Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

Assistante de direction:
-suivre et mettre à jour l’agenda de la direction
-organiser et préparer les dossiers des réunions
-rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus et documents de travail et assurer leur diffusion
-assurer le suivi des parapheurs et veiller à leur bonne présentation et circulation
-réception et distribution du courrier dans les services
-assurer l’accueil physique et l’accueil téléphonique
-faciliter le classement et l’archivage des dossiers
-assurer le suivi du planning prévisionnel des congés
-mettre à jour les fiches de procédures
-assurer le suivi du dossier «parking de l’Arget»
-assurer le suivi du courrier, des boîtes fonctionnelles, Maarch et diffuser l’information

Assistante de voyage:
-organiser les déplacements des agents du SGCD
-saisir les ordres de missions permanents et ponctuels dans l’application CHORUS DT
-saisir les frais de déplacements après obtention des justificatifs dans l’application CHORUS DT
-rédiger les autorisations d’utilisations des véhicules de service après collecte des permis de conduire et attestations

Assistante de communication:
-mettre à jour l’intranet, diffuser les informations concernant l’activité et l’actualité
- élaborer le bilan annuel d’activité en lien avec les services
-créer et diffuser le flash info
-mettre à jour et diffuser les annuaires et organigrammes
-assurer la collecte des organigrammes des autres services
-participer à l’accueil des nouveaux arrivants : mise à jour du livret d’accueil, organisation des réunions
-création de plaquettes ou de documents de travail via des outils de communication

Appui logistique au service RH:
-participer à l’activité du bureau de la formation en binôme avec le chargé de formation : diffuser des offres de formation,rédiger et envoyer des convocations, réserver des salles ...

-assister le responsable RH pour le secrétariat des instances du dialogue social : convocation, constitution des dossiers, mise en forme des comptes rendus, diffusion après signature et publication sous intranet

-appuyer le service RH pour des missions ponctuelles en cas de surcharge d'activité

Chargé des inventaires des résidences du corps préfectoral et des œuvres d’art:

-mettre à jour les informations sur le logiciel TELEINV

-participer physiquement aux inventaires lors des entrées et sorties des résidences avec le corps préfectoral ou le personnel de résidence, vérifier la bonne identification des objets

-rédiger les PV à faire signer par les occupants des résidences

-collecter les informations nécessaires au suivi des inventaires auprès des services

-recenser les œuvres d’art, leur état, les déplacements et effectuer la mise à jour des inventaires

Appui au bureau d’action sociale:

-diffuser l’information

-participer à l’organisation de l’arbre de noël

-prendre les RV médecine de prévention et classer les comptes-rendu

-appui restauration collective

Qui contacter :

- Mme Claudie CARROUEE, la Directrice du Secrétariat général commun départemental de l’Ariège  (Tél secrétariat: 05.61.02.10.16) : claudie.carrouee@ariege.gouv.fr

- Le service des ressources humaines du Secrétariat général commun départemental de l’Ariège : (Tél. : 05 61 02 11 13/10 25) : sgc-rh@ariege.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

CV / Lettre de motivation / formulaire de mobilité

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

 Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

- Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis

- Avoir des compétences en communication et outils de communication / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

- Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

- Savoir analyser / niveau pratique - requis

- Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - requis

- Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

 - Savoir rédiger / niveau pratique - requis

Savoir- être :

- Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

- Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

- Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

- Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

- Savoir prendre des initiatives / niveau maîtrise - requis

- Savoir rendre compte / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Évolution sur un poste de secrétariat à responsabilité

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la Préfecture, le SGCD et les directions départementales interministérielles.

Il comprend 3 services : le service des ressources humaines, le service budget, achats, logistique, immobilier et le service numérique.

Composition et effectifs du service

38 ETP répartis en 3 services (Ressources humaines, Budget/achat/immobilier/logistique, SNUM) et une mission transversale rattachée à la direction pour assurer l’appui au pilotage des DDI, le suivi du contrat de service, la mission de référent transition écologique

L’unité direction du SGCD dispose de 5 ETP : 4 catégories A/A+ - 1 catégorie C

directrice (1 A+),
directeur (rice) adjoint(e) – référent(e) de proximité DDETSPP (1 A),
directeur (rice) adjoint(e)référent(e) de proximité DDT ( 1 A),
assistant(e) de direction (C)
chargée de l’action sociale (A).

Liaisons hiérarchiques

Le secrétariat de direction est sous l’autorité du directeur et les directeurs adjoints.

Liaisons fonctionnelles
Le secrétariat de direction entretient des relations fonctionnelles avec les services bénéficiaires (direction et agents), les agents du SGCD et les assistantes de direction des DDI ou du corps préfectoral, les acteurs régionaux et nationaux liées aux missions du SGCD.

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

- disponibilité (amplitude horaire)

- devoir absolu de discrétion et respect de la confidentialité.

- sens des relations humaines

- savoir travailler en autonomie, prendre des initiatives et savoir rendre compte

- Missions télétravaillables : rédaction et mise en forme de courriers, de comptes rendus, de notes, mise à jour de l’intranet et de documents de communications

Localisation administrative :

Secrétariat général commun départemental (SGCD) de l’Ariège

Direction

2, rue de la préfecture – Préfet Claude Erignac

BP 40087

09007 Foix Cédex

Domaine fonctionnel :

Administration générale

Emploi type / Code fiche de l'emploi-type

- Assistant d’administration générale FP2ADM04

- Administrateur animateur de l’intranet FP2COM09

Fondement juridique du recrutement sur contrat, le cas échéant :

2° de l'article L332-2