Agent d'accueil polyvalent

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le secrétariat général commun départemental de la Vienne (SGCD) assure pour l’ensemble des directions de préfecture et de directions départementales interministérielles (DDI) les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire, à la performance, à l’immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d’accueil ainsi qu’aux systèmes d’information et de communication. 

Les missions du Pôle Accueils Qualité consistent à assurer le lien entre les usagers et l’administration ; à accueillir et orienter les usagers des services de la Préfecture et des Directions départementales du département de la Vienne (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel, accompagnement aux démarches en ligne). Le pôle est également en charge de la conduite de la démarche qualité (labellisation, bonnes pratiques) et de la communication interne (gestion du site intranet et édition de divers supports de communication à destination des agents).

Vos activités principales :

Site Préfecture : 

En lien avec l’accueil général : 

- Renseigner les usagers sur les démarches dématérialisées (démarches France Titres et ANEF) par téléphone 

ou à l’accueil du bâtiment Haussmann ; 

- Assurer la prise de rendez-vous ; 

- Assurer l’accompagnement des usagers au point numérique (PAN). 

En lien avec le standard : 

- Accueillir et orienter les usagers vers les services compétents dans le respect des procédures établies ; 

- Assurer le lien entre les usagers et les services ; 

- Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau. 

En lien avec le courrier : 

- Réceptionner et classer le courrier entrant ; 

- Préparer le courrier réservé (courriers sensibles, circulaires, …) ; 

- Réceptionner les actes des collectivités locales et les livraisons ; 

- Préparer le courrier et les colis à expédier ; 

- Assurer le suivi dématérialisé des parapheurs DDI ; 

- Enregistrer les recommandés ; 

- Assurer le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l’application MAARCH ; 

- Prise en charge de navettes courriers ; 

- Gérer le suivi des courriels (transmission aux services concernés, réponse de premier niveau). 

Site Providence : 

- Accueil physique et téléphonique des usagers (DDT, DDPP et UBD-DREAL) ; 

- Accueillir et orienter les usagers vers le(s) service(s) ou l’interlocuteur compétent(s) ; 

- Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau ; 

- Réceptionner et trier le courrier entrant DDPP et DDT ; 

- Traitement et orientation des courriels DDPP. 

Composition et effectifs du service :

12 agents (2 A, 2 B et 8 C) 

2 Jeunes volontaires en service civique 

Liaisons hiérarchiques :

Responsable du Pôle Accueils Qualité Adjointe au responsable de Pôle Directrice et directrice adjointe du SGCD 

Liaisons fonctionnelles :

Services de l’État 

Directions départementales interministérielles (DDI)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

En lien avec l’accueil : 

- Contraintes horaires liées aux horaires d’accueil du public : présence exigée de 8h45 à 12h et de 13h30 à 

16h30 (sites Préfecture et Providence) ; 

- Rôle dans la chaîne de procédure incendie (sites Préfecture et Providence) ; 

En lien avec le courrier : 

- Préparation des envois avant 14h30 (site Préfecture). 

En lien avec le standard : 

- Contraintes horaires liées à l’ouverture ou à la fermeture du standard : ouverture 07h45 et fermeture 19h00 

(site Préfecture) ; 

- Astreinte soirs et week-ends. 

En cas de suppléance : 

- En fonction des nécessités de service ; 

- Déplacement à prévoir entre les différents sites (Préfecture et Providence). 

En tant que contributeur de la démarche qualité, vous contribuez activement à la mise en œuvre des engagements qui vous concernent au sein du référentiel qualité en lien avec votre référent de bureau.

GROUPE RIFSEEP : 2

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Vos perspectives :

Evolution vers un poste nécessitant de la réactivité, de la polyvalence et le suivi de dossiers complexes.

Pour candidater, veuillez transmettre les éléments suivants :

CV

LETTRE DE MOTIVATION

FORMULAIRE DE MOBILITÉ (obligatoire même pour les contractuels)

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

2° de l'article L332-2 du Code général de la fonction publique