MISSIONS

1 – Coordonner

- Interface entre la SGAR et les agents ou autres services

- Hiérarchisation des demandes et des dossiers de la SGAR

- Planification des activités de la SGAR

     -Tenue de l’agenda consignant les rendez-vous et réunions dans le respect des délais impartis 

- Vérification et suivi des parapheurs fléchés par la SGAR

- Traitement du courrier personnel de la SGAR

- Clarification et classification des informations

     -Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais

     -Veille des différentes boites mail fonctionnelles

     -Retranscription des informations orales ou écrites

- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre
à certaines interrogations

2 – Anticiper

- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la SGAR

     -Déplacements

     -Réunions

     -Visio conférences

- Contrôle des échéances liées à l’agenda du Préfet

3 – Développer

- Mise en place de procédures et d’outils permettant de fluidifier le travail du pôle d’assistantes mutualisées

- Prise d’initiatives afin de fluidifier et faciliter le travail de chacune des personnes en lien avec la SGAR

- Maintien voire mise à jour de connaissances techniques

4 – Accueillir

- Accueil et accompagnement des nouveaux agents du SGAR

- Mise en place de procédures pour permettre aux nouveaux agents de s’adapter à l’environnement et aux contraintes du moment

- Planification et organisation de moments de convivialité

5 – Manager

- Pilotage d’une équipe, répartition des missions dans le respect des délais impartis

- Organisation et suivi des activités du pôle au service de l’équipe de direction

- Planification des congés entre assistant(e)s afin d’assurer la continuité de service

COMPÉTENCES REQUISES

6 – Outiller

- Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien

- Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement)

7 – S’appuyer sur des qualités relationnelles

- Aptitude à travailler en équipe

- Sens de l’écoute

- Disponibilité selon l’activité du service

- Discrétion

- Discernement

- Diplomatie

- Maîtrise de soi

- Sens de la pédagogie

Ce pôle, à l’heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l’autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs…) sauf circonstances exceptionnelles.

Liaisons hiérarchiques:

SGAR (n + 1)

SGAR Adjointes, en suppléance des assistant(e)s mutualisé(e)s en congés.

Encadrement de 2 assistantes mutualisées (n - 1)

Liaisons fonctionnelles:

Agents du SGAR/réfecture de région

Directions régionales,chambres consulaires, opérateurs divers

Préfectures de département

Services de l’État (dépt/région)

Administrations centrales/territoriales

Durée attendue: 3 ans

Perspectives:

Le poste offre l’opportunité de développer des compétences managériales, organisationnelles, logistique.

La diversité des missions exercées au SGAR permet d’acquérir une culture administrative utile pour la préparation des concours/examens de niveau supérieur

La Bourgogne-Franche-Comté est un territoire de plus de 2.8 millions d’habitants, composé de 8 départements. A la fois très rurale et première région industrielle de France en proportion de la population active, la région bénéficie d’un fort dynamisme avec des filières d’excellence.
Région patrimoniale, la BFC compte le plus de site classés UNESCO en France. Elle se caractérise également par une forte empreinte de la biodiversité. C’est également un territoire de montagne avec 3 massifs.
Le poste est basé à Dijon, capitale régionale attractive particulièrement bien desservie par les transports et axes routiers. La vie à Dijon est régulièrement primée pour ses services, sa qualité de vie, sa richesse culturelle et son dynamisme économique dans de multiples secteurs publics et privés.

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau expert - requis

- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

- Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise - requis

- Savoir s'organiser : niveau expert - requis/niveau pratique - requis

- Savoir rédiger : niveau pratique - requis

- Savoir manager : niveau pratique - requis

Savoir-être :

- Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

- Avoir le sens des relations humaines : niveau expert - requis

- Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis

- Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

- S'avoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis

- Sens de la discrétion : niveau expert - requis

Environnement professionnel

Le secrétariat général pour les affaires régionales est composé de 65 agents.

Il assiste le préfet dans l’exercice de ses missions.

Il est organisé en deux pôles chargés de la coordination et du pilotage, au plan régional, des politiques publiques 0interministérielles, d’une part, et des politiques de modernisation et de mutualisation des moyens de l’État, d’autre part.

De plus, le SGAR est doté d’une Direction de la coordination régionale.

Un pôle administratif mutualisé est composée de 3 personnels dont un(e) chef(ffe) de pôle, au service de l’équipe de Direction composée de :

- La secrétaire générale pour les affaires régionales, assistée par la cheffe de pôle

Assiste et représente le Préfet de région dans l’exercice de ses missions

Anime les politiques publiques et projets de nature interministerielle ou territoriales

Accompagne la modernisation de l’action publique…

- La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe,

pôle des politiques publiques interministerielles

Prépare des décisions et des réunions du préfet de région en lien avec les directions régionales

Met en œuvre des politiques prioritaires : transition écologique, souveraineté énergétique,
industrielle et alimentaire, au plein emploi et égalité des chances.

Pilote le contrat de plan Etat/région 2021-2027 et déclinaison régionale de France 2030…

- La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe,

pôle moyens, mutualisations, modernisation.

Modernise la gestion interminsterielle des ressources humaines et crédits d’action sociale

Soutien et pilote des grands projets de sites immobiliers multi-services

Accompagne la transformation numérique au sein de l’État

Pilote de la gestion régionale des crédits de fonctionnement et d’entretien des services de l’Etat…

- Le directeur de la coordination régionale

Pilote les instances régionales

Coordonne la consitution des dossiers du préfet de régional

Anime le réseau des référents PILOTE

Organise le fonctionnement interne du SGAR (courrier, parapheurs...)

Comment postuler?

Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement

Le service recruteur doit être contacté

1. Liste pièces requises :

- Formulaire de demande de mobilité/recrutement :

A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la FP ou non (les non fonctionnaires sont concernés) :

Lien vers formulaire en vigueur :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Conseils pour remplir le formulaire:

Pour les fonctionnaires, merci de renseigner les encadrés:

-situation personnelle

-situation administrative

-choix de postes: réf du/des postes (5voeux max)

-date+signature

-avis de l'autorité hiérarchique obligatoire pour tous

-avis RH obligatoire pour les agents n’appartenant pas au ministère de l'intérieur

Pour les non fonctionnaires (contractuels, secteur privé, sans-emploi, etc), merci de renseigner les encadrés:

-situation personnelle

-situation professionnelle

-choix de postes: réf du/des postes (5voeux max)

-date+ signature

- CV + lettre de motivation

2. Contacts du service recruteur :

Lydie FALZON – Responsable du pôle assistantes mutualisées –lydie.falzon@bfc.gouv.fr

Arnaud PENTECÔTE – Directeur de la coordination régionale – arnaud.pentecote@bfc.gouv.fr

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :

2° de l’article L332-2