RIFSEEP :1

Vos activités principales

L’assistant(e) administratif(ve) a pour missions

- Effectuer le secrétariat au sein d’un pool mutualisé des autorités préfectorales du département (réception des appels téléphoniques, réception des visiteurs, mise en forme de courriers, tenue de l'agenda, organisation des missions, suivi des invitations reçues, suivi du protocole, etc.)

- Appuyer ponctuellement, en fonction de l’activité, le secrétariat des sous-préfets d’arrondissement

- Organiser des réceptions officielles en liaison avec la résidence du directeur de cabinet et l’hôtel préfectoral ;
- Organiser les réunions pour le directeur de cabinet (réservation de salles, invitation des participants, ...)

- Organiser des visioconférences et audioconférences

Activités du service :

Secrétariat du préfet, du secrétaire général et du directeur de cabinet du préfet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Fonctionnement en équipe (3 postes)

Horaires particuliers

Travail en partenariat avec l’interne et l’externe

Liaisons hiérarchiques :

Le titulaire du poste est placé directement sous l'autorité des autorités préfectorales – Ce poste est assistant de direction et référent du directeur de cabinet du préfet

Liaisons fonctionnelles :

Il est en relation avec les directeurs, les chefs de bureau, les secrétariats particuliers, l'ensemble des chefs de services de l’État et les personnes extérieures qui sont en relation avec le corps préfectoral.

Durée attendue sur le poste :

4 à 5 ans

Qui contacter ?

sgc-recrutement-mobilite@hautes-pyrenees.gouv.fr

Obligation de postuler sur le site employeur pour que la candidature soit recevable (contractuel(le) / titulaire)

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

CV-Lettre de motivation – formulaire de mobilité totalement signé – 3 derniers entretiens professionnels

Télécharger le formulaire unifié de mobilité et son annexe pour les candidatures internes et externes:-

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique -bureautique

/ niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel

/ niveau pratique - requis

Savoir-faire
 

Savoir s'organiser

/ niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger

/ niveau pratique- requis

Savoir-être

 Avoir le sens des relations humaines

/ niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter

/ niveau pratique-requis

Savoir communiquer

/ niveau maîtrise-requis

 Code fiche ADM005A

RIME FPDIR038

Sur le fondement de la loi n 84-16 du 11 janvier 1984, le recrutement sur contrat s"'appuie sur 2° de l’article L332-2-2b