RIFSEEP : IFSE groupe 1 

Missions et Responsabilités :

En tant qu'assistant(e) de direction au sein du Cabinet du Préfet, votre rôle consiste à assurer la gestion efficace et fluide des activités administratives et organisationnelles de monsieur le Préfet du département de la Lozère. Vous œuvrez en étroite collaboration avec M. le Préfet et le directeur des services du cabinet pour garantir la coordination optimale des activités au sein de l'administration. Vos principales attributions :

• Gérer de manière rigoureuse l'agenda de M. le Préfet, en coordonnant les rendez-vous en fonction de ses priorités et de ses déplacements.

• Superviser la préparation minutieuse des dossiers et documents requis par le Préfet.

• Assurer un accueil téléphonique professionnel en filtrant et en orientant les interlocuteurs vers les services compétents. • Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions en veillant à leur bon déroulement.

• Gérer avec précision les dossiers ponctuels et le suivi des affaires spécifiques.

• Coordonner les déplacements officiels de M. le Préfet ainsi que les réceptions, y compris la gestion des menus et des plans de table en collaboration avec le personnel de résidence. • Organiser de manière impeccable les réceptions publiques et privées de M. le Préfet, en gérant les invitations et leur suivi.

• Rédiger des messages, des correspondances et des documents variés conformes aux normes professionnelles.

• Assurer efficacement l'intérim du secrétariat du directeur des services du cabinet en cas d'absence de la secrétaire attitrée.

Environnement professionnel :

• Vous exercez au sein du Cabinet du Préfet, où vous assumez le rôle d'assistant(e) de direction.

• Vous assurez également les fonctions de secrétariat pour le directeur des services du cabinet, en cas d'absence de la secrétaire attitrée.

Liaisons hiérarchiques :

• Vous êtes sous l'autorité de M. le Préfet.

Liaisons fonctionnelles :

• Vous collaborez avec les agents de la préfecture, les services déconcentrés et ministériels, ainsi qu'avec le public. 

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : 

- Horaires ponctuellement décalés. 

- Poste exposé qui exige disponibilité et une très grande discrétion est demandée. 

- Sens du travail en équipe. 

- Résistance au stress. 

- Autonomie, sens de l’initiative, rigueur et méthode. 

- Connaissance de l’environnement professionnel et des services déconcentrés. 

Qui contacter ? : 

Madame la secrétaire générale de la Lozère : 

mail : laure.trotin@lozere.gouv.fr téléphone : 04 66 49 60 00 (standard) 

Listes des pièces requises pour déposer une candidature : 

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses : 

Personnels du ministère de l'Intérieur 

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite- 2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf 

Personnels externes 

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulairede-mobilite-fevrier-2023.pdf 

Date limite de candidature : 1 mois à partir de la date de publication

Vos compétences principales mises en œuvre 

Connaissances techniques : 

02 Avoir des compétences en informatique - bureautique 04 Niveau maîtrise 01 

Requis 

04 Connaître l'environnement professionnel 04 Niveau maîtrise 02 A acquérir 

Savoir-faire :

09 Savoir s'organiser 04 Niveau maîtrise 01 Requis 

07 Savoir rédiger 04 Niveau maîtrise 01 Requis 

Savoir-être : 

05 Avoir le sens des relations humaines 01 Niveau pratique 01 Requis 

04 Savoir communiquer 01 Niveau pratique 01 Requis 

02 Savoir s'adapter 01 Niveau pratique 01 Requis

Vos perspectives : 

Ce poste offre une opportunité précieuse de développer vos compétences en gestion administrative, en coordination d'activités et en relations interpersonnelles. En fonction de votre performance et de votre engagement, des perspectives d'évolution au sein de l'administration préfectorale ou d'autres services gouvernementaux peuvent se présenter. 

Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique, 2° de l'article L332-2