Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales

Seconder la cheffe du service de la correspondance dans l'encadrement des 4 sections dont l'activité est liée à la correspondance  (62 agents) :

- le courrier central, bureau de poste du ministère (14 agents) ;

- la section de la correspondance des élus et des ministres chargée du traitement des courriers adressés par les parlementaires, élus et ministres  (17 agents) ;

- la section de la correspondance citoyenne et institutionnelle chargée du traitement des courriers adressés par les particuliers, les associations, les institutionnels, les anciens élus, les membres des cabinets ministériels (20 agents);

- la section affaires réservées et analyse du courrier (11 agents) ;

Il est garant de la fiabilité de l'ensemble des courriers rédigés au sein des sections d’instructions des dossiers et présentés par les chefs de section : qualité formelle et contenu en opportunité, avant transmission aux autorités concernées ; il intervient sur les dossiers complexes.

Il est en charge, en lien avec la cheffe de service, du pilotage de l’activité des équipes et veille plus particulièrement aux délais de traitement des courriers à la signature des ministres ou des membres de leurs cabinets.

Il est en charge, en particulier, de l’administration fonctionnelle du logiciel de gestion du courrier – ELISE - et du suivi, en lien avec la cheffe de service, de la migration envisagée vers l’application MAARCH (rôle de chef de projet MOA).

L’intérêt du poste réside dans la qualité des interlocuteurs et la diversité des domaines d’intervention et la nécessaire adaptabilité liée au travail auprès d'un cabinet ministériel. Il réside également dans la capacité à s’adapter aux besoins des cabinets et à être force de proposition, en cas de besoin. Astreintes le week-end à assurer.

Il requiert qualités managériales, discrétion, grande disponibilité et loyauté.

Catégorie statutaire : Attaché confirmé ou Attaché principal

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Avoir des compétences juridiques : niveau pratique requis

Savoir-faire

Savoir manager : niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir analyser : niveau maîtrise  requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise requis

Savoir-être

Savoir s'adapter : niveau maîtrise  requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

Savoir communiquer : niveau maîtrise requis

S'avoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise  requis

Autre : bonne culture générale, goût pour l’actualité

Votre environnement professionnel

Activités du BDC

Le bureau des cabinets est en charge des fonctions de soutien/support au profit des cabinets des ministres et  secrétaire d’État.

Activités du service de la correspondance

Le service de la correspondance gère l'ensemble des correspondances adressées aux ministres par les élus, les parlementaires, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions compétentes du ministère ;

- il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère (100 000 plis mensuel à l'arrivée et au départ) en liaison avec la Poste ;

- il analyse le courrier avant enregistrement et transmission aux membres du cabinet pour information et instructions ainsi qu’aux différentes sections du BDC, chargées ensuite de son traitement.

Composition et effectifs du service

Le service de la correspondance est composé de 62 agents dont la cheffe de service, attachée principale, l’adjoint(e), attachée principale, et 5 attachés, 27 secrétaires administratifs et 29 adjoints administratifs.

Liaisons hiérarchiques

La cheffe du service de la correspondance et la chefferie du bureau des cabinets.

Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des conseillers du ministre, les directions du ministère, les préfectures, les bureaux du cabinet des autres ministères.

Vos perspectives

Accéder à un poste de chef de bureau.

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)