Le/la secrétaire particulier(ère) travaille en étroite collaboration avec Madame la Ministre et le chef de cabinet en assurant le bon fonctionnement quotidien de son secrétariat particulier. La personne retenue devra démontrer une grande capacité d’organisation, de discrétion et de réactivité.

Activités principales :

 Accueil physique et téléphonique des invités, autorités et interlocuteurs divers.
Gestion d’agendas complexes et mouvants, en veillant à une organisation optimale.
Réception, rédaction et transmission de courriels, avec une attention particulière à la qualité rédactionnelle.
Mise en forme et valorisation des supports écrits : lettres, notes, rapports, etc.
Organisation et coordination de réunions, y compris la préparation des dossiers nécessaires.
Constitution, classement et archivage des dossiers, avec une gestion rigoureuse des documents.
Priorisation des urgences et gestion efficace des imprévus.
Liaisons avec les organismes internes et externes pour garantir une communication fluide.

Groupe RIFSEEP 1

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Travail en brigade (base horaire de 35 heures) - Respect de la confidentialité des informations détenues - Disponibilité - Réactivité - Esprit d'équipe - Connaissance du ministère  et expérience de secrétaire souhaitée –– Polyvalence indispensable – Bonne gestion du stress – Prises d’initiatives quotidiennes – Bonnes communication écrite et orale – Savoir travailler dans l’urgence

Compétences requises :

Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.

Capacité à accueillir et prendre des messages téléphoniques, enregistrer et classer des documents.

Aptitude à travailler en équipe, en assurant la continuité du service et en transmettant les consignes à ses collègues.

Rigueur, discrétion, réactivité et sens des priorités.

Capacité à gérer le stress et à s’adapter à un environnement professionnel spécifique et exigeant.

Expérience significative dans le secteur privé, démontrant une expertise en gestion de secrétariat de haut niveau.

Qualités recherchées :

Ponctualité et fiabilité.

Discrétion absolue et respect de la confidentialité des informations.

Réactivité et capacité à gérer des situations d'urgence.

Flexibilité et adaptabilité aux exigences et aux changements de dernière minute.
 

Une expérience réussie dans le secteur privé serait valorisée.

Qui contacter ?

Service des ressources humaines : BDC.RH-MOBILITE@interieur.gouv.fr

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)