Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Le collaborateur exerce sous l’autorité de la cheffe du bureau de façon polyvalente des missions, d’une part, sur le volet de la représentation de l’État et, d’autre part, sur ce celui de la communication interministérielle, dans le respect des démarches qualité de l’administration territoriale de l’Etat. Il peut également être amené à venir en renfort en cas de nécessité sur d’autres missions du bureau et du cabinet.

Concernant le volet de la représentation de l’État (activités principales) :
- préparation et organisation des visites officielles et de tous les déplacements sensibles dans le respect du protocole républicain (contact avec les forces de sécurité, élaboration du planning, mission préparatoire de reconnaissance, organisation de la logistique, constitution des dossiers du corps préfectoral et des cabinets ministériels) et renseignement hebdomadaire de l’application SEDEM ;
- instruction des demandes de distinctions honorifiques et autres décorations officielles avec renseignement régulier de tableurs ;
- préparation et organisation des élections et de tout autre événement en lien avec les élus locaux comme le congrès des maires (gestion des soirées électorales, saisie et analyse des résultats, mise à jour du dossier territorial et des fiches élus au fil de l’eau, constitution d’un recueil de vœux) ;
- organisation des cérémonies patriotiques ou mémorielles (lien avec les parties prenantes, gestion des aspects logistiques, entre autres les invitations, les commandes de gerbes, la sonorisation, les remises officielles de décorations, élaboration du déroulé et de la ligne protocolaire des autorités, et préparation du dossier pour le corps préfectoral) ;
- élaboration des dossiers du corps préfectoral en général avec saisie des services instructeurs, synthèse de notes, préparation des éléments logistiques comme le déroulé et la liste des participants, rédaction de discours et accompagnement dans les déplacements quotidiens.

Concernant le volet communication interministérielle (activités secondaires) :
- appui du bureau dans ses missions de communication et contribution à la mise en œuvre de la stratégie de communication des actions de l’État dans le département ;
- publication sur les réseaux sociaux après prise de photos et rédaction de messages institutionnels pour les événements associant la préfecture ;
- gestion des médias (revue de presse quotidienne, invitation de la PQR, rédaction de communiqué de presse, aspects logistique des points presse, agenda presse hebdomadaire du corps préfectoral) ;
- capacité à venir en soutien sur une cellule de communication en cas de situation de crise par exemple ;
- animation et gestion du site internet des services de l’État et des réseaux sociaux.

Composition et effectifs du bureau 6 agents : 2 A, 2 B, 2 C

Liaisons hiérarchiques
Mme la directrice de cabinet
et la cheffe du BRECI

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Le BRECI forme avec le service des sécurités la direction du cabinet.
Les missions principales du bureau sont:

- le suivi de l’agenda du corps préfectoral pour l’aspect protocolaire, les discours et l’information presse ;

- l’élaboration des dossiers pour le corps préfectoral (saisie des services administratifs, reprise des notes pour synthèse, mise à jour des fiches techniques et du dossier territorial, préparation des éléments concernant le déroulé, la liste des participants, et rédaction de discours) ;

- l’organisation des visites officielles notamment ministérielles ;
- l’organisation des cérémonies patriotiques et la mise en œuvre du protocole républicain ;
- le suivi des interventions des particuliers et des élus locaux ;
- la gestion des relations presse (invitations presse, demandes presse, revue de presse) ;
- la promotion des politiques publiques de l’État dans le département à destination du grand public ;
- le suivi et l’animation des sites internet locaux et des réseaux sociaux de la préfecture ;
- l’instruction des dossiers de distinctions honorifiques (ordres nationaux) et le suivi des médailles ;
- l’organisation des élections pour la partie qui concerne le cabinet à savoir l’application EIREL, la remontée des résultats, les notes de prévisions et d’analyse, les soirées électorales ;
- l’organisation d’événements comme les journées européennes du patrimoine....

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

- Connaître l'environnement professionnel

niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise à aquérir

- Avoir des compétences juridiques

niveau pratique requis

Savoir-faire

- Avoir l'esprit de synthèse

niveau maîtrise requis

- Savoir analyser

niveau maîtrise requis

- Savoir rédiger

niveau maîtrise requis

- Savoir s'organiser

niveau maîtrise requis

Savoir être

- Savoir s'adapter

niveau maîtrise requis

- Avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise requis

- Savoir communiquer

niveau maîtrise à aquérir

Vos perspectives :

Le poste embrasse un large spectre de missions au sein d’un cabinet préfectoral. Cela induit l’acquisition de compétences et de savoir-être recherchés, valorisables, y compris en progression hiérarchique sur d’autres postes en préfecture (ex : évolution vers un poste d’adjoint à un chef de bureau).

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- travail en équipe

- diversité des missions

- forte disponibilité et réactivité requise

Liaisons fonctionnelles

Au sein de la préfecture : membres du corps préfectoral, autres services du cabinet et notamment les services des sécurités, autres services de la préfecture et des sous-préfectures.

A l’extérieur de la préfecture : ensemble des services déconcentrés de l’État, les collectivités territoriales, associations, médias, entreprises.

A l’échelon supra-départemental : service d’information du Gouvernement, DICOM du ministère et l’Intérieur, secrétariat général du ministère de l’Intérieur.

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique 2° de l'article

L 332-2