GROUPE 1

Vos activités principales

Accueil des usagers :
Durant les plages d’ouverture de la Sous-préfecture au public : accueil général des usagers, oriente et renseigne les usagers sur les procédures, aide les usagers dans leurs démarches aux points numériques en lien avec le service civique, préparation à l’expédition du courrier, accueil et orientation des participants aux réunions et rendez-vous du Sous-préfet, réception des livraisons et orientation des entreprises extérieures, mise à disposition des imprimés et documents dans les présentoirs, réapprovisionnement, ouverture des portes, réponses aux appels téléphoniques et à l'interphone, remise du courrier aux mairies via les policiers municipaux.

Assurer les missions de proximité :En lien avec les forces de l’ordre : réponse aux réquisitions, gestion de la boîte fonctionnelle «réquisitions », recherche et transmission des dossiers (CNI, permis de conduire …), courriers divers liés aux situations des usagers, relevé d’information intégral, fiches médicales conducteur, vérifications FPR.

Réglementation : oppositions à sortie du territoire pour les mineurs, délivrance des certificats prévus en matière de convention internationale : déclaration d’option au titre de l’accord franco-algérien du 11 octobre 1983, délivrance des récépissé des revendeurs d’objets mobiliers, duplicata des permis de chasser

Suivi et instruction des dossiers de demande de logements fonctionnaires: accompagnement des demandeurs, prise de contact auprès des bailleurs sociaux,  élaboration des statistiques.

Appui à la secrétaire générale :

En tant que de besoin, assister la secrétaire générale pour les tâches administratives, courriers liés aux interventions, aide à la préparation des cérémonies de naturalisation…

Assister la secrétaire générale dans l’accompagnement du service civique (appui au recrutement, formation, accompagnement dans les démarches) .

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction de la réglementation ou de nouveaux process.

Votre environnement professionnel

Activités du service

secrétariat général de la sous-préfecture, accueil et missions de proximité auprès des usagers

 
Composition et effectifs du service

1 secrétaire générale, 2 cadres C, 1 emploi civique  

  
Liaisons hiérarchiques

Secrétaire générale de la sous-préfecture 

 
Liaisons fonctionnelles

Sous-préfecture, préfecture, mairies, police nationale et gendarmerie, Centre d’Expertise et de Ressources Titres (CERT)

Disponibilité, discrétion

Contraintes horaires durant l’ouverture de la sous-préfecture au public

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation / niveau maîtrise - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - requis
Savoir analyser / niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser   niveau pratique - requis
Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter  / niveau maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Autres : à acquérir : les techniques d’accueil, les droits à conduire, les cartes grises, les logiciels SNPC et SIV, savoir gérer les conflits

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

CONTACT

La secrétaire générale – Catherine GALINIE– catherine.galinie@herault.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
- CV
- lettre de motivation
- Formulaire de mobilité quelque soit votre statut

Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.