Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales

Sous l’autorité du Chef du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle et de son adjoint, le chef du pôle représentation de l’État assure l’encadrement et l’animation d’une équipe de deux agents en charge de la préparation des cérémonies patriotiques et des déplacements du préfet, la supervision des interventions des élus et des particuliers ainsi que l’instruction et le respect du calendrier des demandes de distinctions honorifiques. Il supervise la constitution et l’archivage des dossiers du pôle.

Il assure l’organisation des événements accueillis en préfecture (réceptions, événement thématique, déjeuners de travail du Préfet dont les soirées électorales etc.). Il veille à leur préparation (invitation, plan de table, déroulé, mise en place) et au bon déroulement de ces événements. Pour cela, il coordonne l’équipe d’intendance (5 agents de résidence dont 2 en sous-préfecture, 1 cuisinier et 1 jardinier) et collabore avec le secrétariat préfectoral ainsi que les services techniques du Secrétariat général commun départemental. Il assure le suivi du marché public d’entretien des résidences du corps préfectoral (organisation des réunions bimestrielles, suivi du planning des agents, sollicitation de renfort exceptionnel, … ). Il est également en charge du suivi des dépenses de représentation du Préfet et du directeur de cabinet (suivi des engagements, rédaction des fiches achats, gestion des cartes achats etc.).

L’agent est également référent SIE2 et appui le chef de bureau et l’adjoint dans la rédaction des EDL et des discours.

Les missions sur ce poste sont partiellement télétravaillables.

L’agent doit être polyvalent sur l’ensemble des missions de représentation de l’État afin d’assurer la continuité de service. Il apporte son appui sur les missions suivantes :

- suivi de la vie du département
- organisation des visites officielles

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Discrétion, habilitation confidentiel défense, disponibilité
- Grande polyvalence

- Possibilité de travail en horaires atypiques (soirée et week-end)

Vos perspectives :

Poste exigeant et très formateur. Cette expérience peut constituer un atout pour la préparation d’un concours ou d’un examen professionnel.

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique-bureautique/ niveau pratique- requis

Connaître l'environnement professionnel/niveau expert-requis

Connaissance du protocole/niveau maîtrise -à acquérir

Avoir des compétences budgétaires et comptables /niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

Travailler en équipe/niveau maîtrise-requis

S'organiser/niveau maîtrise-requis

Rédiger/niveau maîtrise-requis

Savoir travailler en équipe /niveau pratique-requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise-requis
Savoir s'adapter/niveau maîtrise-requis
Savoir accueillir/niveau expert-requis
Savoir communiquer/niveau pratique-requis

Réactivité/niveau maîtrise - requis

 Qui contacter :

- Mme Delphine LEMAIRE, sous-préfète, directrice de cabinet (Tél secrétariat : 05.61.02.10.04) pref-secretariat-prefet-dircab@ariege.gouv.fr

- Mme Constance RITZ, cheffe du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle: (Tél:05.61.02.10.08) – constance.ritz@ariege.gouv.fr

- Le service des ressources humaines du SGCD de l’Ariège (Tél:05.61.02.11.13/10.25) – sgc-rh@ariege.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

-CV, la lettre de motivation et le formulaire de mobilité

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.p

Votre environnement professionnel

Activités du service

Sous l’autorité du sous-préfet, directeur de cabinet, le cabinet regroupe :

- un secrétariat 
- une direction des sécurités (bureau de la sécurité intérieure et service interministérielle de défense et de protection civile) 
- un bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle
Le bureau de la présentation de l’État et de la communication interministérielle traite des missions suivantes :

- Affaires protocolaires : organisation des visites ministérielles, rédaction les discours du préfet et des membres du corps préfectoral, organisation/suivi des cérémonies officielles auxquelles participe le préfet, préparation des réceptions en lien avec les agents affectés à la résidence préfectorale 
- Communication interministérielle : élaboration et mise en œuvre du plan de communication et de publication, conception et réalisation des outils et support de communication, relation presse, communication de crise, animation des réseaux sociaux, veille des médias et revue de presse, animation du réseau des correspondants communication, organisation d’événement
- Affaires réservées : suivi des interventions des élus du département, des particuliers auprès de la Présidence de la République et des ministères ainsi que des dossiers sensibles, gestion/suivi du courrier réservé, réception, le cas échéant, de délégations de manifestants, rédaction de la synthèse bimensuelle 
- Distinctions honorifiques : instruction et suivi des dossiers des ordres nationaux, ministériels et des médailles d’honneur 
- Vie politique / Élections politiques : suivi de l’actualité politique du département, mise à jour des fiches biographiques des personnalités publiques du département et du dossier territorial, organisation les soirées électorales et participation à la rédaction des analyses politiques, attribution des nuances politiques, centralisation des résultats, rapport d’analyse 
- Cultes et laïcité : suivi des instances avec le culte musulman, en lien avec le bureau de la sécurité intérieure

Composition et effectifs du service

Le bureau se compose de 13 agents :

- 1 A chef de bureau

- 1 A adjoint au chef de bureau, chargé de communication

- 1 B chef du pôle représentation de l’État, chargé du budget et de l’intendance

- 1 B chargé du protocole

- 1 B chargé des distinctions honorifiques

- 6 C techniques (3 chauffeurs, 1 cuisinier, 1 jardinier et 1 agent de résidence)et 2 agents technique extérieur

Liaisons hiérarchiques 

Directrice de cabinet, Cheffe du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle

Liaisons fonctionnelles
Les services de la préfecture, sous-préfectures, services de l’État, collectivités locales, services communication ministères, médias et partenaires dans le département.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture de l'Ariège
Cabinet
Bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle

2 rue de la préfecture – Préfet Claude Erignac

09000 Foix

 Domaine(s) fonctionnel(s)

- Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Chargé du bureau du cabinet (ADM007A) (Code RIME FP2ADM02)

Fondement(s) juridique(s) du recrutement sur contrat, le cas échéant :

2° de l'article L. 332-2