Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

 
Les missions accomplies sur ce poste le sont au bénéfice du préfet du Calvados, mais également au profit de son directeur de cabinet.

Missions accomplies en tant qu’assistant(e) de direction :

- Gestion des agendas (réunions, rendez-vous et déplacements)
- Accueil téléphonique et physique de personnalités et d’administrés
- Rédaction de courriers et suivis des courriels
- Gestion et traitement des correspondances
- Suivi et relecture des parapheurs soumis à la signature
- Gestion des permanences et congés des membres du corps préfectoral
- Vérification de la bonne transmission des éléments des agendas aux chauffeurs, à la résidence préfectorale et aux services déconcentrés concernés
- Participation à l’organisation des déjeuners, dîners, réceptions et cérémonies en lien avec le bureau de la représentation de l’État et de la communication

Missions accomplies en tant que chef(fe) du secrétariat particulier :

- Coordination interne au secrétariat : plannings de présence, répartitions des tâches, liens avec les secrétariats des autres membres du corps préfectoral
- Supervision générale de cohérence sur les agendas des deux autorités, ceci en lien avec les autres secrétariats de direction et le service de coordination de la préfecture
- Gestion et suivi des dossiers quotidiens du préfet et du directeur de cabinet : demande de notes à l’ensemble des services de la préfecture et des services déconcentrés
- Responsable de la base de donnée du cabinet (annuaire des personnalités, élus et professionnels)

 
« Missions accomplies dans le respect des engagements du référentiel Quali-ATE»

Votre environnement professionnel :

• Activités du service

Secrétariat particulier du Préfet et du Directeur de cabinet

• Composition et effectifs du service

Deux agents de catégorie B

Sous l’autorité du directeur de cabinet, le/la chef(fe) du secrétariat particulier organise le fonctionnement du secrétariat afin que celui-ci profite au Préfet et au Directeur de cabinet.

• Liaisons hiérarchiques

 Le Préfet (N+2)

Le Directeur de cabinet (N+1)

•  Liaisons fonctionnelles

Corps préfectoral, directeurs des services de l’État, services de la préfecture et des sous-préfectures

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Secrétariat mutualisé à deux autorités préfectorales (préfet / directeur de cabinet)

- Contact direct avec le Préfet, les membres du corps préfectoral, des élus et des personnalités

- Travail en collaboration avec l’ensemble des services de la préfecture et des services déconcentrés

- Discrétion indispensable, confidentialité à respecter (secret des correspondances et de l’agenda de membres du corps préfectoral)

- Grande disponibilité

Qui contacter ?

M. Philemon PERROT, directeur de cabinet du préfet :

pref-secretariat-prefet@calvados.gouv.fr / 02 31 30 66 06

Pour déposer votre candidature :

- Cliquer sur l’onglet  POSTULER  en haut de page qui vous redirigera vers un espace candidat

- Déposer CV et lettre de motivation

- Télécharger et compléter le formulaire de demande de mobilité disponible à cette adresse internet :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

• Connaissances techniques :
  

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir

 
Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise - requis

 
Avoir des compétences juridiques : niveau pratique - à acquérir

• Savoir faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

 
Savoir anticiper : niveau maîtrise - requis

 
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

• Savoir être :

Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

 
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis

 
Savoir faire preuve de rigueur et de méthode : niveau maîtrise - requis

 
Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Evolution sur des missions similaires en préfecture de département ou dans d’autres services de l’Etat 

 
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture du Calvados – cabinet – Secrétariat particulier du Préfet

9 rue Saint-Laurent – 14038 Caen cedex 9

 
Emploi fonctionnel : Assistante de direction

Code fiche de l’emploi type RMFP : ERDIR022

 
Code fiche de l’emploi type REMI : ADM005A

Le poste est-il ouvert aux contractuels ? Oui

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), le recrutement du contrat s'appuie sur l'article : 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)