Groupe RIFSEEP 2

Vos activités principales

- Accueil physique et téléphonique

- Gestion des agendas du chef SZGO et de son adjoint : contacts avec les partenaires, optimisation des rendez vous en fonction des contraintes et échéances, gestion des conflits d’agenda …

- organisation des réunions (réservation de salles, préparation des dossiers et des ordres du jour, invitation et relance des participants, …)

- gestion des réservations de la salle Biancardini et coordination des différents intervenants (matériel, informatique ...)

- gestion des parapheurs SZGO : enregistrement et distribution

- enregistrement des courriers dans ALICE et suivi des courriers signalés

- gestion des boîtes fonctionnelles du SZGO (diffusion, suivi des messages signalés, alertes à la hiérarchie en cas d’urgence ou de délais contraints …)

- mise à jour de l’organigramme et de l’annuaire du SZGO au fil de l’eau

- programmation des visites médicales (médecine de prévention) pour l’ensemble des personnels du SZGO

- appui administratif aux différents services du SZGO en tant que de besoin

- réponse à diverses enquêtes notamment zonales

Votre environnement professionnel

Activités du service

https://www.bouches-du-rhone.gouv.fr/Services-de-l-Etat/Securite-et-protection-des-personnes/La-Direction-departementale-de-la-securite-publique-des-Bouches-du-Rhone-D.D.S.P

Le service zonal de gestion opérationnelle (SZGO) assure les fonctions de soutien de la direction départementale de la sécurité publique des Bouches-du-Rhône (DDSP13 – 4200 personnels répartis sur 40 sites), et de la DZSP Sud, et est placé sous l’autorité du directeur zonal de la sécurité publique Sud.

Le SZGO assure au niveau départemental et avec un rôle de coordination zonale (zone sud composée de 21 départements) :

• la gestion de proximité de l’ensemble des moyens humains, financiers, logistiques et matériels ;

• une mission transversale en matière de santé et sécurité au travail ;

• une mission de soutien au bénéfice des services actifs de sécurité publique.

Composition et effectifs du service

Le Service Zonal de Gestion Opérationnelle est composé de  : 100 personnes

Le secrétariat du SZGO est composé de 2 agents

Liaisons hiérarchiques

Chef SZGO

Adjoint chef SZGO

Liaisons fonctionnelles

DDSP, Préfectures de Police et de Région, SGAMI, délégués syndicaux, etc...

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Rigueur et discrétion requises

- Disponibilité : organiser ses congés en fonction des urgences liées au poste et en concertation avec les 2 autres assistantes.

- S’organiser avec les collègues pour assurer une présence au secrétariat de 7h30 à 18h.

- Régime horaire : 40h30/par semaine – horaires variables – 25 CA et 29 ARTT et 2 jours d’hiver, récup heures sup 8 ½ journées .

- Management : non

- Télétravail envisageable (à définir avec le chef de service)

 
Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau maîtrise -

requis

Connaître la réglementation du temps de travail/niveau initié - requis

Connaissance des techniques de secrétariat/niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser/ niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe/ niveau pratique - requis

Savoir accueillir/ niveau pratique - requis

Savoir analyser/niveau pratique - requis

Savoir rédiger/ niveau pratique - requis

 
Savoir-être

Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis

Savoir travailler dans l’urgence/ niveau pratique - requis

Avoir le sens des relations humaines/ niveau pratique - requis

Savoir communiquer/ niveau pratique - requis

Etre autonome/ niveau pratique - requis

Etre réactif/ niveau pratique - requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :

Le poste permet d’avoir une vision transversale de l’ensemble des services du SZGO et, au-delà, de découvrir le fonctionnement d’une DDSP, d’une DZSP et d’une administration au sens large. Ce positionnement dans un service stratégique permet la constitution d’un réseau d’interlocuteurs ainsi qu’une connaissance complète de l’institution facilitant une évolution par concours.

Le poste permet également d’acquérir des compétences administratives pouvant être mobilisables pour des postes similaires dans d’autres administrations.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Merci de remplir impérativement le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur  :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

Personnels externes :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Attention : afin d’être prise en compte officiellement, votre candidature devra, préalablement à l’entretien sollicité, être enregistrée sur la Place de l’emploi public ou MOB-MI

Qui contacter :

Chef du Service Zonal de Gestion Opérationnelle

Tél : 04.91.39.83.40 / 06 18 38 24 92

ddsp13-sgo-recrutement@interieur.gouv.fr : Pour tout renseignement d’ordre administratif

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2023

Date de mise à jour de la fiche de poste  : 18/07/2023

Localisation administrative et géographique / Affectation

DIRECTION ZONALE SECURITE PUBLIQUE SUD (DZSP Sud) / Service Zonal de Gestion Opérationnelle (SZGO)

Secrétariat

2 rue Antoine Becker 13002 MARSEILLE Hôtel de Police

Salle de sport et douches

Métro Joliette - Tram Joliette / République Dames / Sadi Carnot - Bus 49 / 82 / 55

Proximité Joliette, Cathédrale de la Major, MUCEM

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Assistante / Assistant de direction - ERDIR022

Domaine(s) fonctionnel(s)

Administration générale

Code SAA: 13SPZ000

Code SAO: 13SPZ210

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat :

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)