Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture du Pas-de-Calais

Secrétariat Général

Rue Ferdinand Buisson

62000 ARRAS

Vos activités principales :

Présentation de la mission :

- Assister le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail

- Contribuer au bon déroulement des activités du service

Activités principales : 

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel

- Prendre en charge des aspects logistiques de fonction de direction

- Traiter les contacts du responsable : tenue et gestion de l'agenda, des déplacements

- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions

- Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs

- Traiter des dossiers ponctuels : rédiger des courriers nominatifs et assurer le suivi d'affaires réservées

- Encadrer, selon les fonctions occupées, une équipe de secrétariat

Rémunération :

Titulaire selon grille indiciaire

+ Régime RIFSEEP (IFSE : entre 355€ et  945 € brut mensuel / CIA versé une fois dans l’année)

Contractuel : 1.730 € nets mensuel, selon expérience valorisable dans le poste

Temps de travail :

Pour un temps complet : 1607 heures sur l’année avec un choix parmi 4 cycles hebdomadaires (de 36h30 à 38h30 / semaine) - Horaires variables de 7h30 à 18h30 (plage de présence fixe de 9h00 à 16h00)

Pause méridienne minimale de 45 minutes

27 jours de congés annuels (+2 éventuellement en « fractionnement ») et 7 à 18 jours de RTT selon le cycle de travail hebdomadaire choisi

Équipement informatique adapté

 
Autres sujétions :

Restaurant administratif accessible, avec participation financière

- forfait mobilité durable et prise en charge du remboursement domicile/travail à hauteur de 75%;

- lieu de travail desservi par les transports en commun ;

- participation à la complémentaire santé;

- accès à un panel d’offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit, pour vous et votre famille.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances :

- Environnement administratif, institutionnel et politique

- Bureautique et outils collaboratifs

- Techniques de secrétariat

- Techniques de rédaction administrative

- Classement, archivage

Savoir-faire :

- Accueillir une personne, un groupe, du public

- Mettre en forme un document

- Diffuser une information

- Organiser une réunion

- Rendre compte

- Prioriser

Savoir-être :

- Sens de l'organisation

- Aisance relationnelle

- Travail en équipe

- Faculté d'adaptation

- Réactivité

- Faire preuve de discrétion

- Être autonome

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Secrétariat Général

Composition et effectifs du service :

2 agents : assistante du secrétaire général (Cat. B) et assistante du secrétaire général adjoint (Cat. C)

Liaisons hiérarchiques :

Le Secrétaire Général et le Secrétaire Général adjoint

Liaisons fonctionnelles :

L'ensemble des services de l'Etat : préfecture (directions), sous-préfectures, directions départementales interministérielles, SGCD, directions régionales et différents ministères.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

 
Binôme avec l’assistante du Secrétaire Général

ATTRAITS

Diversité des tâches – Vue d'ensemble de la préfecture – Contacts avec l'ensemble des services de la préfecture, de certains services des sous-préfectures et des services déconcentrés, avec les collectivités locales et leurs élus.

CONTRAINTES

Permanence jusque 18h30 (voire plus si besoin) en alternance avec l’assistante du Secrétaire Général.

 
Assurer les 2 secrétariats et toutes les permanences pendant l’absence de l’assistante du Secrétaire Général.

Emploi type / Code fiche de l’emploi-type

Assistante de direction (ADM005A)

Groupe RIFSEEP : 1

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers d’autres emplois au sein du domaine fonctionnel concerné et d’acquérir une technicité spécifique. L’expérience et les compétences acquises permettent de faciliter la préparation aux examens professionnels et concours internes.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter :

François Flahaut (Secrétaire Général adjoint), 0321212106

francois.flahaut@pas-de-calais.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur MOB-MI ou Choisir le Service public

Sur le fondement du code général de la fonction publique 2° de l’article L332-2