Chef / Cheffe du bureau accueil standard courrier

GROUPE RIFSEEP : 2

Domaine fonctionnel : service aux usagers

Emplois-type :

-USA002A ‑ Chargé d’accueil et d’information

-LOG002A ‑ Gestionnaire logistique des moyens matériels et opérationnels

-ADM002A - Chargé de la coordination du courrier

Vos activités principales

Gestion des appels téléphonique et accueil physique sur les 3 sites des services de l’état (préfecture, DDT et DDETSPP) et sur différents cycles horaires. Soutien logistique. Soutien informatique.

Encadrement des agents du Bureau Accueil Standard Courrier (BASC) :

Pilotage et animation du bureau en lien avec le Chef de Service.
Planification des cycles de travail et des congés.
Entretiens professionnels annuels des agents du bureau.
S’assure de la réalisation des missions du bureau :

Standard

Gestion du standard mutualisé des services de l’état dans les Hautes-Alpes, les jours ouvrés, de 8h à 18h, depuis un des 3 sites suivants : Préfecture, DDT et DDETSPP.
Accueil téléphonique, renseignement des usagers et orientation des appels vers les services métiers.
Transfert du standard mutualisé vers celui de la Préfecture de région en heures non ouvrées (nuits, week-end et jours fériés).
Mise à jour de l’annuaire fédéré MUST (partagé avec la préfecture de région).
Mise à jour des annuaires téléphoniques.
Accueil

Réponse aux visiophones et ouverture des portes d’accès sur les différents sites.
Accueil physique du public durant les heures d’ouverture des services de l’état.
Accueil physique des participants aux réunions et des prestataires externes.
Orientation des usagers vers les guichets.
Pré-accueil des usagers en préfecture : apporter un premier niveau de réponse.
Prise de rendez-vous pour les usagers.
Tamponnage des documents administratifs déposés par les collectivités.
Soutien logistique et informatique

Gestion et mise à disposition des fournitures de bureau.
Mise à disposition de petits matériels audios, vidéos et informatiques.
Mise à disposition des pochettes « prise de véhicules » SGCD (DDT – DDETSPP).
Mise à disposition des badges du distributeur de boissons.
Gestion et remplacement des toners des copieurs.
Mise à jour du site intranet.
Courrier - Archivage

organisation des navettes courriers (courriers « départ » et « arrivée » entre la DGFIP et les services sous convention : Préfecture, 2 DDI, ARS
Assure l’enregistrement et le suivi des réclamations et demandes d'informations reçues par courriel (démarche QUALIPREF)
Tri, enregistrements et mise à disposition du courrier arrivé.
Préparation du courrier départ pour la navette journalière courrier logistique.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

10 point de NBI

Astreinte hebdomadaire du standard pour la continuité des missions préfectorales en Heure Non Ouvrée (18h à 8h), le week-end et jours fériés ou fermés.

Dépassements horaires rares mais possibles en fonction des besoins du service et des astreintes.
Sens du service public et des relations tant avec le public qu'avec la hiérarchie préfectorale.

Discrétion professionnelle à toute épreuve.
Travail sur les 3 sites impliquant une forte adaptabilité et une certaine disponibilité.

Navette courrier en soutien de manière occasionnelle

Télétravail : pas assez de missions télétravaillables ( uniquement traitement de la GEC hors numérisation courrier arrivée)

Compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

- Connaitre l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis

- Gestion de projets informatiques : niveau pratique - requis

Savoir-faire :

- Savoir analyser : niveau maîtrise - requis

- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

- Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise - requis

- Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

- Savoir s'exprimer oralement : niveau expert - requis

- Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis

- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis

- Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

Durée attendue sur le poste : 5 ans

Qui contacter :

Dimitri BOUCHERIE – Chef du Service du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication – 04 92 40 49 79

Christian SURPI - chef du service des ressources humaines - 04 92 40 48 75

Liste des pièces pour déposer une candidature :

- CV et lettre de motivation

- formulaire de mobilité à télécharger et à compléter :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Activités du service
Le Secrétariat Général Commun Départemental a pour mission la mise en œuvre des fonctions budgétaires, logistiques, bureautiques et informatiques, ainsi que l’accompagnement en terme de ressources humaines des structures relevant de la DDT, de la DDETSPP et de la Préfecture ainsi que des agents les composant.

Composition et effectifs du service
Le service général commun départemental se compose de 44 agents :

Le Directeur et les 2 déléguées DDT et DDETSPP
Ressources Humaines (12 personnes)
Achats Finances Immobilier Logistique (15 personnes)
Numérique et SIC (15 personnes)

Le Secrétariat Général Commun Départemental est positionné principalement sur le site de la Préfecture. Des agents sont positionnés en DDI pour assurer des missions de proximité en tant que besoin : accueil/standard, logistique, informatique et télécoms, référent de proximité

Liaisons hiérarchiques
Le Chef du Service du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication

Le Directeur du Secrétariat Général Commun Départemental

Le Préfet des Hautes-Alpes

 Liaisons fonctionnelles
Les agents des services du périmètre SGCD et des services hébergés

Les usagers des services de l’État

Les agents du SGCD : bureaux achats/finances et logistique/immobilier/courrier

Titre III du livre III du code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2