Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Gestion des agendas, avec autonomie et discernement :

- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes

- demandes de rendez-vous privés

- participation à la réunion hebdomadaire avec les membres du corps préfectoral du département chaque lundi

- participation aux réunions des membres du corps préfectoral lillois, 3 fois par semaine

- suivi de la mise à jour du tableau des commandes des dossiers pour les audiences

- saisir et mise à jour dans le logiciel OBM, le tableau audiences et déplacements

- organisation de réunions périodiques avec le conseil régional, les directeurs régionaux, les directeurs départementaux, le président du conseil départemental, le président de la MEL

Établissement du programme hebdomadaire des réceptions :

- établissement des notes de commande des repas

- plans de table, menus, étiquettes de table

Établissement du programme hebdomadaire des déplacements :

- préparation du programme des chauffeurs, gestion des modifications de dernière heure

- réservation des déplacements en train et réservation de nuitée d’hôtel puis établissements et suivi des bons de commandes, établissement des fiches de remboursement des frais de déplacements

 
Gestion des appels :

- filtrage des communications

- redirection sur les interlocuteurs adéquats

- appels internes ou externes sur demande des autorités

 
Messagerie :

- gestion en fonction de l’urgence des demandes

- invitations à des réunions, déjeuners et réceptions : transmission aux autorités pour décision et réponses

- diffusion des informations reçues aux membres du corps préfectoral

Divers :

- dossiers : ajouts de dernière minute

- mise à jour du tableau des congés des membres du corps préfectoral

- accueil des invités (installation et café)

- achats de fleurs, cadeaux de départs

- suivi des évaluations des membres du corps préfectoral

- suppléance des secrétariats des membres du corps préfectoral : mise en forme de documents, impression pour signature et envoi ou impression pour constitution des dossiers pour les audiences et les réunions

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Les missions du cabinet : relations avec les élus, élections, sécurité intérieure, décorations, affaires réservées, communication interministérielle, visites officielles / protocole / cérémonie, garage

Composition et effectifs du service :

2 agents au secrétariat particulier du préfet et 2 au secrétariat du directeur de cabinet, 4 bureaux et le garage, les secrétariats, soit 80 agents au cabinet du préfet

Liaisons hiérarchiques :

Le préfet

Liaisons fonctionnelles :

Le préfet, le directeur de cabinet, le directeur adjoint de cabinet et le personnel de la résidence de M. le préfet, élus, cabinets ministériels, directions régionales et départementales

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Amplitude horaire : de 8 h 30 à 19 h 00, en brigade et permanence ponctuelle en fonction des événements.

Place de stationnement.

Les avantages :

- Restaurant administratif sur place

- Forfait mobilité durable

- Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%

- Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare

- Position centrale en plein cœur de la ville de Lille

- Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche

- Participation à la complémentaire santé

- Accès à un large de choix de formations

- Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Connaissances techniques :

-  Connaître l'environnement professionnel : Niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences en informatique - bureautique : Niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

- Savoir s'organiser : Niveau maîtrise requis

- Savoir travailler en équipe : Niveau maîtrise requis

- Savoir analyser : Niveau maîtrise requis

- Savoir rédiger : Niveau pratique requis

- Avoir l'esprit de synthèse : Niveau pratique requis

Savoir être :

- Avoir le sens des relations humaines : Niveau maîtrise requis

- Savoir s'adapter : Niveau maîtrise requis

- Savoir s’exprimer oralement : Niveau maîtrise requis

- Savoir communiquer : Niveau maîtrise requis

- Savoir accueillir : Niveau maîtrise requis

Affectation administrative :

Préfecture de région, 2 rue Jacquemars Giélée – 59039 LILLE CEDEX
 

Vos perspectives :

La grande ouverture de ce poste et les compétences relationnelles acquises permettent d’évoluer vers tous types de métiers.

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

Assistante de direction - FP2ADM04

Qui contacter ? :

M. le Directeur de cabinet - 03 20 30 52 69

Liste des pièces requises pour déposer une candidature

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

2° de l'article L331-2

(Anciennement 2° de l'article 4)