GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

1- Chargée de mission auprès du cabinet du préfet

- Appui opérationnel auprès du chef du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle et de son adjoint, suivi des commandes des autorités

- soutien logistique et opérationnel lors des visites officielles (envoi des invitations, gestion des réponses, mise à jour hebdomadaire de l’application SEDEM, etc.)

- soutien logistique et opérationnel lors des cérémonies et évènements (vœux du préfet aux personnalités, au personnel, gestion des médailles de la préfecture, etc.)

- centralisation des demandes du cabinet auprès des membres du corps préfectoral à Auxerre

- attribution des tâches à effectuer par l’huissier, contrôle des réalisations et aide ponctuelle opérationnelle

- soutien logistique lors de l’accueil de nouveaux agents et de stagiaires au cabinet du préfet

- appui à la mise à jour du répertoire national des élus

2- Gestion du pôle technique du cabinet, par délégation du chef du BRECI 

- Gestion opérationnelle et autonome du pool des chauffeurs

- Organisation des déplacements des membres du corps préfectoral à Auxerre, élaboration du planning hebdomadaire des chauffeurs du corps préfectoral de la préfecture et organisation des missions annexes (entretien des résidences et jardins, courses diverses)

- gestion des congés, des astreintes & heures supplémentaires et des notes de frais des chauffeurs

3 - Gestion du budget du cabinet du préfet

- suivi et contrôle du budget, en particulier les frais de représentation, des résidences préfectorales et du BOP 349 dédié à la communication

4- Animation de la vie du cabinet du préfet

- suivi de la mise en œuvre des priorités définies par le préfet et le directeur de cabinet

- rôle de coordination entre les agents du cabinet en lien avec les commandes reçues

- suivi et mise à jour des congés des agents du cabinet

5 - Gestion des plannings des permanences et congés/absences hors département du corps préfectoral

- élaboration du planning prévisionnel en veillant au respect des règles, contrôle des demandes de congés avant validation par le préfet

6 - Secrétariat du directeur de cabinet du préfet

- organisation des déplacements

- participation aux réunions hebdomadaires agenda du préfet

- assurer l’intérim des assistantes des autorités

- organisation de l’agenda, des réunions, déjeuners de travail et évènements, et des déplacements du directeur de cabinet

- accueil téléphonique et physique

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Cabinet du préfet

Composition et effectifs du service :

1 agent de catégorie B

Liaisons hiérarchiques :

Le directeur de cabinet

Le préfet

Liaisons fonctionnelles :

Interne :

- l’ensemble des personnels de la préfecture et des sous-préfectures

- membres du corps préfectoral

Externe :

- Élus

- Parlementaires

- Services déconcentrés

- Services de police et gendarmerie

- Procureurs

- Ministère

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau expert - requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau expert - requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique - requis

 Savoir-faire

Savoir s'organiser : niveau expert - requis

Savoir travailler en équipe : niveau expert - requis

Savoir analyser : niveau maîtrise - requis

Savoir gérer un projet : niveau maîtrise - requis

Savoir négocier : niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger : niveau expert - requis

Savoir être

Savoir s'adapter : niveau expert - requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau expert - requis

Savoir communiquer : niveau expert - requis

Savoir accueillir : niveau expert - requis

S'avoir s'exprimer oralement : niveau expert - requis

Vos perspectives :

Ce poste est enrichissant au regard de la nature et de la diversité des contacts et la qualité de l’équipe préfectorale. Il offre les conditions de préparation à une évolution vers un poste supérieur (Secrétaire Administratif).

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

- Qualités relationnelles (communication et adaptabilité, sens du protocole et de la diplomatie) ;

- Qualités rédactionnelles (notamment maîtrise rigoureuse de l’orthographe et de la syntaxe) ;

- Capacité à coordonner des acteurs multiples (grands élus, directeurs et chefs de service de l’État, élus locaux, institutionnels, FSI, acteurs économiques…) ;

- Disponibilité (contraintes horaires), très bonne présentation (proximité d’autorités), discrétion et respect absolu de la confidentialité (habilitation secret-défense), réactivité et proactivité ;

- Bonnes connaissances informatiques (Logiciels OpenOffice + systèmes de visioconférence).

Qui contacter ?

- le pôle des ressources humaines : sgc-recrutement@yonne.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de

demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/mediasdocuments/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Localisation administrative :

Préfecture de l'Yonne /Cabinet du Préfet / Place de la Préfecture - 89000 AUXERRE

Article L 332-2 du code général de la fonction publique