Groupe RIFSEEP 2

Vos activités principales

- Accueil physique et téléphonique

- Gestion des agendas de la cheffe du SSO et de son adjointe

- Organisation de réunions : réservation de salles, préparation des dossiers et des ordres du jour, invitation et relance des participants, rédaction et diffusion des compte-rendus des réunions de service

- Organisation interne du SSO : courrier interne , gestion des parapheurs, mise à jour de l’organigramme et de l’annuaire, suivi du temps de travail (GESTT) et planning des congés, diffusion des informations générales, accueil des nouveaux arrivants, programmation des visites médicales (médecine de prévention) pour l’ensemble des personnels du SSO

- Gestion des boîtes fonctionnelles du SSO (diffusion, suivi des messages signalés, alertes à la hiérarchie en cas d’urgence ou de délais contraints …)

- Gestion des réservations de la salle Biancardini et coordination des différents intervenants (matériel, informatique ...)

- Appui administratif aux différents services du SSO en tant que de besoin

- Missions transversales diverses

Votre environnement professionnel

·         Activités du service

Le service de soutien opérationnel (SSO) assure les fonctions de soutien de la direction interdépartementale de la police nationale des Bouches-du-Rhône (DIPN 13) – 5200 personnels répartis sur 48 sites. Il est placé sous l’autorité du directeur interdépartemental de la police nationale des Bouches-du-Rhône .

Le SSO assure au niveau départemental

-          la gestion de proximité de l’ensemble des moyens humains, financiers, immobiliers, logistiques et matériels de la DIPN13

-          une mission transversale en matière de santé et sécurité au travail.

·         Composition et effectifs du service

-          Le SSO : 120 personnes

-          Le secrétariat est composé de 2 personnes (dont le présent poste)

·         Liaisons hiérarchiques

Cheffe du SSO et son adjointe.

·         Liaisons fonctionnelles

Chefs de service de la DIPN 13, chefs de bureaux et ensemble des agents du SSO, DZPN sud (Département de la stratégie, de la synthèse et du soutien D3S), ministère de l’intérieur ( DRHFS ), SGAMI Sud, préfecture de police des Bouches-du-Rhône et préfecture de région Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Rigueur et discrétion requises

- Disponibilité : organiser ses congés et sa présence au secrétariat en fonction des urgences liées au poste et en concertation avec l’autre assistante.

- Régime horaire : 40h30/par semaine – horaires variables – 25 CA et 29 ARTT et 2 jours d’hiver, récup heures sup 8 ½ journées .

- Management : non

- Télétravail envisageable (à définir avec le chef de service)

Vos compétences principales mises en œuvre

1. Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique - à acquérir

 
Avoir des compétences en informatique -bureautique

niveau maîtrise - requis

 
Connaissance des techniques de secrétariat

niveau maîtrise - requis

2. Savoir-faire

Savoir s'organiser

niveau pratique - requis

 
Savoir travailler en équipe

niveau pratique - requis

 
Savoir rédiger

niveau pratique - requis

3. Savoir-être

Savoir s'adapter

niveau maîtrise - requis

 
Savoir travailler dans l’urgence

niveau pratique - requis

Autres : Discrétion requise. Expérience confirmée sur un poste similaire requise

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives 

Le poste permet d’avoir une vision transversale de l’ensemble des services du SSO et, au-delà, de découvrir le fonctionnement d’une DIPN et d’une administration au sens large.

Ce positionnement dans un service stratégique permet la constitution d’un réseau d’interlocuteurs ainsi qu’une connaissance complète de l’institution facilitant une évolution par concours.

Le poste permet également d’acquérir des compétences administratives pouvant être mobilisables pour des postes similaires dans d’autres administrations.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature

Merci de remplir impérativement le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l’Intérieur 

https://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilité-2023/Formulaire mobilite2023.pdf

Personnels externes 

http://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

 
Attention : afin d’être prise en compte officiellement, votre candidature devra, préalablement à l’entretien sollicité, être enregistrée sur la Place de l’emploi public ou MOB-MI

Qui contacter ?

Pour tout renseignements : Cheffe du Service de Soutien Opérationnel Claire MORIN-FAVROT ou son adjointe Julie HUBNER : dipn13-so@interieur.gouv.fr / Tél du secrétarait : 04.91.39.83.66

Pour tout renseignement d’ordre administratif : dipn13-mobmi@interieur.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2024

Date de mise à jour de la fiche de poste : 18/06/2024

Localisation administrative et géographique / Affectation

DIRECTION INTERDEPARTEMENTALE DE LA POLICE NATIONALE DES Bouches-du-Rhône (DIPN13) / Service de Soutien Opérationnel (SSO) / Secrétariat

2 rue Antoine Becker 13002 MARSEILLE Hôtel de Police

Salle de sport et douches

Métro Joliette - Tram Joliette / République Dames / Sadi Carnot - Bus 49 / 82 / 55

Proximité Joliette, Cathédrale de la Major, MUCEM

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

RMFP : Assistante de direction/ FPDIR038

RIME :  Assistante de direction/ERDIR022

Codes d’affectations administratives et opérationnelles Dialogue 2

SAA : 13PNA0300

SAO : 13PNA0300

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat :

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)