DGOM - Secrétaire - Assistant(e) auprès de la directrice du cabinet du directeur général des outre-mer, de son adjointe et des chargés de mission sécurité, gestionnaire affaires réservées 

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Vos missions vous conduiront à :

Au titre du secrétariat :

• Assurer la tenue et la fiabilité de l’agenda du directeur de cabinet et le cas échéant de son adjoint ;

• Organiser leurs déplacements ;

• Assurer le suivi de réunions et leur programmation ;

• Préparer les dossiers du directeur de cabinet ;

• Anticiper et prendre des initiatives pour résoudre les difficultés liées notamment à la planification, l’organisation des réunions ou du calendrier ;

• Assurer la gestion du courrier arrivée et départ ;

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ;

• Assurer la frappe de courriers, de notes ou de diaporama (Powerpoint) ainsi que leur mise en forme ;

• Rédiger des courriers, créer et tenir à jour des annuaires et listes de diffusion ;

• Assurer l’enrôlement dans Maarch des courriers reçus par le cabinet et être le référent Maarch au sein du cabinet ;

• Veiller la boîte fonctionnelle de la direction ;

• Diffuser l’information sur les astreintes des membres du cabinet DGOM et du cabinet Ministre. 

Au titre des affaires réservées :

• Mettre en état les propositions à des distinctions honorifiques, en lien notamment avec le bureau du cabinet et, s’agissant de la médaille d’honneur de l’engagement ultramarin, les préfectures et haussariats ainsi que le commandement du Service militaire adapté ;

• Instruire les demandes d’accès en dérogation et de déclassification des archives détenues par le ministère chargé des Outre-mer.

Autres :

• Assurer un binômage efficace avec l’assistant(e) coordination et officier de sécurité adjoint. En cas d’absence de ce dernier, l’assistant de direction/gestionnaire «affaires réservées devra gérer : le suivi des demandes de contribution aux dossiers du directeur général, de son adjointe, du ministre de l’Intérieur et des Outre-mer, de la ministre déléguée chargée des Outre-mer et de la direction du cabinet de cette dernière ; le suivi des questions écrites ; la diffusion relative aux réunions interministérielles ; le suivi de l’activité de la direction générale en matière de réponse aux questionnaires parlementaires en vue du projet de loi de finances ;

• Assister le cas échéant le directeur général et la directrice générale adjointe dans l’organisation quotidienne de leur travail et suppléer ainsi le binôme des assistantes de direction.

· Effectif du service

La directrice de cabinet (administratrice civile), 1 adjointe de catégorie A, 3 chargés de mission sécurité de catégorie A, une équipe chargée de communication (1 responsable, 1 chargée de communication, 1 apprentie), 1 agent de catégorie B (assistante de direction/gestionnaire affaires réservées) et 1 agent de catégorie C (assistante coordination  et officier de sécurité adjoint)

.  Liaisons hiérarchiques

La directrice de Cabinet et son adjointe

· Liaisons fonctionnelles

Au sein de la direction :

Les sous-directeurs et les chefs de bureaux de la direction, leurs secrétariats

Le chef du bureau des ressources et de la coordination, les services informatique et logistique

Au sein du ministère :

Les services centraux (notamment DMATES) et territoriaux (principalement préfectures et haussariats)

En interministériel avec l’ensemble des départements de l’administration centrale et des services déconcentrés.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Discrétion et confidentialité impératives au vu des informations maniées sur le poste.

En cas de besoin, le titulaire du poste prête assistance aux secrétaires de direction du Directeur général des outre-mer.

Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire habituel des personnels de l’administration centrale.

10 points de NBI.

Activités du service :

Le cabinet du directeur général est chargé du suivi des dossiers transversaux ainsi que de l’ensemble des questions relatives à la sécurité outre-mer (sécurité publique ; sécurité civile) et de la communication interne. Il assure le recrutement en codécision avec la DMATES des sous-préfets outre-mer et instruit les procédures d’agrément des chefs de service outre-mer.

Synthèse, coordination, animation, communication

Vos perspectives :

Les nombreux contacts sur l’ensemble du domaine de compétence de la direction ainsi que la multiplicité et la sensibilité des missions peuvent vous permettre d’évoluer vers d’autres postes à caractère transversal au sein de la direction ou du ministère mais aussi de vous diriger vers un autre domaine fonctionnel.

Qui contacter ?

Marie PAPADOPOULOS, adjointe à la directrice de cabinet

marie.papadopoulos@outre-mer.gouv.fr

tél : 06 45 76 45 37

Stéphan GABRIELLI - chef du bureau des ressources et de la coordination – tél : 01.53.69.24.15 stephan.gabrielli@outre-mer.gouv.fr

et brc-mobilite@outre-mer.gouv.fr

Durée attendue sur le poste : 3 ans et plus

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2024

Liste des pièces pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses:

- lien pour les candidats du ministère de l'intérieur :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

- lien pour les candidats externes :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Localisation administrative :

Direction générale des outre-mer – Ministère de l’intérieur et des outre-mer

Adresse : 27 rue Oudinot / 57 boulevard des Invalides – Paris 7éme

Domaine fonctionnel MI : Affaires générales

ADM005A - Assistant de direction

Télétravail : 1 jour maximum par semaine

2° de l'article L 332-2 du code général de la fonction publique