DIPN59 - SIPAF - Assistant de direction

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

- Assister le chef SIPAF et son adjoint ainsi que les équipes de direction dans l’organisation quotidienne de leur travail notamment :

- Gérer les contacts des responsables, les agendas, les déplacements et les réunions-

- Planifier, organiser et suivre les réunions, et préparer les dossiers afférents,

- Rédiger des courriers, des compte-rendus et constituer des dossiers administratifs,

- Participe, sur sollicitation et en étroite collaboration avec le chef ou son adjoint, à la gestion de dossiers sensibles ou réservés,

- Prendre en charge les aspects logistiques de la fonction de direction,

- Assurer l’accueil physique et téléphonique et assurer un filtrage des interlocuteurs,

- Assurer la gestion des courriers et courriels entrants et sortants,

- Assurer la numérotation, la diffusion et l’archivage des notes de services,

- Établir et gérer les réquisitions,

- Administre les droits d’accès au bâtiment de la Police Aux Frontières,

- Tenir l’inventaire et le suivi des Mariannes de la zone,

- Assurer l’intérim du secrétariat judiciaire,

- Référent GESTT

- Validation GESTT des officiers en lien avec la direction

- Suivi et délivrance des cartes Police

 
Votre environnement professionnel :

 
Activités du service
La Police Aux frontières assure le contrôle les personnes entrantes et sortantes de l’espace Schengen (contrôle des points de passage frontalier maritime, terrestre et aérien), lutte contre l’immigration irrégulière, le travail illégal et ses filières, lutte contre la fraude documentaire et à l’identité, s'assure de l'application des mesures de sûreté (ports, aéroports…), fait respecter la réglementation aéronautique civile, assure les missions de police générale (sécurité et paix publique, sécurité routière, renseignement, police judiciaire, lutte contre le terrorisme, opérations de sécurisations dans les transports ferroviaires) et met en œuvre l’éloignement effectif des étrangers en situation irrégulière.

Le service interdépartemental de la police aux frontières pilote, impulse et coordonne l’activité des services départementaux (plus de 500 agents)

 
Composition et effectifs du service
Le Secrétariat est une composante de la CCO qui compte 5 personnes.

 
Liaisons hiérarchiques
Le Chef du Service interdépartemental de la police aux frontières et son adjoint

Liaisons fonctionnelles
Le Chef du Service interdépartemental de la police aux frontières et son adjoint

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste directement en liaison avec les équipes de direction et notamment le chef du SIPAF et son adjoint nécessitant :

- Rigueur, disponibilité, méthode et organisation,

- Discrétion et confidentialité,

- Maîtrise des outils informatiques

- Sens des relations humaines

 
Qui contacter ?
- La Cellule de coordination opérationnelle au 03 20 10 74 24 ou le chef de service au 03 20 10 74 04

 
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

 
Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

 
Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique / bureautique : niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise - requis

Savoir-être

savoir accueillir : niveau maîtrise - requis

avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis

savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis

Vos perspectives : Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers un poste offrant des responsabilités plus importantes. L’expérience et les compétences acquises facilitent également la préparation aux examens professionnels.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

SIPAF59, 19 bis rue de Marquillies, Bat F, 59000 LILLE

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : Assistant de Direction FPDIR038

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : ADM005A

Date de mise à jour de la fiche de poste : 02/07/2024

Date limite de candidature : 31/12/2024

 
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2