MISSIONS

1 – Coordonner

- Interface entre la Direction et les agents ou autres services

- Hiérarchisation des demandes de la Direction

- Planification des activités de la Direction

     -Tenue de l’agenda consignant les rendez-vous et réunions dans le respect des délais impartis

    -Clarification et classification des informations

    -Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais

    -Veille des différentes boites mail fonctionnelles

    -Retranscription des informations orales ou écrites

- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations

2 – Anticiper

- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la Direction (déplacements, réunions, visio conférences)

- Contrôle des échéances liées à l’agenda du Préfet

- Préparation des dossiers des Adjoints (commandes, suivi des retours, impressions)

3 – Organiser

- Réunions

    -Sondage auprès des participants

    -Rédaction et envoi des invitations officielles

    -Réservation de salles

     -Accueil des participants en présentiel

- Visioconférences

     -Programmation

     -Envoi des codes aux utilisateurs

     -Lancement selon les applicatifs utilisés

- Déplacements

     -Choix du moyen de transport

     -Prévision du temps de trajet

     -Réservation de véhicules ou de billets de train

     -Rédaction d’ordres de missions et suivi des états de frais (via CHORUS DT)

4 – Accueillir

- Aide à l’accueil et à l’accompagnement des nouveaux agents du SGAR

- Aide à l’accueil des participants aux réunions de services

- Aide à la planification et organisation de moments de convivialité

5 – Suppléer

- Continuité de service à assurer en cas d’absences de collègues

COMPÉTENCES REQUISES

6 – Outiller

- Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien

- Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement)

7 – S’appuyer sur des qualités relationnelles

- Aptitude à travailler en équipe

- Sens de l’écoute

- Disponibilité selon l’activité du service

- Discrétion

- Discernement

- Diplomatie

- Maîtrise de soi

- Sens de la pédagogie

Les activités ont vocation à s’inscrire dans un pôle d’assistant(e)s mutualisé(e)s, dont les missions s’adapteront à l’actualité du service et seront supervisées par un chef de pôle.

Ce pôle, à l’heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l’autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs…) sauf circonstances exceptionnelles.

Pour postuler, voir les modalités de candidature dans l'onglet "Informations complémentaires" sur le site de l’employer

Liaisons hiérarchiques:

Chef.fe pôle assistant.es mutualisé.es (n+1)

SGAR Adjointes (n+2)

Secrétaire générale pour les affaires régionales (n+2)

Liaisons fonctionnelles:

-Agents SGAR/Préfecture de région

-Directions régionales, chambres consulaires et opérateurs divers

-Préfectures de département

-Services de l’État (dépt/région)

-Administrations centrales/territoriales

Durée attendue: 3 ans

Perspectives:

Le poste offre l’opportunité de développer des compétences organisationnelles/logistiques.

La diversité des missions du SGAR permet d’acquérir une culture administrative utile pour la préparation des concours et examens professionnels de niveau supérieur.

Localisation:

La Bourgogne-Franche-Comté est un territoire de plus de 2.8 millions d’habitants, composé de 8 départements. A la fois très rurale et première région industrielle de France en proportion de la population active, elle bénéficie d’un fort dynamisme avec des filières d’excellence.
Région patrimoniale, la BFC compte le plus de site classés UNESCO en France. Elle se caractérise également par une forte empreinte de la biodiversité. C’est également un territoire de montagne avec 3 massifs.
Le poste est basé à Dijon, capitale régionale attractive particulièrement bien desservie par les transports et axes routiers. La vie à Dijon est régulièrement primée pour ses services, sa qualité de vie, sa richesse culturelle et son dynamisme économique dans de multiples secteurs publics et privés.

Connaissances techniques :

- Connaître l’environnement professionnel : niveau pratique requis

- Avoir des compétences en informatique – bureautique : niveau expert requis

- Avoir des compétences en visio-conférences : niveau pratique requis

Savoir-faire :

- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

- Savoir rédiger : niveau pratique requis

- Savoir s’organiser : niveau expert requis

Savoir-être :

- Savoir s’adapter : niveau pratique requis

- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

- Avoir le sens de la discrétion : niveau expert requis

Environnement professionnel

Le secrétariat général pour les affaires régionales est composé de 65 agents.

Il assiste le préfet dans l’exercice de ses missions.

Il est organisé en deux pôles chargés de la coordination et du pilotage, au plan régional, des politiques publiques interministérielle, d’une part, et des politiques de modernisation et de mutualisation des moyens de l’État, d’autre part.

De plus, le SGAR est doté d’une Direction de la coordination régionale.

Un pôle administratif mutualisé est composée de 3 personnels dont un(e) chef(ffe) de pôle, au service de l’équipe de Direction composée de :

- La secrétaire générale pour les affaires régionales, assistée par la cheffe de pôle

Assiste et représente le Préfet de région dans l’exercice de ses missions

Anime les politiques publiques et projets de nature interministérielle ou territoriales

Accompagne la modernisation de l’action publique…

- La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe,

pôle des politiques publiques interministérielles

Prépare des décisions et des réunions du préfet de région en lien avec les directions régionales

Met en œuvre des politiques prioritaires : transition écologique, souveraineté énergétique,
industrielle et alimentaire, au plein emploi et égalité des chances.

Pilote le contrat de plan Etat/région 2021-2027 et déclinaison régionale de France 2030…

- La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe,

pôle moyens, mutualisations, modernisation.

Modernise la gestion interminsterielle des ressources humaines et crédits d’action sociale

Soutien et pilote des grands projets de sites immobiliers multi-services

Accompagne la transformation numérique au sein de l’État

Pilote de la gestion régionale des crédits de fonctionnement et d’entretien des services de l’Etat…

- Le directeur de la coordination régionale

Pilote les instances régionales

Coordonne la constitution des dossiers du préfet de régional

Anime le réseau des référents PILOTE

Organise le fonctionnement interne du SGAR (courrier, parapheurs...)

Comment postuler?

Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement

Le service recruteur doit être contacté

1. Liste pièces requises :

- Formulaire de demande de mobilité/recrutement :

A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la FP ou non (les non fonctionnaires sont concernés) :

Lien vers formulaire en vigueur :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Conseils pour remplir le formulaire:

Pour les fonctionnaires, merci de renseigner les encadrés:

-situation personnelle

-situation administrative

-choix de postes: réf du/des postes (5voeux max)

-date+signature

-avis de l'autorité hiérarchique obligatoire pour tous

-avis RH obligatoire pour les agents n’appartenant pas au ministère de l'intérieur

Pour les non fonctionnaires (contractuels, secteur privé, sans-emploi, etc), merci de renseigner les encadrés:

-situation personnelle

-situation professionnelle

-choix de postes: réf du/des postes (5voeux max)

-date+ signature

- CV + lettre de motivation

2. Contacts du service recruteur :

Lydie FALZON – Responsable du pôle assistantes mutualisées :

lydie.falzon@bfc.gouv.fr

Arnaud PENTECÔTE – Directeur de la coordination régionale:

arnaud.pentecote@bfc.gouv.fr

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :

2° de l’article L332-2