Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Réception et tri du courrier arrivé

Organisation et préparation des petits-déjeuners, déjeuners, diners : envoi des invitations- suivi des réponses- plans de table-menus-cavaliers

Gestion du planning des manifestations de la résidence du préfet

Gestion des frais de représentation du préfet : constitution des dossiers (factures, invitations, liste des invités, plan de table, menus, fiches de déclaration de frais de représentation, relevé de comptes)

Suivi des autorisations d’absences des 12 préfets de département

Présentation et remerciements des vœux du préfet

Commandes des fournitures secrétariat et préfet

Assister la cheffe du secrétariat

En l’absence du (de la) chef(fe) du secrétariat :

- Organisation de l’environnement professionnel du préfet

* suivi et mise à jour de l’agenda

* planification des déplacements (avion-taxi-hôtel)

* accueil téléphonique et physique au secrétariat

* renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents

* recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

* gestion et suivi des courriers électroniques : boîte fonctionnelle du secrétariat et du préfet

* suivi des parapheurs et dossiers remis au préfet

* application du protocole

* organiser les visites du préfet en lien avec son Cabinet

* suivi des invitations quand le préfet est concerné

Votre environnement professionnel

Composition et effectifs du service

2 assistantes - 1 préfet

Liaisons hiérarchiques

Chef(fe) du secrétariat du préfet

Liaisons fonctionnelles

Cabinets ministériels, directions régionales et départementales des services de l’État, collectivités territoriales, acteurs économiques de la région, forces de sécurité intérieure.

Spécificités du poste / Contraintes :

Poste exposé et difficile ;

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

Disponibilité et rigueur ;

Horaires décalés en fonction des pics d’activités et des obligations du service ;

Une permanence méridienne doit être assurée.

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel - niveau expert - requis

Avoir des compétences en informatique-bureautique - niveau expert - requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe - niveau expert- requis

Savoir analyser - niveau expert - requis

Savoir s'organiser - niveau expert - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau expert - requis

Savoir communiquer - niveau expert - requis

Savoir s'adapter - niveau expert - requis

Savoir s'exprimer oralement - niveau expert - requis

Perspectives :

Emplois-type passerelle proposés par le référentiel des emplois

Durée attendue sur le poste : 5 ans

ATTENTION pour être recevable toute candidature doit être déposée en ligne sur le site "Choisir le service public" ou "MobMI".

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Qui contacter :

Madame DUBOS Sandrine, Chef(fe) du secrétariat du préfet : sandrine.dubos@haute-garonne.gouv.fr

En copie : sgc-recrutement-mobilite@haute-garonne.gouv.fr

Emploi fonctionnel :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ERDIR022

 Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : ADM005A

Fondement 2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.