Groupe : 1

Vos activités principales :

Le titulaire du poste est chargé de l’enregistrement des courriers, de leur numérisation, de l’expédition des accusés de réception et des réponses aux courriers, du traitement de certains dossiers (accusés de réception, bordereaux d’envoi), d’opérations de publipostage ainsi que de l’accueil téléphonique.

La caractéristique première de ce poste est la grande diversité des tâches à accomplir du fait d'une nécessaire polyvalence dans le service : soutien des autres sections du service de la correspondance, remplacements possibles auprès du secrétariat du chef du BDC et des secrétariats des membres du cabinet.

Le titulaire du poste assure aussi des missions de secrétariat au profit de la section de la correspondance citoyenne et institutionnelle ainsi qu’au profit du service.
D'autres missions pourraient être ajoutées, selon les besoins du service.
Il convient donc à un agent appréciant particulièrement le travail en équipe et la diversité des tâches administratives.

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le bureau du cabinet est en charge du soutien du fonctionnement du cabinet du ministre :
- il est chargé de la logistique, du protocole et de l’événementiel : installation du cabinet, réceptions, cérémonies publiques et privées, grandes rencontres internationales, déplacements des ministres ;
- il prépare et assure le suivi budgétaire du cabinet et du bureau du cabinet dans le cadre de la LOLF et assure les fonctions de régisseur d'avances et de recettes du cabinet ;
- il assure la sécurité des réseaux pour le compte du cabinet (rôle de RSSI) en liaison avec la DSIC et assure la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications spécifiques du cabinet ;
- il assure le suivi de l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;
- il prépare les promotions dans l’Ordre national du mérite, la Légion d’honneur et la Médaille de la sécurité intérieure;
- il gère l'ensemble des correspondances adressées aux ministres par les élus, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions compétentes du ministère ;
- il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère (100 000 plis mensuel à l'arrivée et au départ) en liaison avec la Poste ;
- il assure une analyse fine du traitement du courrier avant enregistrement et traitement par les membres du cabinet ou par les sections de la correspondance ;
- il est chargé de la pré-gestion RH des personnels du BDC, des membres du cabinet du ministre de l’intérieur, et le cas échéant, du/des cabinets rattachés (soit environ 300 agents).

Spécificités du poste :

Rigueur, méthode, polyvalence, adaptabilité, réactivité et disponibilité

Contraintes : Une permanence tournante est assurée quotidiennement, jusqu'à 18h, par l'équipe des gestionnaires.

Télétravail possible sous réserve des nécessités de service.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser : niveau pratique requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines niveau pratique : requis

Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Savoir accueillir : niveau pratique requis

Vos perspectives :

Ce poste constitue une bonne préparation pour les agents qui souhaitent présenter le concours de secrétaire administratif.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Composition et effectifs du service :

Le service de la correspondance est composé de 67 agents dont la chef de service, attachée principale, et son adjointe, attachée, et 4 attachés, chefs de section.

Liaisons hiérarchiques

Chef de section, attaché principal d'administration

Adjointe au chef de section, attachée d’administration

Chef du service de la correspondance, attachée principale

Adjointe au chef du service de la correspondance, attachée d’administration

Chef du bureau des cabinets, conseiller d'administration

Deux adjoints au chef de bureau, attachés principaux.

Liaisons fonctionnelles

Autres sections du bureau des cabinets, directions administration centrale, préfectures.

Localisation administrative :

Bureau des Cabinets - Place Beauvau 75008 PARIS

Emploi fonctionnel :

AFFAIRES GÉNÉRALES

Autre domaine fonctionnel :

Autre Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :

ERDIR022

Code UO: SC100000

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique (Fondement 2° de l’article 4 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984)