Emploi type : ASSISTANT DE
DIRECTION

CODE EMPLOI : FPDIR038

Groupe IFSE 1

Votre environnement professionnel


Activités du service

La sous-préfecture des Andelys incarne à l’échelle de l’arrondissement (185 communes et 4 établissements de coopération intercommunale), l’État au plus près des territoires et met en œuvre les politiques publiques « au dernier kilomètre ». Outre la place qu’occupe la sous-préfecture dans la représentation de l’État au niveau de l’arrondissement, le sous-préfet et ses agents assistent au quotidien le préfet dans le contrôle du respect des lois et des règlements et concourent au maintien de l’ordre public et à la sécurité des personnes. Le sous-préfet anime et coordonne l’action des services de l’État et participe à l’exercice du contrôle administratif et du conseil aux collectivités territoriales.

Vos activités principales :

Doté d’un sens aigu de l’organisation, faisant preuve de méthodologie et d’une grande discrétion, l’assistant de direction, secrétaire du sous-préfet est un agent essentiel au fonctionnement de la sous-préfecture et à son organisation. A ce titre, vos activités principales consistent à :

1/ Assurer le secrétariat particulier du sous-préfet :
- Gérer son agenda et ses déplacements.
- Constituer les dossiers du sous-préfet en prévision des réunions et déplacements.
- Réceptionner, orienter et traiter des appels téléphoniques et mails.
- Accueillir les personnes reçues par le sous-préfet.
- Rédiger des courriers et correspondances.
- Assurer l’organisation matérielle de réunions et réceptions organisées par la sous-préfecture en ses murs et en dehors.

2/ Assister le secrétaire général :
- Veiller à la mise à jour et à la cohérence de son agenda,
- Planifier et organiser des réunions placées sous son autorité,
- Rédiger des courriers et correspondances, mettre en forme des présentations et diaporama.
- Assister le secrétaire général dans l’organisation des réunions des maires de l’arrondissement.

3/ Assurer la coordination des missions support de la sous-préfecture :
- Assurer un dialogue constant avec le chauffeur du sous-préfet pour fiabiliser et sécuriser les déplacements.
- Assurer un dialogue constant avec les services du secrétariat général commun départemental notamment pour la programmation d’intervention techniques et de maintenance des bâtiments et pour la gestion des frais de déplacement du personnel.
- Créer des outils d’informations et de communication interne et externe,
- Assurer le suivi budgétaire de la sous-préfecture.

Liaison hiérarchique :

N +1 : le secrétaire général

N+2 : le sous-préfet

Liaisons fonctionnelles :

Liaisons fonctionnelles :
• les membres du cors préfectoral et leurs secrétariats
• les chefs des services de l’État et leurs secrétariats
• les agents de la sous-préfecture
• les collectivités territoriales et usagers du service publics.

Connaissances techniques
Connaître l’environnement professionnel
Niveau : Maîtrise - A acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique
Niveau : Maîtrise - Requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables ;
Niveau : Initié – A acquérir

Savoir-faire
Savoir rédiger et maîtriser l’orthographe et la syntaxe
Niveau Pratique - Requis

Savoir s'organiser :
Niveau Pratique – Requis

Savoir communiquer avec des interlocuteurs variés :
Niveau Pratique - A acquérir

Savoir-être
Savoir s'adapter :
Niveau Pratique - Requis

Avoir le sens des relations humaines
Niveau Pratique - Requis

Être autonome :
Niveau Pratique - A acquérir

Avoir le sens de l'organisation : niveau Maîtrise – A acquérir

Avoir l’esprit d’initiative :
Niveau Pratique – A acquérir

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative : Sous-préfecture des Andelys

Composition et effectif du service

12 agents :

- le sous-préfet
- le secrétaire général,
- deux chargés de mission à la politique de la ville et à la transition économique et écologique placés auprès du sous-préfet
- un chauffeur, agent technique de catégorie
- 1 assistant de direction, adjoint administratif
- un pôle d’appui aux territoires
- un pôle sécurité et réglementation dont le responsable assure également les fonctions de secrétaire général adjoint de la sous-préfecture.

Titre III du livre III du code général de la fonction publique - 2° de l'article 322-2