Vos activités principales :

A- pour les services de la préfecture (le matin)

1. Encadrement de l’accueil général des usagers de la préfecture
– Piloter et coordonner l’équipe dédiée à l’accueil : agents, volontaires en service civique (médiateurs numérique)
– Assurer la montée en compétence des agents d’accueil (mise en œuvre et mise à jour d’outils et guides, formation des arrivants…)
– Actions et points à conduire en lien avec les services métiers concernés par les publics accueillis.

2. Assurer l’accueil général des usagers, adapté à l’affluence du public et en conformité avec le guide de l’accueil de la préfecture
– Filtrer les entrées, informer les usagers et les orienter vers le service compétent, en fonction notamment des rendez-vous fixés par les services métiers
– Expliquer les procédures aux usagers
– Prendre les rendez-vous des usagers aux points d’accueil numérique (PAN) de la préfecture
– Pour certaines procédures identifiées : renseigner les usagers sur les documents nécessaires à l’accomplissement de la démarche ou sur l’état d’avancement du dossier
– Assurer l’ouverture et la fermeture du hall d’accueil
– Veiller au confort et à la propreté des espaces d’accueil et d’attente et au bon fonctionnement du matériel mis à la disposition du public
– Veiller à la bonne tenue et au suivi du registre des observations des usagers en lien avec la référente qualité
– Établir et compiler les statistiques de l’activité de l’accueil

Référent numérique :
– Assurer l’animation des PAN et la formation des médiateurs numériques
– Participer au recrutement des médiateurs numériques
– Veiller à la mise en oeuvre des engagements quali-ATE en lien avec la référente qualité

B- Pour le secrétariat général commun départemental (l’après-midi)

– Suppléance à l’accueil physique et téléphonique en cas d’absence et/ou situation de crises, sur les différents sites où le PACS est présent
– Suivie des fournitures de l’ensemble des services rattachés au SGCD
– Gestion des courriels et des réclamations et de leurs délais de réponse
– Suivi du courrier réservé, des boîtes aux lettres fonctionnelles
– Suivi du courrier
– Apporter un appui à l’ensemble de l’équipe PILAM, en fonction des besoins dans le cadre de la polyvalence en participant notamment au suivi et à la programmation des travaux au périmètre SGCD : préfecture, sous-préfectures, résidences et DDI

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Accueil, courrier, standard, crédits de fonctionnement, centre de responsabilité, gestion des travaux, logistique, achats, marchés publics

Composition et effectifs du service :

Service immobilier, logistique et achat composé, sous la direction d’un(e) chef(fe) de service de, et d’un(e) adjoint(e) au chef(fe) de service :

- un pôle accueil, courrier, standard (1 chef(fe) de pôle – 8 agents)

- un pôle immobilier et logistique, achat et marché (1 chef(fe) de pôle 12 agents)

Liaisons hiérarchiques :

Chef(fe) de pôle, adjoint(e) au chef(fe) de service, chef(fe) de service, directeur du SGCD, préfet

Liaisons fonctionnelles :

Internes : services métiers (SDE, BEMP, BSIPA), référent qualité

Externes : usagers, maisons France Service, mairies, France Titres, ANEF

Chef(fe) de service et agents liés par convention avec le SGCD, personnels de résidence de la préfecture et des sous-préfectures, agences territoriales, entreprises...

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

- Connaître l'environnement professionnel, niveau maîtrise, requis

- Avoir des compétences en informatique - bureautique, niveau pratique, requis

- Avoir des compétences juridiques, niveau pratique, requis

Savoir-faire :

- Savoir travailler en équipe, niveau pratique, requis

- Savoir appliquer la réglementation, niveau pratique, requis

- Savoir s'organiser, niveau pratique, requis

Savoir-être :

- avoir le sens des relations humaines, niveau pratique, requis

- savoir s'exprimer oralement, niveau pratique, requis

- savoir communiquer, niveau pratique, requis

Vos perspectives :

Contribue à la mise en œuvre d’une nouvelle entité dans le cadre d’un projet de services ; cette expérience est valorisable sur un poste dans un autre environnement.

Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans

Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions :

Groupe RIFSEEP : 2

Les informations auxquelles l’agent peut avoir accès à son poste sont confidentielles
Sécurité (niveau d’alerte vigipirate)
Contraintes horaires liées à l’ouverture et la fermeture des bureaux
Accueil éventuel lors des activations de COD, en dehors du cycle de travail habituel

L'agent assure ses missions dans le respect et la connaissance des engagements fixés par QUAL-@-ATE à savoir les engagements du module « relation générale avec les usagers » : information sur les conditions d’accueil, un accueil attentif et courtois, écoute des remarques et suggestions du public, formation des agents, bonne orientation et prise en charge des usagers, limitation de l’attente,un accueil téléphonique attentif et efficace, un serveur vocal interactif et un site internet informatif à jour, des réseaux sociaux actifs, gestion des courriers et courriels. Contraintes horaires liées aux heures d’ouverture de l’accueil au public.

Jours de congés supplémentaires.

Qui contacter ?

Chef(fe) de service du SILA, adjoint(e) au chef(fe) de service SILA et chef(fe) du pôle accueil courrier standard : sgc-sila@aube.gouv.fr

Missions de proximité/ accueil du public : Mme Katherine RUIZ, cheffe du bureau : katherine.ruiz@aube.gouv.fr

Le pôle statutaire du service des ressources humaines du SGCD 10, sgc-carriere@aube.gouv.fr

Publication 1 mois minimum

Comment postuler ?

Un formulaire de demande de mobilité, obligatoire, comportant l’avis hiérarchique est disponible sur ce lien https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Il est à déposer sur :

→ MOBMI pour les fonctionnaires titulaires du ministère de l'Intérieur et des outre-mer

→ CSP/choisirleservicepublic.gouv.fr pour les personnels externes au ministère de l'Intérieur et des outre-mer

Liste des pièces à fournir :

- un curriculum vitae (2 pages maximum) ou rapport de synthèse retraçant le parcours professionnel (IPCSR/DPCSR)

- tout document justificatif d’une situation particulière et permettant de motiver votre demande (ex. : copie de bail, certificat médical, attestation d’emploi du conjoint, PACS, tous justificatifs dans le cadre du CIMM….)

- rapprochement de conjoint : les justificatifs de domiciles séparés, l'attestation d’emploi du conjoint ne faisant pas l’objet d’une demande de mutation

- le cas échéant l'arrêté correspondant à toute situation particulière (si vous êtes déjà mis à disposition, en détachement, disponibilité, congé parental, congé de longue maladie…)

Pièces à fournir en sus dans le cadre d'un détachement, d'une mutation CIGEM ou d'une mutation d'un ingénieur SIC affecté hors MI :

- dernier arrêté de promotion d’échelon

- état des services

- le cas échéant : une attestation précisant la date de la dernière indemnisation des frais de changement de résidence

Localisation administrative et géographique/Affectation :

Accueil : Préfecture de l’Aube, 2 rue Pierre Labonde 10000 TROYES

Missions SGCD : Secrétariat général commun départemental, 2 mail des Charmilles 10000 TROYES

Codification du répertoire des métiers de la fonction publique :

Chargé(e) d’accueil et de service à l’usager ERUSA001 - 50%

Opérateur/trice logistique ERLOG025 - 50%

Codification du RIME :

Chargé(e) de relation et de service à l’usager FP2USA03 - 50%

OPERATRICE/OPERATEUR LOGISTIQUE FP2LOG02 - 50%

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique
Article L332-7 du code général de la fonction publique