Groupe RIFSEEP : groupe 1

Vos activités principales :

Gestion du programme du secrétaire général (agendas, audiences, déplacements, missions) ;

Accueil téléphonique et physique (filtrage) ;

Suivi des frais de réception et de mission pour le secrétaire général ;

Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année ;

Assistance du secrétaire général dans ses missions spécifiques (préparation des dossiers, organisations de réunions, courriers et rapports) ;

Gestion des invitations du secrétaire général ;

Classement des dossiers particuliers du secrétaire général ;

Suppléance du secrétariat du préfet et du directeur de cabinet.

Votre environnement professionnel :

Activité du service :

Assistance du secrétaire général pour l’organisation matérielle de ses missions quotidiennes

Composition et effectifs du service :

4 A – 2 B

Liaisons hiérarchiques :

Le secrétaire général – le secrétariat préfectoral – l’ensemble des services de la préfecture et des sous-préfectures d’arrondissements.

Liaisons fonctionnelles :

Externe : Élus, collectivités, tous les services de l’État et cabinets ministériels

Interne : Directions de la Préfecture, le corps préfectoral.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Discrétion – disponibilité – réactivité – horaires atypiques ;

Maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données – publipostage) ;

Connaissance du fonctionnement des services de la Préfecture, DDI et de l’organisation territoriale (niveau départemental, régional et national) ;

Indemnité au titre des sujétions permanentes.

Qui contacter ?

M. le secrétaire général : secretaire-general@gers.gouv.fr – 05.62.61.45.00

Mme la cheffe du bureau des ressources humaines – sgc-rh@gers.gouv.fr - 05.62.61.44.90

Pour candidater, il convient de compléter le formulaire de mobilité que vous trouverez en suivant le lien :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques  :

Avoir des connaissances en informatique /bureautique : niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise requis

Savoir-être :

Savoir accueillir : niveau maîtrise requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

Occuper un poste de même niveau de responsabilités dans une structure plus importante.

Localisation administrative : Préfecture du Gers -3, place du Préfet Erignac 32000 AUCH

Domaine fonctionnel : Administration générale

Emploi fonctionnel : ADM005A

Sur le fondement juridique de l'article L332-2 2° du code général de la fonction publique