RIFSEEP 1

 
Vos activités principales

Vous serez notamment en charge à titre principal, des missions suivantes :

 - Secrétariat particulier du secrétaire général et du sous-préfet de Gray, secrétaire général adjoint :

Gestion de l’agenda (prise de rendez-vous, réunions, déplacements…)

Suivi des parapheurs de signature du préfet, du secrétaire général, du sous-préfet de Gray

Gestion du budget des résidences du secrétaire général et du sous-préfet de Gray (suivi des crédits et des dépenses carte achats – élaboration des fiches financières), organisation des réceptions et des déplacements

Gestion de l’inventaire des résidences du secrétaire général et du sous-préfet de Gray

Traitement des dossiers confiés par le secrétaire général et/ou le sous-préfet de Gray (préparation de réunion, rédaction de documents et compte-rendus)

 - Coordination administrative :

Mise à la signature du préfet ou du secrétaire général des documents préparés par l’ARS (hors hospitalisation sans consentement) et d’autres services de l’État (VNF, DPJJ, ONF...)

 
Un binôme au sein du pôle performance et secrétariat mutualisé viendra vous appuyer sur ces missions, à titre subsidiaire, et assurera votre suppléance en votre absence.

Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service.

 
Votre environnement professionnel

 • Activités du service

secrétariat particulier, suivi de la performance

 • Composition et effectifs du service

2 agents

 • Liaisons hiérarchiques

Le secrétaire général, le sous-préfet de Gray (secrétaire général adjoint)

 • Liaisons fonctionnelles

Externe : les services déconcentrés de l’État, élus, entreprises, particuliers, associations.
Interne : les agents de la préfecture, de la sous-préfecture et du secrétariat général commun départemental

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Le secrétariat mutualisé SG/SGA implique de fait une grande disponibilité et d’une discrétion absolue.

Une bonne connaissance du fonctionnement de la préfecture, de l’organisation des services de l’État dans le département et du protocole sont nécessaires.

Le poste implique un grand sens de l’organisation et de l’anticipation ainsi que de grandes qualités d’écoute et de savoir-vivre.

La disponibilité est aussi indissociable de l’exercice de la fonction, surtout dans les périodes d’activités intenses (crises, visites ministérielles, élections…).

Les congés et absences pour formation doivent être coordonnés avec le binôme du pôle.

Connaissances techniques

• Avoir des compétences budgétaires et comptables
• Avoir des compétences en informatique - bureautique
• Connaître l'environnement professionnel

Savoir-faire

• Savoir s'organiser
• Savoir rédiger
• Savoir travailler en équipe
• Avoir l'esprit de synthèse

Savoir-être

• Savoir accueillir
• Savoir s'adapter
• Avoir le sens des relations humaines
• Savoir s'exprimer oralement

Vos perspectives : évolution vers tout autre poste à responsabilités similaires ou supérieures

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter ?

Mme la Secrétaire générale

Secrétariat : 03.84.77.70.01

pref-secretariat-sg@haute-saone.gouv.fr

 
François VINOT

Directeur du SGCD

03.84.77.70.40

sgc-rh@haute-saone.gouv.fr

Fabio RODRIGUES FERNANDES

Chef du Pôle RH

03.84.77.70.60

sgc-rh@haute-saone.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat : 2° de l’article L332-2