Catégorie B/ Secrétaire administratif

Groupe RIFSEEP 2

Vos activités principales

Secrétariat de direction commun aux deux directeurs, aux deux chargés de missions et à l’Etat-Major

 Le secrétaire administratif aura pour missions :

 - Courriers réservés (externes et internes) et courriers courants

- Dossiers sensibles

- Envoi des invitations aux divers événements et cartes de vœux

- Gestion et filtrage des communications téléphoniques

- Tenue de l’agenda et accueil des rendez-vous de la DIPN et du DIPN Adjoint

- Organisation des réunions et déplacements de la DIPN

- Gestion des dossiers administratifs des commissaires de la DIPN

- Habilitations OPJ et OMP de toute la DIPN

- Accueil

- Partenariat avec le Chef d’Etat-Major : tri des mails et diffusion, recherche de documentation, transmission de documents devant partir du secrétariat de la DIPN

- Suivi du courrier (doléances des particuliers, tribunaux, préfecture…)

- Correspondances diverses aux personnels (félicitations, soutiens blessés …)

- Diffusion des notes de service DIPN, circulaires internes et d’autres services

- Gestion de l’organisation des réunions à la DIPN34

- Établissement des tableaux de permanence et diffusion : interne, externe

- Vérification des dossiers à l’arrivée et à la signature de la DIPN

- Gestion matériel et commande

- Établissement et gestion en collaboration avec les chargés de missions et le service de formations des dossiers des commissaires stagiaires

- Établissement des imprimés et suivi des notations des commissaires

- Mise à jour des répertoires téléphoniques

- Mise à jour de la revue de presse : nomination du nouveau directeur, de l’organisation des différents services et de la connaissance des événements départementaux ect…

- Travail en collaboration avec tous les autres services de la DIPN ( SDSO : garage, logistique, RH, fiances...+PJ et PAF)

- Rédaction de notes de service pour l’État-major

- Travail de recherche de références (diverses notes, instructions,circulaires) afin de constituer une base documentaire à jour, facilitant la rédaction des notes de services

- Public relation : réception et mise en attente des RDV DIPN (personnalités, syndicats, fonctionnaires ect...)

Votre environnement professionnel

 
Activités du service

 Secrétariat de direction de la DIPN et du DIPN adjoint + des 2 chargés de missions + secrétariat Etat-Major

 
Composition et effectifs du service

 1 SACS – 1 AAP1

 Liaisons hiérarchiques

 DIPN et DIPN Adjoint

 
Liaisons fonctionnelles

 Ministère de l’Intérieur – IGPN – DNSP – DRHFS – DZSP SUD – DIPN13 COORDINATION ZONALE SUD – SGAMI SUD – TOUTES DIPN et DDPN ZONE SUD – PREFECTURE HERAULT ET SOUS-PREFECTURE BEZIERS – TRIBUNAUX JUDICIAIRES MONTPELLIER ET BEZIERS – COUR APPEL MONTPELLIER – ELUS LOCAUX – DRSI – partenaires locaux

Durée attendue sur le poste : 2 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

 Grande disponibilité – Initiative et anticipation (devancer l’événement)- diplomatie

Bonne connaissance de tous les services du Ministère de l’Intérieur et des Outre-Mer, des services nationaux et départementaux

Informatique – Bonne orthographe et rédaction administrative

Tenue correcte – Discrétion- Obligation de réserve- Habilitation « SECRET DEFENSE »

Pas de badgeage, ni de télétravail.

Horaires décalés sur plage horaire 06h00-20h00

management : oui

Vos perspectives :

Les nombreuses missions confiées à ce poste de SA en font un poste très valorisant qui donne des perspectives de déroulement de carrière très prometteuses, notamment par le biais de concours internes et examens professionnels.

Qui contacter :

Mme le Contrôleur Général - DIPN de l’Hérault

M. le Commissaire Divisionnaire - DIPN Adjoint

secrétariat de direction- 04 99 13 50 03 ou 04 99 13 50 04

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau expert - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Avoir l'esprit de synthèse / niveau expert - requis

Savoir analyser / niveau expert - requis

Savoir s'organiser / niveau expert – requis

Savoir travailler en équipe / niveau expert - requis

 Savoir rédiger / niveau expert - requis

Savoir-être

Savoir s'adapter / niveau expert - requis

Savoir communiquer / niveau expert - requis

Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines / niveau expert– requis

Savoir accueillir / niveau expert - requis

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2024
Date de mise à jour de la fiche de poste  : 18/01/2024

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Merci de remplir impérativement le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

- Personnels du ministère de l'Intérieur :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

- Personnels externes :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

 
Attention : afin d’être prise en compte officiellement, votre candidature devra, préalablement à l’entretien sollicité, être enregistrée sur la Place de l’emploi public ou MOB-MI..

Assistante de direction code ADM005A RIME FPEADM03

DIPN34 – Secrétariat particulier 

206 rue du Comté de Melgueil 

34056 – MONTPELLIER Cedex

Sur le fondement du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique, le recrutement sur contrat s'appuie sur le 2° de l'article L332-2.