Catégorie statutaire / Corps : C (administratif)

Groupe RIFSEEP : 1

Domaine(s) fonctionnel(s)

Relation à l’usager / Accueil

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Chargée / chargé de relation et de service a l'usager  = FPUSA002

Vos activités principales

Au titre de l’accueil téléphonique (centre d’appels de la préfecture): (9h à 12h45  - 13h45 à 17h00)

Accueillir, orienter les usagers de la préfecture et des sous-préfectures.

Renseigner les usagers en s’appuyant sur les ressources disponibles (site internet de l’État, base de connaissance, accès aux applications)

Donner des RDV aux usagers en difficulté avec la procédure de prise de RDV par internet

Appliquer les engagements du référentiel qual-e-pref

se tenir informer de l’organisation des services de l’état et s’informer de l’actualité locale

missions annexes :

Gérer les retours d’alarmes incendie (contact de l’agent d’astreinte pour procéder à la levée de doute)

Gérer l’ouverture à distance des portails et portillons d’accès aux sites de Quimper et Brest, par le biais des interphones (en s’appuyant sur les images de videoprotection)

Au titre de l’accueil physique à la DDTM : (8h30 à 12h  - 13h45 à 16h30)

Assurer l’accueil et l’orientation des usagers et des partenaires, dans le cadre notamment des politiques interministérielles d’amélioration de la qualité de l’accueil : Orienter en fonction de la demande, Assurer l’écoute et les réponses de premier niveau

Assurer l'accueil  multicanal des différents interlocuteurs : physique, téléphonique

Renseigner les tableaux de bord de suivi de l’activité ( accueil physique, téléphonique)

Participer à la surveillance et à la sécurité de l’accès aux locaux

Mettre à disposition le registre de santé-sécurité au travail et en informer le.a conseiller.ère de prévention hygiène et sécurité, en charge de la gestion du registre

Participer à la rédaction et à la mise à jour des fiches de procédure relatives aux missions d’accueil sur le site

Dans le cadre de la polyvalence, Assurer l’ensemble de la mission courrier-courriel :

tri du courrier arrivée / préparation du courrier départ

orientation et réponse aux messages reçus sur la boite fonctionnelle ddtm@finistere.gouv.fr

enregistrement de certains courriers dans l’application Maarch

Sur l’ensemble des sites : Participer à la démarche d’amélioration continue dans le cadre du référentiel qualité Service public +

NB : se référer au tableau des polyvalences pour l’ordre de priorité des polyvalences.

A titre indicatif la répartition est fixée comme suit : 60% standard, 40% DDTM. Cela est susceptible de modification pendant les congés ou en cas d'absence.

Qui contacter :

La cheffe de service : Aurore LEMASSON – 02 90 77 22 80 – aurore.lemasson@finistere.gouv.fr

L’adjointe à la cheffe de service : Carole Marvy – 02 90 77 22 81 – carole.marvy@finistere.pref.gouv.fr

La responsable du pôle accueil téléphonique : Emilie LEWANDOWSKI – 02 90 77 22 95 - emilie.lewandowski@finistere.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 

publication réglementaire minimale d'un mois sur MOB-MI et la PEP à compter de la date de publication de la fiche.

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/index.php/mobilite-postes-vacants

Pour candidater sur un poste :

vous devez tout d'abord effectuer une recherche de postes. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre soit sur MOB-MI

https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/fiche-metier/fiche-guide-candidat-mobmi_10.aspx?LCID=1036

soit sur CSP – Choisir le service public

https://choisirleservicepublic.gouv.fr/

Le formulaire de mobilité qui vous permet de candidater est disponible en téléchargement via le lien ci-dessous

Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Lien vers le formulaire CAIOM :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-Formulaire-CAIOM%202025.pdf

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3
directions départementales interministérielles.
Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Activités du service

Accueil physique des usagers ( Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS Quimper, DDETS Brest)
Points d’accueil numériques (préfecture)
Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
Gestion du courrier : tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
Gestion des courriels : boite fonctionnelle de la préfecture, de la DDTM, de la DDPP, maarch
Gestion des archives

Composition et effectifs du service

Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service, 1 adjointe, 2 cheffes de pôle, 21 agents.

Liaisons hiérarchiques

Cheffe du pôle accueil téléphonique

Adjointe de la cheffe de service

Cheffe du service des relations avec les usagers,

Directeur adjoint du secrétariat général commun, Directrice du secrétariat général commun

Liaisons fonctionnelles

Usagers, tous services de la préfecture, DDTM, 

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique  - à acquérir
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique  - à acquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe / niveau pratique  - requis
Savoir s'organiser / niveau pratique  - requis
Savoir analyser / niveau pratique  - requis
Savoir rédiger / niveau initié  - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique  - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise  - à acquérir
Savoir s'adapter / niveau pratique  - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau pratique  - requis
Savoir communiquer / niveau pratique  - requis

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

position de travail définie dans un planning

Présence  aux horaires d’ouverture au public

Formation à l’accueil des usagers, à caractère obligatoire (actualisation tous les 4 ans)

nécessité de s’informer de l’actualité départementale et régionale (médias locaux…).

Poste non télétravaillable

Durée attendue sur le poste : 3 ans

1° de l'article L332-2 (anciennement 1° de l'article 4)