Assistant particulier / assistante particulière de la sous-préfète

durée attendu sur le poste : 5 ans

Groupe RIFSEEP : G1

Activités principales :

Sous l’autorité de la sous-préfète, l’assistant particulier - assistante particulière a la charge :

- D’assurer le secrétariat de la sous-préfète (rédaction de courriers, mise en forme de documents) et de filtrer les appels téléphoniques ;
- D’enregistrer et trier le courrier entrant de la sous-préfecture ;
- De tenir l’agenda de la sous-préfète, de planifier et organiser ses déplacements ;
- De planifier, organiser et assurer le suivi des participants aux réunions organisées par ou pour la sous-préfète ;
- D’assurer l’accueil physique des visiteurs de la sous-préfète ;
- D’assurer le traitement de dossiers ponctuels, notamment les affaires réservées en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture ;
- De préparer et d’archiver les dossiers particuliers de la sous-préfète ;
- De suivre les centres de coûts budgétaires de la sous-préfecture, de gérer les stocks de fourniture et équipements ainsi que procéder à leur renouvellement dans les temps, en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture ;
- De suivre les dossiers de distinctions honorifiques ;
- De procéder, ponctuellement, à des remplacements à l’accueil physique et téléphonique des usagers de la sous-préfecture.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste requérant une discrétion professionnelle de tous les instants, ainsi qu’une forte disponibilité et réactivité.

Poste impliquant une interface avec de nombreux acteurs et décideurs locaux, ainsi que leurs secrétariats.

Liaisons hiérarchiques : La sous-préfète.

 
Liaisons fonctionnelles : 

- Le secrétaire général de la sous-préfecture.

- Le secrétariat de Monsieur le préfet, de la directrice de cabinet, du secrétaire général de la préfecture et des sous-préfètes.

- Les secrétariats des autres administrations du département, des élus ainsi que des partenaires.

Activités du service

La sous-préfecture de Thiers a pour mission d’assurer la représentation de l’État dans l’arrondissement. Par le suivi des polices administratives, de la sécurité et de l’ordre public, elle assure l’administration générale de l’arrondissement.

Elle suit les affaires communales et intercommunales en fournissant conseil aux collectivités en matière de réglementation et appuie leurs projets. Elle assure à ce titre la première interface du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire. Elle oriente les collectivités vers les administrations et opérateurs pertinents, elle mobilise les différents dispositifs d’ingénierie publique et d’appui au développement. Elle pré-instruit les demandes de subvention au titre des dotations d’investissement de l’État.

Elle est chargée de l’animation des secteurs économique et social, en lien avec les acteurs locaux dans les domaines de l’emploi, des solidarités, de l’économie, de la politique de la ville et de la cohésion des territoires.

Elle assure, pour l’ensemble du département, le pilotage pour l’État des politiques publiques d’inclusion numérique ainsi que la liquidation du fonds de compensation de la taxe

Composition et effectifs du service
La sous-préfète, le secrétaire général et son adjointe, la chargée e missions de coordination et du pilotage des actions interministérielles, l’assistante de la sous-préfète, les trois agents instructeurs, l’agente de résidence et l’agent technique chauffeur

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel : niveau maitrîse à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié à acquérir

Savoir-faire

Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Savoir rédiger : niveau pratique requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Savoir communiquer : niveau pratique requis

Savoir accueillir : niveau maîtrise requis

S'avoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis

Autres : Connaissance des distinctions et décorations officielles

 
Aides à l'installation

Pour les fonctionnaires désirant rejoindre le département du Puy-de-dôme, une convention signée avec MANPOWER permet au conjoint ou aux enfants de rechercher un emploi.

Une autre convention permet, sous condition de disponibilité, d'obtenir un logement temporaire, le temps de rechercher un logement pérenne.

Demandez plus de précisions lors de votre contact avec la personne en charge du recrutement.

 
Article L332-2 2°