Groupe RIFSEEP : G1

Vos activités principales

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers des services de l’État, plus particulièrement ceux se présentant au siège de la Direction des territoire et de la mer (DDTM), à la Rochelle.

Les activités principales consistent à :
Orienter les personnes vers le service compétent ou l’administration concernée
Apporter un conseil ou 1er niveau d’information sur les démarches à réaliser
Analyser la demande et apporter la réponse adaptée à la situation de la personne (par téléphone ou en présentiel)
Assurer la réponse téléphonique du numéro d’accueil ;
Superviser l'accès aux locaux et assurer l’ouverture et la fermeture des portes d’accès, durant les horaires d’ouverture au public (9h-12h30 13h30 -17h du lundi au vendredi)
Faciliter la prise en charge des personnes à mobilité réduite
Accueillir les fournisseurs se présentant à l’accueil (signature du registre de sécurité)
Participer à la mise à jour de la documentation utile pour réaliser les fonctions d’accueil
Participer à la gestion des déclarations de pêches : 1er tri et datage des feuillets avant traitement par le service des affaires maritimes
En cas de besoin, pour les espaces communs du rez-de-chaussé, assurer le signalement des dysfonctionnements auprès du SIDIL
Le cas échéant, formation et accompagnement d’un agent contractuel en renfort ponctuel à l’accueil
Participer autant que de besoin au tri du courrier et exceptionnellement à l’affranchissement (durant les congés de l’agent courrier).


Dans un contexte de mutualisation au sein du Secrétariat général commun départemental, l’ensemble des agents du service (accueil et courrier) sont polyvalents. Ceci afin d’assurer la continuité de service sur l’ensemble des sites. A ce titre, l’agent sera formé à la gestion du courrier Préfecture, pour des renforts ponctuels sur les périodes de c

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le SGCD est créé depuis le 1er janvier 2021. Il assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles.

Il comprends 6 services interministériels.

Le services interministériel des relations avec les usagers (SIDRU) regroupe les activités d’accueil et d’orientation des usagers au sens général. Cela concerne entre autres l’accueil physique, l’accueil téléphonique, la gestion du courrier et des courriels adressés à l’administration.
Il comprend 4 domaines d’activité principaux, le courrier, le standard de la préfecture, l’accueil physique des services et les Points d’accueil numérique de la Rochelle.

Composition et effectifs du service
1 chef de service 1 adj
2 agents en charge du courrier
7 standardistes
3 agents d’accueil
2 volontaires en srvice civique

Liaisons hiérarchiques
Chef de service
Direction du SGC


Liaisons fonctionnelles

La direction de la DDTM, les chefs de service et les agents
Les services de la préfecture et DDI

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Respect des horaires et impératif de continuité de service

Mise en œuvre des mesures liées à la labellisation Qual-e-pref et au programme Service public +: exigence accrue en matière de qualité

Polyvalence le cas écheant en appui du pôle courrier.

Discrétion

Informations complémentaires

Parking agent sur le site

10 minutes à pieds du coeur de ville rochelais

38h par semaine ouvrant droit à RTT

Qui contacter ?

Mme Chloé Tyré – Cheffe du Service interministériel départemental des relations avec les usagers – 05 46 27 45 70 –

chloe.tyre@charente-maritime.gouv.fr

Mme Christine Billon – Adjointe Cheffe du SIDRU – 05 46 27 45 53 – christine.billon@charente-maritime.gouv.fr

Pour toute question RH : sgc-mobilite-recrut-pref@charente-maritime.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures :

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité disponible à cette adresse :

Personnels du ministère de l'Intérieur

Et personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulairede-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

 
Connaître l'environnement professionnel

 niveau maîtrise - à acquérir

Connaître les techniques relatives à l’accueil

 niveau maîtrise - requis

 
Connaître les engagements en matière de relation usager

 niveau maîtrise - à acquérir

Utilisation des outils bureautiques

 niveau pratique - requis

Savoir-faire
 

Savoir gérer les conflits niveau pratique - requis

 
Savoir analyser niveau pratique - requis

 
Savoir négocier niveau pratique - requis

 
Savoir reformuler une demande niveau pratique - requis

Savoir-être

Savoir accueillir niveau maîtrise - requis

 
Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise - requis

 
S'avoir s'exprimer oralement niveau maîtrise - requis

 
Savoir communiquer  niveau maîtrise - requis

 
Maîtrise de soi  niveau pratique - requis

Sens de la pédagogie  niveau pratique - requis

Vos perspectives

Acquisition d’une bonne connaissance des domaines d’intervention de l’État dans le département et maîtrise des organisations internes permettant de disposer d’une solide culture administrative publique.

Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique. Missions idéales pour la préparation d’un concours administratif de catégorie B.

Durée attendue sur le poste

3 ans

Localisation administrative et géographique

Préfecture de la Charente-Maritime
Secrétariat Général Commun Départemental – Service interministériel départemental des relations avec les usagers
38 rue Réaumur
17017 - LA ROCHELLE

Emploi(s) –type / Chargé d’accueil et d’information

Code(s) fiche de l’emploi-type

 USA002A

Fondement juridique contractuel :

Poste ouvert aux contractuel(les) sur le fondement juridique de l’article L332-2-2 du code de la fonction publique Etat.