Groupe RIFSEEP : 2

Vos missions :

Le bureau de la relation aux usagers (BRU) du secrétariat général commun du Val-d’Oise (SGCD 95) recrute un(e) chargé(e) d’accueil et du courrier.

Au sein d’une équipe composée de 10 agents vous assurez des missions diverses et variées qui s’articulent autour de 3 activités principales et sur 2 sites différents : la Cité administrative à Cergy et la Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités à Pontoise.

L’accueil physique :

Renseigner et orienter le public vers les services compétents ;
Accueillir les prestataires, uniquement sur le site de Pontoise.

L’accueil téléphonique :

Filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
Renseigner le public en communicant notamment des informations d’ordre général ;
Assurer la permanence téléphonique dans le cadre d’évènements particuliers (élections, …).

La gestion du courrier :

Traiter le courrier « arrivée » : réception, enregistrement, ventilation ;
Traiter le courrier électronique des boites fonctionnelles : réponses de premier niveau, transfert vers les boites fonctionnelles des services destinataires ;
Gérer le courrier « départ » : affranchissement ;
Accueillir les appariteurs ;
Effectuer les navettes.

D’une manière générale, dans le cadre de vos activités, vous veillerez à :
Mettre à jour les procédures afférentes à chaque activité du poste
Assurer le suivi de statistiques : nombre d’usagers reçus sur sites, d’appels décrochés, de lettres expédiées (envoi simple et recommandé), coût de l’affranchissement par entité ;
Assurer l’archivage des dossiers selon le plan de classement du SGCD 95.

Des missions complémentaires pourront également être confiées en fonction des nécessités de service.

Votre environnement professionnel

Le bureau de la relation aux usagers fait partie du SGCD 95 qui assure la gestion de fonctions en matière de ressources humaines, budgétaire, de logistique, d’affaires immobilières, de système d’information et de communication au bénéfice des agents de la préfecture, des sous-préfectures et de 3 directions départementales interministérielles (DDI).

Vous êtes placé(e) sous l’autorité directe de la cheffe du bureau de la relation aux usagers et intervenez en lien avec tous les services de la Cité administrative et des DDI.
Vous êtes également en relation avec d’autres structures : La Poste, la CAF, le Tribunal de Pontoise, des bailleurs sociaux (Val d’Oise habitat, Erigère), des associations (Coallia), etc.

Vos atouts

Volontaire pour apprendre et découvrir un nouvel environnement professionnel : organisation du fonctionnement de l’Administration territoriale de l’État

Bonnes compétences techniques dans le domaine de l’informatique et de la bureautique

Sens aigu des relations humaines

Réactivité

Goût pour le travail en équipe

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Horaires atypiques sur une amplitude du lundi au vendredi, de 8h à 20h (travail en brigades).

Réquisition possible en cas de crise et/ou permanence.

Avoir le sens de l’accueil du public et du service public, être capable de gérer des situations conflictuelles, être réactif, méthodique et organisé, être disponible.

Possibilité de mobilisation pour assurer la continuité de service lors de l’activation du plan de continuité d’activité du SGCD.

Respect des engagements Qualipref (accueil de qualité, courtois et attentif : Préfecture du Val-d’Oise bonjour)

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter ?

Véronique BOUVART, cheffe du Bureau de la Relation à l’Usager

Tél. : 01.34.20.29.57 – veronique.bouvart@val-doise.gouv.fr

Céline LEMAIRE, directrice par intérim du SGCD

Tél. : 01.34.20.29.98 - celine.lemaire@val-doise.gouv.fr

Pour tout renseignement sur les modalités de candidature :

sgc-mobilite@val-doise.gouv.fr

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

- Connaître l'environnement professionnel / Niveau expert - à acquérir

- Connaître les techniques d’accueil / Niveau maîtrise - à acquérir

- Avoir des compétences en informatique - bureatique

 / Niveau pratique - à acquérir

Savoir faire :

- Savoir travailler en équipe / Niveau maîtrise - requis

- Savoir s'organiser / Niveau maîtrise - à acquérir

- Savoir analyser / Niveau pratique - requis

Savoir être :

- Savoir accueillir / Niveau maîtrise - requis

- S'avoir s'exprimer oralement / Niveau maîtrise - requis

- Avoir le sens des relations humaines / Niveau maîtrise - à acquérir

- Avoir le sens des relations humaines / Niveau maîtrise - à acquérir

- Savoir s'adapter / Niveau pratique - requis

 
Vos perspectives :

Expérience permettant d’acquérir une vision globale de l’Administration Territoriale de l’État au sein du périmètre dans la perspective d’un déroulement de carrière.

Localisation administrative :

Préfecture du Val-d'Oise – Secrétariat général commun du Val-d’Oise - Avenue Bernard Hirsch - CERGY-PONTOISE (95)

- un magnifique parc à proximité de la Cité administrative

- des services à proximité : piscine, bibliothèque, ...

- un grand centre commercial à quelques pas des bureaux

- un restaurant inter-administratif accessible à un prix défiant toute concurrence

Emploi fonctionnel : ERUSA002 

Autre domaine fonctionnel : Relation à l'usager

Autre Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :

(si la fiche de poste à plusieurs emploi-type, indiquez la répartition des différentes fonction en pourcentage)

Ordonnance n°2021-1574 du 24 novembre 2021  2° de l'article L332-2