Assistant(e) de Direction

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

1 – Secrétariat de direction
- Accueil téléphonique et physique des usagers
- Gestion du courrier ‘’Arrivée’’ et ‘’Départ’’
- Enregistrement du courrier dans l’application MAARCH
- Vérification et ventilation des parapheurs des différents bureaux de la direction
- Gestion et organisation des réunions de la direction et des 3 bureaux
- Gestion de l’agenda de la Directrice
- Tenue de l’organigramme de la direction
- Organisation et réservation des salles de réunion, visioconférences ou audioconférences
- Rédaction ou saisie de documents divers (bordereaux d’envoi…)
- Classement et archivage des dossiers de la directrice et du secrétariat

2 – Affaires transverses
- Préparation des dossiers transversaux ou de réunions en lien avec les bureaux concernés
- Établissement du planning prévisionnel des congés du personnel de la Direction en lien avec les chefs de bureau
- Passage et suivi des commandes de fournitures et du matériel de bureau pour les agents de la direction
- Suivi des besoins en mobilier de la direction
- Appel de la maintenance et suivi des interventions pour les photocopieurs de la direction (renouvellement des cartouches ou dysfonctionnement)
- Suivi de proximité des dossiers RH en lien avec le Service général commun (transmission arrêts de maladie, demande de télétravail…)

Autres activités :
- Correspondante du service d’action sociale

L’agent sera amené à participer à la vie et au fonctionnement du service.
Ces activités sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

SECRETARIAT

Composition et effectifs du service

3 bureaux – 21 agents

Liaisons hiérarchiques

Directrice et son adjointe

Liaisons fonctionnelles

Secrétariat Général - Contact permanent avec les Chefs de bureaux et agents de la Direction - rapport avec les Chefs de services de l'Etat.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Disponibilité

- Discrétion

- Rigueur

- Aptitude à la polyvalence

- Réactivité

- Capacité de compréhension et d’analyse

Durée attendue sur le poste : 5 ans

PERSONNES A CONTACTER :

- Mme Jocelyne MUDAY, directrice des collectivités locales et de la réglementation économique : jocelyne.muday@martinique.gouv.fr
- Mme Gertrude AUGUSTE-CHARLERY, directrice adjointe : gertrude.auguste-charlery@martinique.gouv.fr

POUR CANDIDATER :

- vous devez impérativement enregistrer votre candidature en ligne sur le site MOB-MI: https://ministereinterieur-employee.talent-soft.com/ ou via l'internet https://choisirleservicepublic.gouv.fr

- pièces à transmettre à l'adresse mail :
pref-sgc-recrutement@martinique.gouv.fr :
CV, lettre de motivation et pour tous les fonctionnaires, le formulaire de mobilité ci-contre dûment renseigné (https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf)

Afin de valider votre candidature, vous devez impérativement postuler en ligne.

Code général de la fonction publique, Livre III, Titre III

En cas d’absence de candidatures de titulaires, le poste peut-être pourvu par contrat en application du Code général de la fonction publique, Livre III, Titre III, articles L332-2 à L332-24.