Vos activités principales :

L’assistant(e) du SGAR est responsable de missions qui lui sont propres :

 
Secrétariat particulier du SGAR et de ses deux adjoints :

Gérer les agendas et planifier les rendez-vous

Préparer les dossiers papier quotidiens en fonction de l’agenda

Suivre et traiter la boîte fonctionnelle

Traiter les parapheurs entrants et sortants

Suivre le courrier réservé

Organiser les CODIR SGAR

Organiser et suivre le calendrier des bilatérales du SGAR avec les directions régionales

Organiser des déplacements

Réserver des billets de train et d’hôtel via l’application CHORUS DT, puis établir les états de frais au retour

Établir les notes de frais (dépenses de cartes achat)

Mettre à jour des annuaires

Apporter son aide à la Direction Régionale aux Droits des Femmes et à l’égalité (envoi de mail, préparation et suivi de parapheurs)

Aider à la préparation des pré-CAR et CAR (comité d’administration régionale)

Former les nouvelles secrétaires pour qu'elles puissent assurer l’intérim du poste

Organiser les visites de courtoisie le cas échéant.

 
Avec la cheffe de cabinet, elle participe au suivi des dossiers du préfet de région (réunion hebdomadaire agenda avec le cabinet du préfet, préparation du tableau de suivi, respect des échéances).

Elle doit également déposer ces dossiers dans la journée ou avant 17h30 au cabinet du préfet, à tour de rôle avec les 2 autres assistant(e)s.

 
Placée sous l’autorité hiérarchique du SGAR et de ses deux adjoints et sous l’autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet, l’assistante du SGAR fait partie d’un pôle d’assistant(e)s composé de 3 personnes au total. Ce pôle a été constitué afin de consolider l’organisation du service et la polyvalence.

L’assistante du SGAR peut, dans ce cadre, avoir à gérer :

- l’accueil physique des interlocuteurs internes ou externes

- le courrier arrivé et départ

- les publications au recueil des actes administratifs.

En cas de besoin, le SGAR et ses adjoints peuvent solliciter la/le titulaire du poste sur d’autres missions nécessaires au service.

Votre environnement professionnel :

Activité du service :

Le SGAR coordonne et anime les actions des services régionaux de l’État et veille à l’articulation de celles-ci avec celles des préfectures de département. Il coordonne également l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région.

Composition et effectifs du service :

Le Secrétariat général pour les affaires régionales (environ 90 agents) est composé de trois délégations régionales (droit des femmes et égalité, information stratégique et sécurité économique, accompagnement régional des armées), de deux pôles (politiques publiques, modernisation et moyens) et d’un cabinet.

Liaisons hiérarchiques :

Le SGAR

Les deux adjoints au SGAR

Liaisons fonctionnelles :

Cheffe de cabinet, directions régionales, préfpréfectures de département, conseil régional, collectivités, chambres consulaires.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Groupe RIFSEEP :  1

Disponibilité, confidentialité

Les locaux sont accessibles en transport en commun. Un restaurant administratif et une crèche se situe à proximité.

Régime horaire du poste :

38 heures 30 par semaine (7h42 par jour) qui génère 27 jours de congés annuels (hors fractionnement) et 18 jours de RTT

Vous êtes éligibles à l’action sociale du ministère de l’intérieur et de la fonction publique d’État qui ouvre droit en fonction de votre situation à des places en crèche, CESU, logement, etc.…

Qui contacter ?

Jeanne FONTAINE, cheffe de cabinet

jeanne.fontaine@nouvelle-aquitaine.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir

Avoir des compétences juridiques : niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire :

Savoir s'organiser  : niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

Savoir analyser : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Ce poste d’assistant(e) de direction doit permettre d’évoluer vers des postes de responsabilités supérieures

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Secrétariat Général pour les Affaires Régionales

4B esplanade Charles de Gaulle

33077 BORDEAUX Cedex

Si vous souhaitez réaliser une immersion :

Les immersions professionnelles sont possibles, uniquement ouvertes aux agents publics (titulaires et contractuels)

Immersion à solliciter directement auprès du service + copie à :

sgc-immersion@gironde.gouv.fr

Emploi fonctionnel (MI) :

Code fiche de l'emploi type 1 (MI) : ADM 005A

Emploi fonctionnel (RMFP) :

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ERDIR022

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique