Vos activités principales :

Vous exercez vos missions sous l’autorité du directeur, en lien étroit avec le chef du bureau des affaires générales et de la coordination. Au quotidien, vous travaillez en relation directe avec le directeur. Vous participez au comité de direction hebdomadaire.

 Vous êtes notamment chargé(e) de l’accueil téléphonique et de tenir à jour un fichier d’adresses.

 Vous organisez les réunions du directeur, de son adjoint et des trois sous-directeurs (réservations des salles, organisation des visio-conférences, gestion des invitations).

 Vous tenez l’agenda du directeur et de son adjoint et organisez leurs rendez-vous.

 En lien avec le secrétariat de la conseillère diplomatique du ministre, vous vous assurez que la direction est bien informée du calendrier des échéances européennes et internationales du ministre et de son cabinet.

 Vous organisez les déplacements et les missions de l’ensemble des agents de la direction, vous initiez les dossiers de remboursement de frais de mission. Une formation sera dispensée pour cela.

 Vous participez à l’organisation de visites de délégations étrangères. Vous participez à l’organisation d’événements bilatéraux ou multilatéraux.

 Vous assurez le classement des dossiers et les travaux du secrétariat. Vous mettez en forme courriers et documents.

Votre environnement professionnel :

 ·         Activités du service

La direction des affaires européennes et internationales (DAEI), instituée par décret du 27 octobre 2020, est chargée notamment de coordonner l’activité des services du ministère de l’Intérieur, de définir ses orientations stratégiques en matière européenne et internationale, de déterminer ou proposer une position dans les négociations de nature politique ou stratégique et de préparer les échéances diplomatiques du ministère de l’Intérieur.

Le bureau des affaires générales et de la coordination est chargé de veiller à la bonne coordination des moyens du service et est responsable des fonctions support, en lien avec les directions concernées (DEPAFI, DTNUM, SHFD, DRH, DRHFS et COMSOPRH de la DGGN).

·         Composition et effectifs du service

39 agents composent l’effectif de la DAEI – Le bureau des affaires générales et de la coordination est composé de deux agents titulaires de catégorie A, B et C, de deux contractuelles de catégorie C et d’une maréchale des logis de la gendarmerie nationale.

·         Liaisons hiérarchiques

Le directeur, le directeur-adjoint et le chef du bureau des affaires générales et de la coordination. Liens étroits avec les trois sous-directeurs ainsi qu’avec les autres conseillers de la direction.

·         Liaisons fonctionnelles

Les secrétariats des services et du cabinet du ministère de l’intérieur, des services des autres administrations (ministères, préfectures, ambassades…), de la représentation permanente de la France auprès de l’Union européenne, du secrétariat général des affaires européennes.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Disponibilité dans les périodes de forte mobilisation.

Discrétion.

La pratique de l’anglais serait un atout.

Régime horaire : 38 heures par semaine.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau initié
à aquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis
  Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique
à aquérir
 Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation
niveau initié
à aquérir
Savoir travailler en équipe
niveau expert
requis
  Savoir s'organiser

niveau expert
requis
  Avoir l'esprit de synthèse

niveau maîtrise
requis
Savoir rédiger

niveau maîtrise
requis
 

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis
  savoir accueillir

niveau maîtrise
requis
  savoir s'exprimer oralement

niveau maîtrise
requis
  savoir s'adapter

niveau maîtrise
requis
 

Vos perspectives :

Autres fonctions de secrétariat de direction au sein du ministère de l’Intérieur ou dans d’autres services, notamment à vocation internationale.

L’expérience acquise dans cette direction pourra être valorisée lors de la préparation de concours ou d’examens professionnels pour accéder à la catégorie B.

Transformation possible d’un contrat à durée déterminée en contrat à durée indéterminée.

Durée attendue sur le poste : 3 ans.

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Ministère de l’intérieur – Secrétariat général – Direction des affaires européennes et internationales – Bureau des affaires générales et de la coordination

Place Beauvau – 75008 Paris

Le poste est géographiquement situé au 14, rue de l’Elysée – 75008 Paris

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : Assistant(e) de direction (FPDIR038)

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : Assistant de direction (ADM005A)

 Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.

Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat :

 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)