GROUPE RIFSEEP : 2 - Code emploi type : ADM005A

Vos activités principales :

Le poste couvre l'ensemble des missions dédiées au secrétariat particulier mutualisé d'autorités, à savoir :


La mise à jour permanente et le suivi de l'agenda de la secrétaire générale et du directeur du SGCD 
L'organisation des déplacements et des réunions de la secrétaire générale et du directeur du SGCD
La réponse aux appels téléphoniques et aux messages électroniques pour le compte de la secrétaire générale et du directeur du SGCD ;
Le suivi des outils de reporting interne
Le suivi des parapheurs entrants et sortants, en particulier s'agissant des parapheurs signalés "urgents";
L'accueil physique des rendez-vous de la secrétaire générale et du directeur du SGCD ;
La réservation des salles de réunion et l'organisation des visio ou audioconférences ;
La réception en provenance des différents services compétents des dossiers de réunion de la secrétaire générale et du directeur du SGCD et, le cas échéant, leur archivage ou destruction ;
La commande de fournitures au profit de la secrétaire générale et du directeur du SGCD.

Sur sollicitation directe de la secrétaire générale ou du directeur du SGCD, le titulaire du poste pourra aussi être amené:
A rédiger des courriers ou comptes-rendus de réunions ;
A appuyer les directions ou services dans le montage de réunions, la constitution de dossiers ou la signature de documents urgents ;
A préparer des dossiers ou assurer le montage de réunions ;
A assurer, en cas de vacance, l'intérim ou le soutien ponctuel des fonctions de secrétariat particulier du préfet ou de la directrice de cabinet.

Ces missions ne sont pas télétravaillables

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Réactivité, disponibilité, loyauté, discrétion absolue, maîtrise de soi.


Le calendrier des absences du titulaire du poste doit être concerté avec les 2 autres secrétariats de direction afin de garantir une continuité d'activité.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le ou la titulaire du poste est en contact quotidien avec l'ensemble des directions et services partenaires de la secrétaire générale et du directeur du SGCD : corps préfectoral, directions de préfecture, services du SGCD, DDI, DREAL, ARS, SGAR, voire directions ministérielles selon les dossiers concernés.

Composition et effectifs du service

1 agent de catégorie C

Liaisons hiérarchiques

Madame la secrétaire générale, Monsieur le directeur du SGCD, et en cas d'intérim ou de suppléance, l'autorité faisant fonction.

Qui contacter

sgc-recrutement-mobilite-pref@aude.gouv.fr

Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel - niveau pratique - requis

Avoir des compétences en informatique/bureautique - niveau maitrise - requis

Capacité à organiser- niveau maitrise requis

Savoir-faire

Savoir rédiger - niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir - niveau pratique - requis

Savoir s'exprimer oralement-niveau pratique-requis

Pour les fonctionnaires, les candidatures seront accompagnées :

- d'un état des services établi par le service RH

- du dernier arrêté de situation administrative dans le corps d'origine et dans l'emploi occupé

- des 3 derniers bulletins de salaire

- des 3 derniers entretiens professionnel

Pour les personnes n'ayant pas la qualité de fonctionnaire, les candidatures seront accompagnées :

- d'une copie de la CNI

- du dernier contrat de travail

- des 3 derniers bulletins de salaire

2° de l’article L332-2 de code général de la fonction publique.