Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

L’agent est en charge de l’accueil téléphonique, de l’accueil physique et du courrier sur le site de la préfecture.
- gestion du courrier (mutualisé sur le site de la préfecture)tri et répartition du courrier des 4 structures, services et collectivités (courrier recommandé et normal)/préparation des navettes inter-services et préparation du courrier au départ/gestion courrier réservé via logiciel MAARCH + saisine des SVE/mise à jour des organigrammes et des tableaux et procédures d’aide au courrier/réception et départ des livraisons/suivi des parapheurs/distribution du courrier au corps préfectoral/réception et poinçonnage des actes d’urbanisme et suivi des bordereaux/gestion de la boite mail dédiée/publication des arrêtés au RAA

Sur les DDI : préparation du courrier au départ et des navettes inter-services + répartition du courrier pré-trié

- gestion accueils physique et téléphonique

renseignements de 1er niveau, orientation et conseil aux usagers sur les démarches à suivre, via les différents canaux de contact/gestion et suivi des boites mail dédiées/participation à la formalisation des tâches de l’accueil et des documents délivrés aux usagers, et par la suite en assurer leur mise à jour/participation à la réflexion sur l’évolution des métiers de l’accueil et sur les axes d’amélioration de l’accueil des usagers dans sa globalité, dans le cadre de Quali-ATE et de Services Publics +/mise à jour des bases documentaires (annuaires, fiches de procédures…)
pour le standard téléphonique : gestion des appels de la DDPP/pour le point d’accès numérique : accompagnement de l’usager dans certaines démarches dématérialisées (permis de conduire, cartes grises, CNI-passeports)/éventuellement participation aux formations des agents France Services/gestion de la messagerie dédiée aux France Services (Administration +)
+ mission annexe de référent archives pour le SIDRU

En outre, l’agent pourra, tant que de besoin, participer aux activités du SIDRU autres que celles inscrites dans sa fiche de poste en cas de nécessité de service.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Gestion du courrier, de l’accueil physique et téléphonique sur les 4 structures

Composition et effectifs du service
15 agents : 1 A, 4 B, 9 C et 1 service civique

Liaisons hiérarchiques
Cheffe de service et son adjointe

Directeur du SGCD et son adjointe

Liaisons fonctionnelles
Secrétaire général préfecture, directeurs DDI et des services concernés par l’accueil

Mobilité inter-site (entre préfecture et DDTM) : répartition du temps au mois : 3/4 préfecture – 1/4 DDTM en fonction des contraintes d’effectifs du service

Ponctualité sur les horaires d’accueil

Adaptabilité et réactivité

Capacité à travailler avec une équipe multi-sites

Discrétion et rigueur

Engagement dans les démarches Quali-ATE et SP+

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise à acquérir

Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise à acquérir

Savoir Faire 

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Avoir l'esprit de synthèse niveau pratique requis

Savoir s'organiser niveau maîtrise requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines niveau expert requis

savoir s'adapter niveau expert requis

savoir communiquer niveau maîtrise requis

Vos perspectives :Évolution vers de la polyvalence élargie ou au sein des différentes structures par la connaissance d’un environnement professionnel élargi

Durée attendue sur le poste :3 ans

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
CV
lettre de MOTIVATION
Formulaire de mobilité

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

CONTACT

Morgane PEREZ, cheffe du service : morgane.perez@herault.gouv.fr 04 67 61 60 79

2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.