Contrat renfort d'archiviste – Affaires générales

Versant : Fonction publique d'État

Catégorie : Catégorie C

Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels

Statut du poste : Poste vacant ☒   Poste susceptible d'être vacant ☐

Intitulé du poste : Contrat renfort d'archiviste – Affaires générales

Missions principales

Traitement et organisation des archives

•     Réaliser un diagnostic des fonds d'archives d'affaires générales conservés par le bureau (articles 2, agréments de gardes particuliers, et autres dossiers relevant des affaires générales).

•     Identifier les différentes catégories documentaires.

•     Trier les documents conformément aux règles de conservation applicables.

•     Repérer les doublons, documents inutiles ou ne relevant plus d'une conservation pérenne.

•     Réorganiser et classer les dossiers selon un plan de classement cohérent.

•     Assurer le repérage et l'identification des dossiers et boîtes d'archives.

Préparation des fonds à la numérisation

•     Préparer matériellement les documents destinés à la numérisation.

•     Vérifier l'intégrité et la complétude des dossiers.

•     Mettre les documents par ordre chronologique ou thématique.

•     Retirer les éléments susceptibles de gêner la numérisation (agrafes, trombones, pochettes etc.).

•     Constituer des lots homogènes et facilement exploitables.

Numérisation et mise en accessibilité

•     Procéder à la numérisation intégrale de l'ensemble des dossiers d'affaires générales traités.

•     Contrôler la qualité des numérisations réalisées (lisibilité, complétude).

•     Organiser et nommer les fichiers numérisés selon les conventions définies par le service.

•     Déposer les fichiers sur le réseau du service afin de les rendre accessibles à l'ensemble des agents.

Suivi et traçabilité

•     Élaborer ou mettre à jour les inventaires des fonds.

•     Produire des tableaux de suivi et des outils de repérage.

•     Rendre compte régulièrement de l'avancement des travaux.

•     Formuler, le cas échéant, des propositions d'amélioration de l'organisation des archives.

Conditions de travail : Présentiel à temps plein – manutention de volumes d'archives possible

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Travail en archives pouvant nécessiter la manutention de boîtes et de documents. Poste non éligible au télétravail.

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques : Archivage, gestion documentaire, numérisation

Connaître l'environnement professionnel : Ministère de l'Intérieur – missions d'une préfecture

Savoir-faire : Tri, classement, inventaire, numérisation de documents

Savoir analyser : Identifier les catégories documentaires et appliquer les règles de conservation

Savoir-être : Rigueur, autonomie, discrétion professionnelle

Vos perspectives : Acquérir une expérience en traitement archivistique au sein d'une préfecture 

Durée attendue sur le poste : 6 mois (contrat renfort à temps plein)

Compétences recherchées

Savoir-faire

•     Connaissance des principes généraux d'archivage et de gestion documentaire.

•     Connaissance des règles de classement administratif.

•     Notions relatives au cycle de vie des documents.

•     Trier, classer et inventorier des archives.

•     Utiliser les outils bureautiques courants (Excel, Word).

•     Maîtrise d'un scanner ou d'un outil de numérisation.

•     Organiser méthodiquement un volume important de documents.

•     Assurer la traçabilité des opérations réalisées.

Savoir-être

•     Rigueur et sens de l'organisation.

•     Autonomie.

•     Esprit d'analyse.

•     Discrétion professionnelle.

Capacité à travailler de manière méthodique et durable sur des tâches de traitement documentaire.

Qui contacter ? Préciser les prénoms, noms, fonctions et coordonnées téléphoniques ainsi que le courriel des personnes à contacter :

M. David SZWARCBERG, Chef adjoint de service / pierre-david.szwarcberg@paris.gouv.fr

M. Vivien SABY, chef de bureau /
vivien.saby@paris.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Titre III du Livre III du code général de la fonction publique

Article L332-22