Secrétariat particulier du secrétaire général

Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1

  RMFP ADM005A /  RIME FPEADM03

Vos activités principales

- Appliquer les directives du secrétaire général (SG) et être le lien entre tous les services intérieurs et déconcentrés.
- Gestion de l’agenda électronique, coordination avec les autres secrétariats et mise à jour régulière des modifications
- Prise de Rendez-Vous
- Réception et tri du courrier "arrivée et départ" du SG
- Mise en forme, envoi et suivi des courriers officiels
- Gestion des déplacements en relation avec le service du garage
- Mise à jour des annuaires SG
- Réception téléphonique avec maîtrise des appels provenant de plusieurs lignes (audioconférence, visio conférence)
- Accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs
- Gestion et mise en place de réunions avec des partenaires multiples
- Suivi des dossiers de réunions
- Préparation des rencontres avec les grands élus (Ville de Nancy, Métropole, Conseil Départemental, assemblées)
- Classement et archivage
- Organisation de moments de réunions de travail sous forme conviviale (petits-déjeuners,...déjeuners)

EN LIEN AVEC LE POLE SERVICE INTERMINISTERIEL DEPARTEMENTAL DES SYSTEMES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION (SIDSIC):

- Mise en place des audio et visio conférences pour l’ensemble des services utilisateurs

EN LIEN AVEC LA DIRECTION DE LA COORDINATION, DE L’ENVIRONNEMENT ET DE L’ECONOMIE :

- Supervision du circuit des parapheurs des (directions départementales interministérielles, unités départementales, agences régionales, établissements publics de l’Etat...)
- Préparation du travail de sélection des candidats aux postes de directions
- Constitution des dossiers CAR, pré-CAR, collège des préfets et SG

EN LIEN AVEC LE SECRETARIAT MUTUALISE DU PREFET ET DU DIRECTEUR DE CABINET :

- Renfort temporaire du secrétariat en cas de besoin (absence, évènements mobilisateurs: visites ministérielles, grandes manifestations…)
- Réunions agenda

Votre environnement professionnel

Activités du service
Assister au quotidien le secrétaire général

Composition et effectifs du service

1 agent de catégorie C

Liaisons hiérarchiques

Le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles

- Le Préfet
- Le directeur du secrétariat général commun départemental
- Le chef du pôle SIDSIC
- Le directeur de la coordination économique et environnementale
- Les sous-préfets d’arrondissement, tous les services de la préfecture, tous les services déconcentrés de l’Etat, les collectivités locales...

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Autonomie dans l'organisation et initiative pour le changement des dates et horaires de réunion
Discrétion, confidentialité
Capacité d'adaptation
Avoir le sourire, être courtois
Bonne présentation
Missions exercées sur la base de l'horaire habituel des personnels de préfectures, à savoir 38H30 hebdomadaires, soit 7H42/jour, générant 18 jours d'ARTT auquel il convient de déduire 1j au titre de la journée de solidarité
Possibilité heures supplémentaires, récupérées et/ou rémunérées

Durée souhaitée sur le poste : 3 à 5 ans

Vos perspectives :

Poste permettant d’enrichir son parcours professionnel, ses connaissances et son réseau
Domaines de compétences très variés

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

Savoir accueillir : niveau pratique requis

Savoir s'adapter : niveau pratique requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis

Savoir communiquer: niveau pratique requis

Qui contacter :

Pour toute question liée au poste :

M. Frédéric CLOWEZ – secrétaire général : frederic.clowez@meurthe-et-moselle.gouv.fr

Pour toute information liée à la procédure de recrutement :

L'unité mobilité - recrutement - parcours professionnel du SGCD :

sgc-recrutement@meurthe-et-moselle.gouv.fr

Dépôt de votre candidature :

Pour que votre candidature soit validée, il est IMPERATIF de la déposer sur la plateforme de mobilité du ministère de l’intérieur (lien ci-dessous) avec le formulaire unique de demande de mobilité.

A défaut votre candidature ne sera pas prise en compte.

https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx

Formulaire de demande de mobilité/recrutement (à compléter pour tous les candidats, à l'exception des parties "situation administrative" et "avis hiérarchique" pour les contractuels) :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Formulaire_de_mobilit%C3%A9_2023_copie.pdf

Pour les fonctionnaires : si votre candidature est formulée dans le cadre des priorités légales d'affectation (rapprochement de conjoint ou familial, restructuration de service...), vous devez joindre les justificatifs lors du dépôt de celle-ci, faute de quoi le motif ne sera pas pris en considération.

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique