Groupe RIFSEEP: 3

Vos activités principales

Sous l’autorité du Chef du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle et de son adjoint, assure l’organisation et la préparation dont protocolaire (plan de table, ordre des discours ...) des événements accueillis en préfecture (réceptions, événement thématique, déjeuners de travail du Préfet etc.). Il veille à leur mise en place et au bon déroulement de ces événements. Pour cela, il coordonne l’équipe d’intendance (5 agents de résidence dont 2 en souspréfecture, 1 cuisinier et 1 jardinier) et collabore avec le secrétariat préfectoral ainsi que les services techniques du Secrétariat général commun départemental. Il prépare également le dossier des membres du corps préfectoral participant à la réception. Il assure le suivi du marché public d’entretien des résidences du corps préfectoral (organisation des réunions bimestrielles, suivi du planning des agents, sollicitation de renfort exceptionnel, … ). Il est également en charge du suivi des dépenses de représentation du Préfet et du directeur de cabinet (suivi des engagements, rédaction des fiches achats, gestion des cartes achats etc.). 

L’agent est également en charge des missions suivantes : 

• Préparation de certains déplacements du Préfet : information des élus (maire, conseillers départementaux, 

parlementaires …), saisine des services et constitution du dossier ; 

• En lien avec le chargé du protocole, préparation et diffusion des invitations aux réceptions ; 

• Constitution et archivage de ces dossiers ; 

Les missions sur ce poste sont partiellement télétravaillables. 

L’agent doit être polyvalent sur l’ensemble des missions de représentation de l’État afin d’assurer la continuité de service. Il apporte son appui sur les missions suivantes : 

• suivi de la vie du département ; 

• organisation des soirées électorales ; 

• organisation des visites officielles ; 

• rédaction de certains discours (notamment ceux prononcés lors des réceptions) ; 

• missions prioritaires des autres agents du BRECI lors des congés.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Discrétion, habilitation confidentiel défense, disponibilité Grande polyvalence 

Le cas échéant, participation au tour d’astreinte du cabinet Possibilité de travail en horaires atypiques (soirée et week-end)

Vos perspectives :

Poste exigeant et très formateur. Cette expérience peut constituer un atout pour la préparation d’un concours ou d’un
examen professionnel.

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique-bureautique/ niveau pratique-requis

Connaître l'environnement professionnel/niveau maîtrise-requis

Connaissance du protocole/niveau expert-à acquérir

Avoir des compétences budgétaires et comptables/niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

Travailler en équipe/niveau maîtrise-requis

S'organiser/niveau maîtrise-requis

Rédiger/niveau maîtrise-requis

Analyser/niveau pratique-requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise-requis
Savoir s'adapter/niveau maîtrise-requis
Savoir accueillir/niveau maîtrise-à acquérir
Savoir communiquer/niveau pratique-requis

Réactivité/niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise - requis

 Qui contacter :

- Mme Yumi USSON, Directrice des sécurités: (Tél:05.61.02.10.06) - yumi.usson@ariege.gouv.fr 

- Mme Constance RITZ, cheffe du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle: (Tél:05.61.02.10.08) – constance.ritz@ariege.gouv.fr

- Le service des ressources humaines du SGCD de l’Ariège (Tél:05.61.02.11.13/10.76) – sgc-rh@ariege.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

-CV, la lettre de motivation et le formulaire de mobilité

- Lien pour télécharger le formulaire de mobilité des candidats : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Votre environnement professionnel

Activités du service

Sous l’autorité du sous-préfet, directeur de cabinet, le cabinet regroupe : 

• un secrétariat; 

• une direction des sécurités (bureau de la sécurité intérieure et bureau de la sécurité civile); 

• un bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle. 

Le bureau de la présentation de l’État et de la communication interministérielle traite des missions suivantes : 

• Affaires protocolaires : organisation des visites ministérielles, rédaction les discours du préfet et des membres du corps préfectoral, organisation/suivi des cérémonies officielles auxquelles participe le préfet, préparation des réceptions en lien avec les agents affectés à la résidence préfectorale; 

• Communication interministérielle : élaboration et mise en œuvre du plan de communication et de publication, conception et réalisation des outils et support de communication, relation presse, communication de crise, animation des réseaux sociaux, veille des médias et revue de presse, animation du réseau des correspondants communication, organisation d’événement; 

• Affaires réservées : suivi des interventions des élus du département, des particuliers auprès de la Présidence de la République et des ministères ainsi que des dossiers sensibles, gestion/suivi du courrier réservé, réception, le cas échéant, de délégations de manifestants, rédaction de la synthèse bimensuelle; 

• Distinctions honorifiques : instruction et suivi des dossiers des ordres nationaux, ministériels et des médailles d’honneur; 

• Vie politique / Élections politiques : suivi de l’actualité politique du département, mise à jour des fiches biographiques des personnalités publiques du département et du dossier territorial, organisation les soirées électorales et participation à la rédaction des analyses politiques, attribution des nuances politiques, centralisation des résultats, rapport d’analyse; 

• Cultes et laïcité : suivi des instances avec le culte musulman, en lien avec le bureau de la sécurité intérieure 

Composition et effectifs du service

Le bureau se compose de 13 agents : 

- 1 A (chef de bureau) 

- 1 A chargée de communication (adjointe au chef de bureau) 

- 2 B 

- 1 C 

- 6 C techniques (3 chauffeurs, 1 cuisinier, 1 jardinier et 1 agent de résidence)et 2 agents technique extérieur
 

Liaisons hiérarchiques 

- Directrice de cabinet 

- Adjointe à la directrice de Cabinet 

- Cheffe du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture de l'Ariège
Cabinet
Bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle

2 rue de la préfecture – Préfet Claude Erignac

09000 Foix

 Domaine(s) fonctionnel(s)

- Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Gestionnaire-instructeur administratif

Fondement(s) juridique(s) du recrutement sur contrat, le cas échéant :

2° de l'article L. 332-2