Groupe RIFSEEP : 3

 
Vos activités principales :

Vous serez positionné(e) au sein du service de la relation à l’usager.

Prise de poste : 8H30 le matin

 
Vos missions principales seront :

- l’accueil des agents des services et administrations bénéficiaires des prestations du bureau

- le traitement du courrier et des colis (réception, tri, datage, affranchissement.……….)

- le traitement du courrier réservé (enregistrement du courrier et des saisines électroniques sur le l’application MAARCH.

- l’enregistrement et le suivi du circuit des parapheurs.

- le traitement des mails reçus de la boite fonctionnelle PRÉFECTURE

- la vérification des dossiers pour le contrôle de légalité

- la navette sur les différents sites

- de veiller aux respects des normes (hygiène et sécurité) et des procédures de qualité

 
Vous serez amené à être polyvalent au sein des 3 sections : courrier, accueil physique et accueil téléphonique. Vous aurez pour missions :

- d’accueillir le public et de l’orienter vers les services : accueil physique et téléphonique

- d’accompagner les usagers dans leurs démarches en ligne tout en leur apprenant à être autonome

- de traiter les formulaires des usagers étrangers (prise de RDV, réponse à apporter, …)

- de gérer la boite mail fonctionnelle de la préfecture, de traiter et répondre aux courriels des usagers

- de réaliser des enquêtes de satisfaction auprès des usagers

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter ?

Nadine DECHIRAT, cheffe du bureau du courrier : nadine.dechirat@essonne.gouv.fr

Sophie DA SILVA, cheffe de service de la relation à l’usager : sophie.da-silva@essonne.gouv.fr

Nathalie MAHE, adjointe à la cheffe de service de la relation à l’usager : nathalie.mahe@essonne.gouv.fr

Votre environnement professionnel :

Votre responsable sera le chef du bureau du courrier situé au rez-de-jardin de la cité administrative.

 
Activités du service

Le service de la relation à l’usager comprend la mission qualité performance et le bureau de l’accueil qui est chargé d’assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique des usagers. Par ailleurs, la section de l’accueil et du numérique assure le maintien des liaisons gouvernementales.

Composition et effectifs du service

Une cheffe de service, une cheffe de bureau, un chef de mission et de 23 agents.

Le bureau du courrier est composé d’une cheffe de bureau et de 4 agents

Liaisons hiérarchiques

Cheffe du bureau du courrier

Liaisons fonctionnelles

Services de la préfecture et des sous-préfectures, des directions départementales interministérielles et des administrations de la cité administrative et autres services extérieurs. La Poste, fournisseurs, livreurs, collectivités territoriales et EPCI de l’arrondissement.

Vos perspectives :

La compétence des environnements professionnels, de par la multiplicité des contacts, est de nature à favoriser des passerelles vers d’autres fonctions.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Le bureau du courrier du SGCD exerce ses missions pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles. En outre, la DSDEN a signé une convention de service pour bénéficier de ses prestations.

Prise de poste : 8H30 le matin

Régime hebdomadaire : règlement intérieur de la Préfecture

Participation à la démarche et au référentiel Qual-e-Pref

Permis de conduire B requis

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique

Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique

Savoir-faire

Savoir s'organiser / niveau pratique

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise

Savoir rédiger / niveau pratique

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines / niveau pratique

savoir accueillir / niveau maîtrise

- Ponctualité, assiduité et discrétion.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Dans le cadre d'une expérimentation, la préfecture de l'Essonne propose une plateforme d'impatriation (offre de services d'accompagnement à l'installation : logement, scolarisation, insertion du conjoint) pour les collaborateurs du périmètre de l'administration territoriale de l’État arrivant dans le département : pref-impatriation@essonne.gouv.fr ou https://www.essonne-developpement.com/wp-content/uploads/2022/01/extrait-installer-en-Essonne.pdf

ADM003A - Gestionnaire courrier

USA002A - Charge d'accueil et d'information

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)