Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Vos missions au sein du SGAMI EST, sous l'autorité directe de la Secrétaire Générale Adjointe :

- assurer le secrétariat particulier de la Secrétaire Générale Adjointe (accueil téléphonique et physique, gestion de l'agenda, gestion des déplacements, préparation de ses dossiers quotidiens)

- assurer la gestion RH de proximité du pôle SGA constitué de 9 personnes : 2 chargés de mission, un bureau de pilotage de la performance (2 personnes), un bureau de la coordination du courrier (2 personnes), un conseiller de prévention et 2 apprentis (congés, missions, formations, appui logistique), ainsi que celle de la psychologue coordinatrice zonale (SSPO)

- traiter les dossiers ponctuels, le courrier arrivée/départ, la rédaction et mise en forme de courriers, notes compte-rendu et diaporamas

- contrôler les courriers avant signature de la Secrétaire Générale Adjointe et de la Préfète déléguée

- préparer et organiser les déplacements d’autorités

- planifier, organiser et suivre les réunions auxquelles participe la Secrétaire Générale Adjointe

- apporter un appui à la Secrétaire Générale Adjointe et aux chargés de mission dans la gestion et la coordination des dossiers transversaux du SGAMI

- appuyer l’administrateur du logiciel de temps de travail CASPER

- aider la chargée de mission lors de la préparation des CSA/FS

-coordination et suivi des dossiers de la délégation régionale à Dijon

-appui au secrétariat du/de la PDDS

Votre environnement professionnel :

Le Secrétariat Général Adjoint participe à l'exercice des missions du SGAMI EST en relation avec les services de la zone de défense et de sécurité Est et des directions du SGAMI

Le secrétariat général pour l'administration du ministère de l'Intérieur (SGAMI) est une structure transversale composée de 5 directions :

Direction de l'Administration Générale et des Finances
Direction des Ressources Humaines
Direction de l'Équipement et de la Logistique
Direction de l'Immobilier
Direction des Systèmes d'Information et de Communication
Une Délégation Régionale est implantée à DIJON

Activités du service
Le pôle Secrétariat Général Adjoint assure :

- Des missions de soutien administratif de suivi des dossiers de la préfète déléguée

- L’administration du logiciel CASPER

- Des actions de suivi des dossiers réservés et affaires générales.

Composition et effectifs du service

Le pôle SGA est composé de 9 agents ainsi répartis :

- pôle chargé de missions : 2 agents
- pôle B2PMR : 2 agents, 1 apprentie
- pôle secrétariat : 1 agent
- pôle prévention : 1 agent
- pôle coordination courrier : 2 agents

Liaisons hiérarchiques

La Secrétaire Générale Adjointe du SGAMI Est
Liaisons fonctionnelles
Ensemble des services de police et de gendarmerie de la préfecture de Zone de défense et de sécurité Est

Préfectures

Administrations centrales

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Disponibilité – Discrétion – Loyauté - Réactivité – Travail en équipe

Le titulaire de ce poste doit être méthodique et organisé

- Variétés des tâches

- Disponibilité

- Rigueur et discrétion

- Autonomie et réactivité

- Sens de l’initiative

- Permis B obligatoire

Qui contacter ?

La titulaire du poste 03 87 16 13 18

La DRH 03 87 16 11 21

Liste des pièces requises pour candidater :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Connaître l’environnement professionnel :                                     - Niveau Maitrise : requis  
Avoir des compétences en informatique-bureautique :                     - Niveau Maitrise : requis

Savoir faire :

Savoir s'organiser Maîtrise requis

Savoir rédiger Maîtrise requis

Avoir l'esprit de synthèse Maîtrise requis                                  Savoir travailler en équipe Maîtrise requis

Savoir être :

Avoir le sens des relations humaines: Maîtrise requis
Savoir communiquer: Maitrise requis
Savoir s’adapter: Maîtrise requis                                            

Autres :

Vos perspectives :

Ce poste , au cœur de la structure, permet d'avoir une connaissance approfondie de l'activité de l'ensemble des services du SGAMI Est.

L'expérience et les compétences acquises peuvent être valorisées dans la préparation aux examens professionnels et concours interne.

Durée attendue sur le poste :

3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation

Secrétariat Général pour l’Administration du Ministère de l’Intérieur Est

Secrétariat Général Adjoint

Espace Riberpray, - 12 Rue Belle-Iles

57036 METZ

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Assistant(e) de direction

ERDIR022

Titre III du Livre III du Code général de la Fonction publique,

2° de l'article L332-2