• Vos activités principales :

Le pôle secrétariat du bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfet, Secrétaire générale, Directeur de cabinet et, sous réserve, un stagiaire INSP).

Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l’autorité du chef du bureau du cabinet.

Les 3secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral :

- l'accueil physique et téléphonique de personnalités et d’administrés,
- l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies et de pré-archivage…),
- la gestion des agendas et diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda Préfet),
- la gestion des déplacements (réservations trains, avions, hôtels et demande de remboursement de frais),
- le filtrage des interlocuteurs,
- la planification de tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end),
- la commande des fournitures,
- la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières,
- la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,
- la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation congés),
- le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral),
- un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites officielles).

• Votre environnement professionnel :

- Activités du service :

Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l’actualité politique des grands élus du département.

Le bureau du cabinet est également chargé de la lutte contre la radicalisation et de la mise en œuvre des mesures du plan départemental dans les domaines de la répression, de la prévention et de la sensibilisation.

- Composition du service :

    - 1 cheffe de bureau (A) et 1 adjointe (A)

    - 1 chargé de mission "lutte contre la radicalisation" (B)

    - 1 agent rédacteur-chargé des cérémonies (C) et 1 agent chargé des distinctions honorifiques (C)

    - le secrétariat du corps préfectoral (1 B et 2 C)

    - 2 chauffeurs (C)

    - 1 veilleur (C)

    - l'intendance (6 C).

• Liaisons hiérarchiques :

Le chef du bureau du cabinet et membres du corps préfectoral de la préfecture.

• Liaisons fonctionnelles :

Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral et les chefs de services de l'État dans le départ

Relations avec élus, personnalités issues des mondes associatif, économique...

• Pour candidater : cf rubrique info. complémentaires

L'agent exerce ses missions conformément aux engagements de la démarche qualité.

- Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Le pôle secrétariat doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de dispenser le corps préfectoral des contraintes logistiques, des sollicitations multiples etc. afin de lui permettre d’assurer son activité au quotidien.

La discrétion et l’aisance relationnelle.

Disponibilité : l'organisation en pôle repose sur trois plages horaires distinctes, permettant une couverture journalière optimale.

Les plages horaires minimales sont alternées entre les agents (8h00-16h30 / 9h00-17h30 / 11h00-19h00). Une présence est assurée de manière continue entre 8h00 et 19h00. Les plages sont adaptées en cas d'absence au sein du pôle (congés ou arrêts maladie).

Un intérêt pour la chose budgétaire serait un plus pour le ou la chef(fe) de pôle.

Vos compétences principales mises en œuvre :

- Compétences techniques :

• connaître l'environnement professionnel - niveau pratique requis
• avoir des compétences informatiques - niveau maîtrise requis
• avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau initié à acquérir

- Savoir-faire :

• savoir s'organiser - niveau maîtrise requis
• savoir rédiger - niveau maîtrise requis
• savoir travailler en équipe - niveau maîtrise requis

- Savoir-être :

• avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise requis
• savoir s'adapter - niveau maîtrise requis
• savoir communiquer - niveau maîtrise requis

- Durée attendue sur le poste : 3 ans
- service d'affectation : bureau cabinet
- RIFSEEP : 1
- Perspectives : évolution sur des missions similaires en préfecture de département ou dans d'autres services de l'Etat
- Code emploi type RMFP : ADM 007A
- Contacts :

• Morgane FIGENT, cheffe du bureau du cabinet, tél. 04.79.75.50.20 ou morgane.figent@savoie.gouv.fr
• Ludovic TRAUTMANN, directeur de cabinet, tél. 04.79.75.50.11 ou ludovic.trautmann@savoie.gouv.fr

- Pièces pour candidater :

CV, lettre de motivation et formulaire mobilité et recrutement disponible sur le lien :
https://interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

- Information logement social :

Les fonctionnaires titulaires dont les ressources permettent de prétendre à un logement social peuvent s'inscrire auprès du Service Logement de la DDETSPP pour demander un logement social réservé aux fonctionnaires à ddetspp-logement@savoie.gouv.fr

Au préalable, une demande de logement social doit être active et enregistrée dans notre département via la plateforme gouvernementale  https://www.demande-logement-social.gouv.fr/index
De plus, si votre conjoint est salarié du secteur privé, vous pouvez peut-être bénéficier d’un logement social via Action Logement  https://al-in.fr/#/deco

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).