Vos activités principales :

Le secrétariat général commun (SGC) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’Intérieur. Il assure, au bénéfice de la préfecture de département et des directions départementales interministérielles, et dans les conditions fixées par un contrat de service, la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale. La direction du SGC est assurée par un directeur appuyé de deux directeurs adjoints.

Placé(e) au cœur du fonctionnement du SGC, vous assurez l’assistance directe du directeur et de l’équipe de direction. À ce titre, vous jouez un rôle pivot dans l’organisation quotidienne, l’anticipation des besoins et la fluidité de la circulation de l’information. Vos missions comprennent :

1. Assistance directe à la direction du SGC :

- Assurer un secrétariat de haut niveau au bénéfice du directeur et des directeurs adjoints : gestion rigoureuse des agendas, organisation des déplacements, anticipation des échéances clés, coordination des priorités
- Préparer et suivre les dossiers stratégiques à présenter au corps préfectoral, aux DDI ou lors de réunions interministérielles
– Élaborer ou finaliser des documents structurants (notes, courriers, comptes rendus, relevés de décisions, tableaux de suivi)

2. Organisation et coordination :

– Planifier et organiser les réunions de l’équipe d’encadrement (directeurs adjoints, chefs de service, référents) : convocations, logistique, ordre du jour, préparation des supports
– Produire des comptes rendus fiables, synthétiques et diffusables dans des délais courts
– Veiller à la fluidité de l’information ascendante et descendante entre la direction et les services, et assurer une diffusion efficace auprès des partenaires internes et externes

3. Fiabilité administrative et appui quotidien :

– Gérer la réception, le tri et la diffusion du courrier (papier et numérique)
– Vérifier les parapheurs, garantir la conformité des documents soumis à signature
– Mettre à jour les tableaux de suivi, gérer la documentation opérationnelle du service et veiller à l’archivage
– Suivre la chronotique sur Casper, assister les agents dans la saisie des ordres de mission et états de frais
– Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction, avec professionnalisme et confidentialité

4. Rôle transversal et soutien ponctuel :

– Être le point de contact administratif transversal entre les services du SGC, les directions de préfecture, les sous-préfectures et les DDI
– Apporter un appui ponctuel aux autres services du SGC (RH, budget, logistique, SIC) selon les besoins et priorités
- Contribuer à la qualité du service public, engagements Quali ATE service public +

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

– Poste exigeant des qualités relationnelles, discrétion, organisation et méthodologie, faculté d’adaptation, rigueur et capacité de rédaction.

– Parfaite maîtrise des outils bureautiques (LibreOffice, LibreOffice Calc, messagerie, outils collaboratifs)

– Bonne connaissance des circuits administratifs de l’État, notamment en préfecture et dans les DDI (souhaitée)

– Aptitude à travailler en réseau dans un cadre interministériel

– Maîtrise des techniques de secrétariat de direction (prise de notes rapide, rédaction de documents formels, organisation d’agenda complexe, gestion de parapheur)

– Participer à la mise en œuvre et au respect des engagements du référentiel qual-e-ATE et service public +

Qui contacter ?

Pascal NAPPEY, directeur du SGC - pascal.nappey@alpes-maritimes.gouv.fr

Codifications métiers :

Domaine(s) fonctionnel(s) : Direction et pilotage des politiques publiques

 
Code emploi type MIOM :  ADM005A          

Code emploi de référence RIME : FPEADM05

Code emploi RMFP (nouveau) : ERDIR022

Catégorie statutaire / Corps :  C / Adjoints administratifs

 Groupe RIFSEEP : 2

• Compétences techniques

Connaître l'environnement professionnel

Avoir des compétences en informatique – bureautique

• Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

Savoir s'organiser

Avoir rédiger

• Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines

Savoir s'adapter

Savoir accueillir

Vos perspectives :

Poste pouvant permettre d’accéder à des fonctions d’un niveau supérieur.

Les missions permettent de développer ses compétences et la connaissance de l’environnement professionnel de l’administration territoriale de l’Etat dans un cadre interministériel.

 
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Votre environnement de travail

 Le poste est localisé au centre administratif départemental des Alpes-Maritimes (CADAM), idéalement desservi par les transports en commun (tram et bus : http://www.lignesdazur.com/ ) à proximité de l’A8 et de l'aéroport de Nice.

Nombreuses facilités et services proposés sur place aux agents y travaillant : restaurant administratif, petite restauration à emporter, cafétéria, parkings gratuits réservés aux personnels, crèche, salle de sport, magasin pour achats de produits de première nécessité, accès à des espaces verts à proximité,etc.

Le site du CADAM a été labellisé Employeur Pro-Vélo de niveau QR.

Envie d'en savoir plus sur les services de l’État dans le 06 ? Consultez le Site internet des services de l'Etat dans le 06!

IMPORTANT : liste des pièces requises pour déposer une candidature

Les candidatures doivent impérativement être déposées sur ce site, avec le formulaire complété, signé et visé par votre hiérarchie accompagné d'un CV et d'une lettre de motivation.

Le formulaire unique pour les titulaires et les contractuels doit être téléchargé à l’adresse suivante :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement du 2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique : un contractuel peut être recruté sur ce poste en l'absence de candidature d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.