RIFSEEP : 1

 
Code emploi type : ADM005A

Code RIME : FP2ADM04

Code RMFP : ERDIR022

 
Vos activités principales :

L'activité est mutualisée avec celle de l'autre assistante de direction au secrétariat général et suppose aussi de travailler en équipe avec l’assistant de la préfète délégué (remplacements possibles : congés, etc.).

Au sein du secrétariat commun, l'assistant de direction :
- aide à l'organisation du travail de direction
- traite les contacts des responsables : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
- planifie, organise et assure le suivi des réunions
- réceptionne les parapheurs et leur suivi
- traite des dossiers ponctuels et assure le suivi d'affaires réservées
- veille à la bonne réception dans les délais impartis des dossiers pour le secrétaire général / secrétaire général adjoint
- assure l'accueil physique et téléphonique
- gère les messageries fonctionnelles de la préfète déléguée pour l’égalité des chances, de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint
- prend en charge des aspects logistiques de la fonction de direction (réservation de billets de trains par exemple ce qui suppose de se former au logiciel chorus)
- gère et commande les fournitures de bureau LYRECO, ainsi que le mobilier pour la direction
- courrier départ et arrivée de la direction sous la forme de parapheurs principalement.

Activités du service :

La préfète déléguée pour l’égalité des chances anime et coordonne les dispositifs de l’État dans les domaines de l’emploi, de l’éducation, du logement, de la rénovation urbaine, de la citoyenneté.
La secrétaire générale et le secrétaire général adjoint dirigent les services administratifs de la préfecture et assure la coordination et l’animation des services départementaux de l’État.

Composition et effectifs du service :

Le secrétariat commun est composé de 2 secrétaires. Il exerce son activité pour le compte des autorités préfectorales.

Sa composition et son organisation est susceptible d’évoluer.

Liaisons hiérarchiques :

La préfète déléguée pour l’égalité des chances,

La secrétaire générale

Le secrétaire général adjoint

Liaisons fonctionnelles :

Directeurs de la préfecture, assistants du corps préfectoral et des DDI et partenaires extérieurs.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique-bureautique

/ niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel

/ niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

/ niveau maîtrise - requis

Avoir l'esprit de synthèse

/ niveau initié - requis

Savoir s'organiser

/ niveau maîtrise - requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines

/ niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter

/ niveau maîtrise - à acquérir

S'avoir s'exprimer oralement
/ niveau pratique - requis

Savoir accueillir
/ niveau pratique - requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Réactivité en fonction de l’urgence des demandes – sens de l’organisation – disponibilité en fonction des besoins
du service – travail en binôme
Liaison directe avec les membres du corps préfectoral
Confidentialité sur les dossiers et les communications téléphoniques
L’agent assure sa mission dans le respect des engagements fixés par le référentiel Qualipref :
- un accueil téléphonique courtois et efficace
- une réponse aux courriels en moins de 10 jours dans 80 % des cas.

Qui contacter ?

Philippe FERRATON, chef de service RH du SGCD, 03 88 21 60 35
philippe.ferraton@bas-rhin.gouv.fr

Merci d’indiquer en objet : candidature et l’intitulé du poste

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/annexe_I_-_Formulaire_de_demande_de_mobilit%C3%A9.docx

Personnels externes :

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/128790/1027209/file/formulaire_de_demande_de_mobilite.docx

Localisation administrative :

Préfecture du Bas-Rhin – Secrétariat Général

5 place de la République – 67000 STRASBOURG

SAA : 67PR0000

SAO : 67PR3000

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) ;

Article L332-2 du Code général de la fonction publique.