Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales:  

Sous l’autorité du chef de service Moyens généraux vous aurez notamment la charge de :

• Organiser, planifier et coordonner le travail des 3 unités du bureau en vous appuyant sur les référents de chaque unité pour les fonctions du standard, du courrier, des courriels et des accueils en préfecture et à la Cité administrative.

• Concernant l’organisation des accueils sur sites distants, le responsable de bureau travaille en lien étroit avec le référent de proximité de chaque structure qui dépend du SGC.
• Piloter les relations multicanales à l’usager (physique, téléphone, courrier, courriel, téléprocédures, internet)

• Mettre en oeuvre les moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses données aux usagers sur tous les supports de communication (site internet 76, serveur vocal interactif, flyers, affiches...)

• Piloter la qualité de l’accueil sous toutes ses formes (rédaction des fiches de procédures, suivi des indicateurs quantitatifs et qualitatifs, traitement des réclamations,...)

• Mettre en oeuvre les moyens nécessaires pour assurer la sécurité de l’accueil physique
• Accompagner les agents dans la réalisation des accueils spécifiques, difficiles ou complexes
• Aider les agents à évoluer dans leur pratique professionnelle (comportement, argumentation, expertise technique,…)

• Organiser l’administration des comptes Maarch (SVE et courriers réservés), RDV-préfecture, Must

• Proposer les réformes et innovations propres à moderniser son service

Le responsable du bureau est également référent Quali-ATE (pour le ministère de l’Intérieur) pour le module relation à l’usager.

Référent numérique, le la chef(fe) de bureau partage la responsabilité avec le référent de l’unité accueil-courrier de la préfecture  :

- du recrutement des services civiques affectés à la gestion des points numériques (5 sessions/an),

- du tutorat et de la formation des personnes intervenant au point numérique,

- de l’information et de la formation des MSAP et des mairies,

- des réponses aux interventions.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste transversal sur périmètre interministériel, nécessitant réactivité, discrétion, disponibilité.

Les missions induisent des compétences de management à distance.

Déplacements fréquents dans l’agglomération rouennaise.

 Les missions sont exercées dans le respect des démarches qualité (Marianne, Quali-ATE...)

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d'évoluer vers d'autres emplois dans le domaine "relation aux usagers" au sein d'autres administrations ou vers des missions d’encadrement supérieures.

Qui contacter ? 

Le/la directeur(rice) du secrétariat général commun : Jérôme SAINT CAST – 02 32 76 54 20

Le/la responsable des Moyens généraux : Anne DIJON - 02 32 76 54 21 - ou son adjointe Cécile CAPELLE – 02 32 76 51 65

- Connaître l'environnement professionnel

- Savoir accueillir, communiquer

- Sens de l'organisation

- Savoir manager, encadrer une équipe

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture de la Seine-Maritime / Hôtel-Dieu / 7 place de la Madeleine - CS 16036 -76036 Rouen Cedex

Formulaire de candidature :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Agent titulaire :  Le formulaire de candidature doit impérativement être signé par votre administration d'origine.

L'absence d'avis et/ou de signature rend la candidature irrecevable.

Agent contractuel : Le formulaire doit être complété. Pas besoin de signature de votre administration actuelle.

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)