeur de cabinet et en son absence, le chef du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle.

• Liaisons fonctionnelles

Chef du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle, chef du service des sécurités, chargé(e) de communication.

En votre qualité d’assistant(e) vous serez également en relation avec les forces de sécurité intérieure ainsi que l’ensemble des services de l’État dans le département et en région.

Les contacts avec les cabinets ministériels sont fréquents.

En outre, le secrétariat est en relation directe avec tous les acteurs socio-économiques et les élus du département.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

• Avoir des compétences budgétaires et comptables
• Avoir des compétences en informatique - bureautique
• Connaître l'environnement professionnel

Savoir-faire :

• Savoir s'organiser
• Savoir rédiger
• Savoir travailler en équipe
• Avoir l'esprit de synthèse

Savoir-être :

• savoir accueillir
• savoir s'adapter
• avoir le sens des relations humaines
• savoir s'exprimer oralement

Autres :

Le poste implique de la rigueur de travail, un grand sens de l’organisation et de l’anticipation à travers la hiérarchisation des priorités ainsi que de grandes qualités d’écoute, de discrétion et de savoir-vivre.

La connaissance du protocole est inhérente au poste et l’agent devra, si nécessaire, suivre des formations en la matière.

La disponibilité est aussi indissociable de l’exercice de la fonction, surtout dans les périodes d’activités intenses (crises, visites ministérielles, élections…).

Vos perspectives :

Le poste occupé permet d’acquérir une connaissance fine des services de l’État et plus particulièrement des forces de sécurité. Il permet de développer de solides capacités d’organisation et d’interaction avec tout type de public. Ces compétences conduisent naturellement vers d’autres postes de secrétariat au sein des services de l’État, mais aussi tout autre type d’administrations.

Il est également possible de valoriser cette expérience acquise par les concours de catégorie supérieure (B /B+).

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter ?

Vincent METURA-POIVRE

Directeur de cabinet

vincent.metura-poivre@haute-saone.gouv.fr

François VINOT

Directeur du SGC

francois.vinot@haute-saone.gouv.fr

03.84.77.70.40

 
Pôle Ressources humaines

sgc-rh@haute-saone.gouv.fr

08.84.77.70.41

 
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPDIR038 – assistant(e) de direction

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : ADM005A – assistant(e) de direction

Vous souhaitez en savoir plus sur nos missions et sur notre environnement de travail en Haute-Saône, RDV sur :
https://www.youtube.com/playlist?list=PL6x9yiA_F9gtZvxeT5oEfyFAYOQXSds3p

Recrutement contractuel sur le fondement de l'article L332-2 du code général de la fonction publique 2° b) :"Lorsque l'autorité de recrutement n'est pas en mesure de pourvoir l'emploi par un fonctionnaire de l'Etat présentant l'expertise ou l'expérience professionnelle adaptée aux missions à accomplir à l'issue du délai prévu par la procédure mentionnée à l'article L. 311-2"