Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

En tant qu’assistante du préfet délégué pour l’égalité des chances, en lien avec la directrice de cabinet, en binôme :

- Gérer l’agenda du préfet délégué pour l’égalité des chances en lien avec la direction du cabinet: planifier les réunions et visites de terrain, notamment les réunions périodiques avec les services déconcentrés et les délégués du préfet.

- Assurer le bon déroulement des réunions et visites planifiées : réserver les salles et outils nécessaires, rédiger les invitations, assurer les relances, tenir une liste de présence, organiser les déplacements et préparer les dossiers de la journée, gérer la mise à jour des contacts.

- Recevoir les appels et les retranscrire, communiquer les directives du préfet auprès des services déconcentrés.

- Rédiger, modifier, envoyer des courriers et notes préparés par le préfet délégué, les membres du cabinet et les services.

- Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier, en faisant le lien avec le contenu des parapheurs mis en signature.

- Gérer les stocks des fournitures de bureau et de réception.

- Assurer la gestion des congés du préfet délégué, des congés exceptionnels des membres du cabinet et des délégués du préfet.

- Réserver les billets de train et les chambres d’hôtel pour le préfet délégué et les membres du cabinet en cas de déplacement.

- Assurer la charge du secrétariat durant les absences du binôme et travailler en horaires de brigade.

En tant qu’assistante de la sous-préfète en charge du territoire roubaisien  :

- Gérer l’agenda de la sous-préfète : planifier les réunions et visites de terrain, notamment les réunions périodiques avec les services déconcentrés et les délégués du préfet.

- Assurer le bon déroulement des réunions et visites planifiées : réserver les salles et outils nécessaires, rédiger les invitations, assurer les relances, tenir une liste de présence, organiser les déplacements et préparer les dossiers de la journée, gérer la mise à jour des contacts.

- Recevoir les appels et les retranscrire, communiquer les directives au sous-préfet auprès des services déconcentrés.

- Assurer la gestion des congés du sous-préfet.

- Réserver les billets de train et les chambres d’hôtel pour la sous-préfète en cas de déplacement.

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

 Cohésion sociale

Composition et effectifs du service :

 Le service du préfet délégué pour l’égalité des chances se compose : d’une direction de cabinet, de trois chargé(es) de mission, de la mission politique de la ville et égalité des chances (MPVEC), de 15 délégué(es) du préfet ainsi que deux assistantes de direction.

Liaisons hiérarchiques :

Le préfet délégué pour l’égalité des chances

La sous-préfète e charge du territoire roubaisien

La direction du cabinet

Liaisons fonctionnelles :

Le conseiller diplomatique, le SGAR, le directeur de cabinet du préfet de région, la DDETS, DDTM, DD ARS, les collectivité

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- savoir-être : diplomatie, discrétion,

- savoir-faire : anticipation, réactivité, organisation et grande rigueur

- connaissances : outils de gestion et bureautiques,

- sujétions : disponibilité.

Les avantages :

- Restaurant administratif sur place

- Forfait mobilité durable

- Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%

- Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare

- Position centrale en plein cœur de la ville de Lille

- Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche

- Participation à la complémentaire santé

- Accès à un large de choix de formations

- Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique-bureautique (niveau expert requis)

- Connaître l'environnement professionnel (niveau maîtrise requis)

Savoir-faire :

- Savoir s'organiser (niveau expert requis)

- Savoir travailler en équipe (niveau maîtrise requis)

- Savoir rédiger (niveau maîtrise requis)

Savoir être :

- Avoir le sens des relations humaines (niveau maîtrise requis)

- Savoir communiquer (niveau maîtrise requis)

- Savoir s'adapter (niveau maîtrise requis)

Affectation administrative :

Préfecture du Nord, rue Jacquemars Giélée, LILLE – Secrétariat de Monsieur le préfet délégué pour l’égalité des chances
 

Vos perspectives :

Développement des connaissances sur l’environnement professionnel et des compétences en matière d’accueil, de bureautique et de rédaction administrative.

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

Assistante - ADM045A

Qui contacter ? :

Madame Anne-Charlotte RICHEBE, direction du cabinet du préfet délégué pour l’égalité des chances : 03.20.30.50.74/78

anne-charlotte.richebe@nord.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

2° de l'article L331-2

(Anciennement 2° de l'article 4)