Affectation

Localisation administrative :

Secrétariat Général Commun Départemental du Pas-de-Calais – ARRAS

Localisation géographique :

Préfecture du Pas-de-Calais – rue Ferdinand BUISSON - ARRAS

 
Affectation :

Service logistique et bâtimentaire

Vos activités principales


Missions générales :


- elle/il assure la gestion administrative auprès du chef de service : secrétariat, accueil, rédaction de courriers, gestion des plannings de congés du service, relances des différents acteurs des missions du SLB, suivi des agendas du service.


- elle/il contribue à la complétude des outils partagés au sein du service mais également avec l'ensemble du SGCD du Pas-de-Calais et les services soutenus par celui-ci : tableaux de suivi SGCD, Instances représentatives, OSMOSE, …


-elle/il contribue à la rédaction des différents communications du services en ayant pris les éléments auprès des pôles (intranet, lettre info, ...)


Assistance pôle bâtimentaire:


- elle/il assure la gestion des plannings en matière de contrôles réglementaires et de maintenances préventives. Pour cela, elle/il aura à prendre l'attache des sociétés pour l'établissement des devis et les prises de rendez-vous, ainsi que des correspondants sur les différents sites dont le SGCD du Pas-de-Calais à la gestion pour fiabiliser les plannings.


- elle/il sollicite les entreprises pour établir les devis utiles au pôle entretien bâtimentaire, fixer les dates d'intervention ou de rendez-vous, opérer les relances nécessaires à la réalisation des chantiers.


- elle/il contribue à la complétude des tableurs (notamment les tableaux de suivi des travaux et des maintenances préventives, ou de suivi des engagements budgétaires), cartes mentales (cartographie des contrôles réglementaires, suivi d'opérations), réseau interne.


- elle/il assure la constitution, la rédaction et le suivi de différents dossiers touchant aux activités du pôle : déclarations d'urbanisme (autorisation de travaux, déclaration préalable, permis de construire), obligations réglementaires (registres d'accessibilité, complétude des dossiers de suivi des maintenances,...), courriers divers liés à l'activité du pôle.


- elle/il assiste le chef de pôle et les adjoints au chef de pôle pour la programmation budgétaire de travaux (solliciter des devis, compléter les tableaux de programmation et les fiches travaux) en année N-1 et pour le suivi de l'exécution des travaux durant l'année N.


Assistance pôle soutien logistique:


- elle/il contrôle et valide les versements d’archives pour tous les services soutenus par le SGCD et en lien avec les archives départementales. Pour cela, elle/il produit tous les documents réglementaires : bordereaux de demande d’élimination, bordereaux de versement aux Archives Départementales…


-elle/il assure un appui administratif auprès du chef de pôle et l’adjoint au chef de pôle: sollicitation/relance/gestion auprès de fournisseurs.

Temps de travail

Pour un temps complet : 1607 heures sur l’année avec un choix parmi 4 cycles hebdomadaires (de 36h30 à 38h30 / semaine) - Horaires variables de 7h30 à 18h30 (plage de présence fixe de 9h00 à 16h00)

Pause méridienne minimale de 45 minutes

27 jours de congés annuels (+2 éventuellement en « fractionnement ») et 7 à 18 jours de RTT selon le cycle de travail hebdomadaire choisi

 
Autres sujétions :

Restaurant administratif accessible, avec participation financière

- forfait mobilité durable et prise en charge du remboursement domicile/travail à hauteur de 75%;

- lieu de travail desservi par les transports en commun ;

- participation à la complémentaire santé;

- accès à un panel d’offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit, pour vous et votre famille.

Votre environnement professionnel

Activités du service

La raison d’être du SGCD repose sur la mutualisation des secrétariats généraux des préfectures et des directions départementales interministérielles (DDI) telle que prévue par la dernière réforme de l’organisation territoriale de l’État. Cette structure, à caractère interministériel est conçue pour intervenir au bénéfice des services dont elle regroupe les moyens supports, tout en préservant la capacité de pilotage et de management des directeurs.

Le SGCD est composé de 5 services dont le service logistique et bâtimentaire qui a pour mission d’assurer la continuité du fonctionnement courant des sites de la préfecture, de la DDPP, de la DDTM, de la DDETS et du SGCD.

Composition et effectifs du service

Le service logistique et bâtimentaire est composé de 2 pôles. Un pôle soutien logistique composé de 25 agents et un pôle entretien bâtimentaire composé de 16 agents.

Liaisons hiérarchiques
Le Chef de service

Les Chefs de pôle et leurs adjoints

 
Liaisons fonctionnelles

Les services composant le SGCD

L’ensemble des services de la préfecture, des sous-préfectures, de la DDTM, de la DDETS, de la DDPP

Le SGAR

Des prestataires extérieurs (entreprises, fournisseurs, maîtres d’œuvre, etc, …)

Le Conseil Départemental

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique et Bureautique / niveau pratique :- requis

Connaître l’environnement Professionnel / niveau maîtrise - à acquérir

Disposer de bonnes connaissances techniques / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

Savoir s’organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Avoir de l’initiative et de la rigueur / niveau pratique - requis

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis

Savoir s’adapter / niveau pratique - requis

GROUPE RIFSEEP 1

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Emploi(s) type : Agent.e spécialisé.e ou polyvalent.e

Vos perspectives :

Les missions mises en œuvre au sein d'un bureau aux activités très variées vous permettent d'évoluer vers une grande technicité sur des fonctions supports essentielles à l'administration.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur :

- MOB-MI : https://ministereinterieur-employee.talent-soft.com

- Choisir le service public : https://choisirleservicepublic.gouv.fr

Processus de recrutement d’une durée de 2 à 3 mois

Publication de la fiche de poste pendant 1 mois minimum

Première sélection des candidatures selon CV, lettre de motivation et formulaire de mobilité le cas échéant

Entretien avec les personnes issues de la première sélection

Classement des candidatures et transmission à la DRH du Ministère pour validation

Prise de poste au moins un ou deux mois après cette validation, selon les situations et dépendante de l’accord trouvé entre la structure d’origine et le service recruteur pour la date de mobilité.

Qui contacter :

Frederic Houplain – Chef(fe) du service Logistique et Bâtimentaire

Tel : 03-61-47-34-10

Mail : frederic.houplain@pas-de-calais.gouv.fr

- 2° de l’article L332-2

Recrutement contractuel (Diplôme niveau 3) en cas d’infructuosité des candidatures de titulaires

Contrat d’une durée de 3 ans (avec possibilité de renouvellement)