RIFSEEP : groupe 3

 Activités principales :

À ce titre, l'agent(e) est chargé(e) de :

- Assurer la gestion de l’agenda du sous-préfet, organiser et coordonner ses rendez-vous, réunions et déplacements, en lien avec les services de l’État, les collectivités territoriales et les partenaires institutionnels ;
- Filtrer et hiérarchiser les sollicitations (appels, courriels, demandes de rendez-vous), en appréciant leur degré d’urgence et de sensibilité ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du sous-préfet, dans le respect des règles de protocole et de confidentialité ;
- Préparer et suivre les réunions (convocations, ordre du jour, documents préparatoires, comptes rendus le cas échéant), en appui du sous-préfet, du secrétaire général et des chefs de bureau ;
- Rédiger, mettre en forme et suivre différents courriers, notes et documents administratifs, en veillant à la qualité rédactionnelle et au respect des délais ;
- Assurer le suivi administratif de certains dossiers, en lien avec les services concernés, et veiller à la bonne circulation de l’information ;
- Apporter un appui transversal au secrétaire général et ponctuellement aux chefs de bureau, notamment lors de périodes d’activité soutenue ou pour l’organisation d’événements institutionnels ;
- Assumer des missions de polyvalence administrative, contribuant à la continuité du service et au bon fonctionnement général de la sous-préfecture ;
- Gestion du progiciel des frais de déplacements Chorus-DT.

Activités du service :

Secrétariat du sous-préfet/appui du secrétaire général.

Composition et effectifs du service

21 ETP : 4 A, 6 B, 11 C

Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet et secrétaire général

Liaisons fonctionnelles

Secrétariat du préfet, secrétariat des préfectures et des sous-préfectures, secrétariats des ministères, des services déconcentrés de l’État, des élus locaux, de diverses personnalités.

Vos perspectives :

Expérience riche et valorisante pour effectuer éventuellement d’autres tâches se rattachant au Cabinet.

Compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maitrise requis

- Connaitre l'environnement professionnel : niveau maitrise requis

Savoir-faire

- Savoir travailler en équipe : niveau maitrise requis

- Savoir s'organiser : niveau maitrise requis

- Savoir rédiger :  niveau maitrise requis

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

- Savoir s'adapter : niveau maitrise requis

- Savoir accueillir : niveau maitrise requis

- Savoir s'exprimer oralement : niveau maitrise requis

Compétences et qualités requises 

- Sens aigu de l’organisation et de la priorisation ;
- Discrétion, loyauté et respect strict de la confidentialité ;
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles ;
- Maîtrise des outils bureautiques et des usages administratifs ;
- Réactivité, autonomie, capacité d’adaptation et disponibilité.;
- Connaissance de l’environnement institutionnel et du fonctionnement des services de l’État appréciée.

Localisation

Sous-préfecture de Senlis
3 place Gérard de Nerval
60300 SENLIS

 Qui contacter ?

M. Jérémy Kopec, secrétaire général : 03.44.06.85.74

Pour les questions relatives à la procédure de mobilité et au recrutement :
- Agnès HAIZE, chargée de recrutement / Tél : 03 44 06 12 43

- Bertille GUEPPOID, Chargée de recrutement
Courriel : sgc-rh-recrutement@oise.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

- CV et lettre de motivation obligatoires

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Assistant de direction

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Fondé sur l'article L332-2-2 du Code Général de la Fonction Publique